Hầu hết các chương trình ứng dụng e-mail — đặc biệt là những chương trình sử dụng văn bản thuần túy thay vì HTML — tự động “ngắt” mỗi dòng e-mail ở 70 hoặc 72 ký tự. May mắn thay, họ thường không ngắt dòng ở giữa một từ mà làm như vậy ở đầu từ đạt đến dấu 70 hoặc 72 ký tự.

Thật không may, điều này có thể có một số tác động xấu đến e-mail bạn soạn trong Word. Một số dòng của bạn, khi được người nhận xem, có thể trông kỳ lạ, đứt quãng ở những vị trí kém tối ưu và nhìn chung trông khá vui nhộn. Tất nhiên, giải pháp dành cho bạn là ngắt từng dòng khi đạt đến vị trí thích hợp trên dòng. Bằng cách này, bạn có thể kiểm soát trước thời gian cách người nhận xem tin nhắn của bạn.

Bạn có thể thực hiện việc này theo cách thủ công, nếu muốn, bằng cách đặt lề thư sao cho chỉ có 7 hoặc 7,2 inch không gian theo chiều ngang. Sau đó, bạn sẽ sử dụng phông chữ monospace 12 điểm, chẳng hạn như Courier, để nhập tin nhắn. Khi một từ kết thúc sang dòng tiếp theo, chỉ cần xóa lùi về đầu từ và nhấn phím Enter.

Điều này có thể trở nên RẤT cũ RẤT nhanh chóng, ngay cả khi bạn chỉ gửi một lượng e-mail vừa phải. Giải pháp tốt hơn là cho phép Word thực hiện ngắt cho bạn, nhưng dường như không có khả năng như vậy trong Word. (Bạn có thể thiết lập các tùy chọn của mình trong Outlook hoặc Outlook Express để tự động ngắt dòng cho bạn, nhưng điều đó không cung cấp cho bạn khả năng kiểm soát tốt như thực hiện trực tiếp trong Word.)

Điều này đưa chúng ta đến lãnh thổ vĩ mô. Bạn có thể sử dụng macro sau để kiểm tra tài liệu hiện tại và tự động “cắt nhỏ” từng đoạn để không có dòng nào dài hơn 70 ký tự.

Sub ChopItUp()

Dim DocThis As Document, docThat As Document     Dim sParRaw As String     Dim iParCount As Integer, iParOut As Integer     Dim J As Long, X As Integer     Dim iLineWidth As Integer     Dim sLeft As String, sRight As String     Dim sTemp As String

iLineWidth = 70

Set DocThis = ActiveDocument     Documents.Add     Set docThat = ActiveDocument     DocThis.Activate

iParCount = DocThis.Paragraphs.Count     iParOut = 0     For J = 1 To iParCount         sParRaw = DocThis.Paragraphs(J).Range.Text         If Right(sParRaw, 1) = Chr(13) Then             sParRaw = Left(sParRaw, Len(sParRaw) - 1)

End If

sRight = sParRaw         If Len(sRight) > iLineWidth Then             While Len(sRight) > iLineWidth                 sLeft = Left(sRight, iLineWidth)

sRight = Mid(sRight, iLineWidth + 1)

flgDoIt = True                 If Left(sRight, 1) = " " Then                     sRight = Mid(sRight, 2)

flgDoIt = False                 End If                 If Right(sLeft, 1) = " " Then                     sLeft = Left(sLeft, Len(sLeft) - 1)

flgDoIt = False                 End If

If flgDoIt Then                     X = InStr(LTrim(sLeft), " ")

If X > 0 Then                         sTemp = ""

While Right(sLeft, 1) <> " "

sTemp = Right(sLeft, 1) & sTemp                             sLeft = Left(sLeft, Len(sLeft) - 1)

If Len(sLeft) = 0 Then                                 sLeft = sTemp & " "

sTemp = ""

End If                         Wend                         sRight = sTemp & sRight                     End If                     sLeft = Trim(sLeft)

End If

docThat.Paragraphs.Add                 docThat.Paragraphs(docThat.Paragraphs.Count).Range = sLeft                 sLeft = ""

sRight = Trim(sRight)

Wend         End If         docThat.Paragraphs.Add         docThat.Paragraphs(docThat.Paragraphs.Count).Range = sRight     Next J End Sub

Khi bạn chạy macro này, nó sẽ mở một tài liệu hoàn toàn mới và sao chép thông tin từ tài liệu cũ sang nó, đảm bảo rằng mỗi dòng không dài hơn 70 ký tự. Tài liệu mới sẽ không chứa bất kỳ định dạng nào. (Vì bạn đang tập hợp e-mail văn bản thuần túy lại với nhau, nên đây không phải là vấn đề.) Nếu bạn muốn một độ rộng dòng khác, tất cả những gì bạn cần làm là thay đổi giá trị được gán cho iLineWidth trong macro.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1336) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: