Dave đang gặp sự cố khi lấy dữ liệu trong trang tính Excel để hợp nhất thành công vào tài liệu Word. Tệp Excel ban đầu có các trường như Số công việc và Số xe tải. Trong tệp hợp nhất, anh ấy muốn giá trị của các trường này hiển thị trừ khi trường đó trống, trong trường hợp đó anh ấy muốn hiển thị một số ký tự gạch dưới. Dave đã sử dụng phần sau làm trường hợp nhất của mình:

{IF{MERGEFIELD Job_Number}="" "________" "{MERGEFIELD Job_Number}"}

Khi cả hai trường Số công việc hoặc Số xe tải đều sử dụng định dạng Chung và chỉ chứa các chữ số, điều này hoạt động tốt; Dave lấy các con số (hoặc gạch dưới khi trường trống). Sau đó, dữ liệu của anh ta thay đổi và anh ta có công việc và số xe tải với các ký tự chữ và số. Khi thực hiện hợp nhất, số 0 hiển thị trong hợp nhất ở bất kỳ nơi nào mà số công việc hoặc xe tải chứa chữ và số. Do đó, các hợp nhất bây giờ tạo ra 0 thay cho các trường chữ và số và Dave không bao giờ có gạch dưới; chỉ các trường số (hoặc các trường số được định dạng là Văn bản) hợp nhất đúng cách.

Có một số điều Dave có thể thử trong tình huống này. Đầu tiên là sửa đổi, một chút, trường hợp nhất. Nếu hợp nhất đang lấy các giá trị 0 thay vì khoảng trống, thì bạn có thể thay đổi kiểm tra để nó kiểm tra các số 0, như được hiển thị ở đây:

{IF{MERGEFIELD Job_Number}="0" "________" "{MERGEFIELD Job_Number}"}

Bây giờ, nếu Excel thực sự đang chuyển các số 0 thay cho các trường trống (hoặc Word đang hiểu các khoảng trống là các số 0), thì bài kiểm tra sẽ là tích cực và bạn sẽ nhận được gạch dưới mà mình muốn.

Một điều khác cần kiểm tra là định dạng trên dữ liệu đang được nhập. Bắt đầu với Word 2002 (thực sự là với Office XP), Microsoft đã thay đổi “phần cuối” nào của cặp hợp nhất chịu trách nhiệm định dạng. Khi hợp nhất từ ​​Excel, trước đây Excel chịu trách nhiệm định dạng. Bắt đầu với Office XP, trách nhiệm chuyển sang Word. Điều này có nghĩa là độ phức tạp của các trường hợp nhất có thể tăng lên đáng kể để có được kết quả mong muốn.

Một tài nguyên tuyệt vời về cách xử lý định dạng trong các trường hợp nhất được tìm thấy tại trang Web này:

http://www.gmayor.com/formatting_word_fields.htm

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (312) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: