Graham đang gặp sự cố với ngăn tác vụ Kiểu và Định dạng trong Word 2003. Trong mọi tài liệu mà anh ấy mở, Graham có thể thấy các kiểu trong ngăn tác vụ Kiểu và Định dạng. Nếu anh ta nhấp vào mũi tên xuống ở bên phải của một kiểu trong ngăn tác vụ, dòng trên cùng sẽ hiển thị số lần xuất hiện của kiểu đó trong tài liệu. Tuy nhiên, đối với mọi kiểu được liệt kê, dòng này luôn chuyển sang màu xám và có nội dung “Chọn tất cả: Hiện không được sử dụng”. Graham đang tự hỏi tại sao Word không hiển thị cho anh ta các lần xuất hiện chính xác của các kiểu, giống như nó nên và cho phép anh ta chọn tùy chọn.

Câu trả lời nằm ở cấu hình của Word. Tính năng cho phép bạn chọn tất cả các phiên bản của một kiểu được điều khiển bởi cài đặt cấu hình trong chương trình. Làm theo các bước sau nếu bạn đang sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Chỉnh sửa được chọn. (Xem Hình 1.)

  3. Đảm bảo rằng hộp kiểm Giữ Theo dõi Định dạng được chọn.

  4. Bấm OK.

Hộp kiểm Giữ Theo dõi Định dạng được chọn, theo mặc định, trong Word.

Tuy nhiên, không có gì lạ khi tùy chọn bị tắt bởi những người dùng có kinh nghiệm. Lý do là với tùy chọn được bật, Word sẽ theo dõi chặt chẽ hơn các kiểu biến thể, tạo một kiểu mới mỗi khi bạn áp dụng kiểu đoạn văn cho lựa chọn các ký tự riêng lẻ thay vì cho toàn bộ đoạn văn. (Điều này đã được thảo luận trong các vấn đề khác của WordTips.) Tuy nhiên, những gì những người dùng này làm là bật lại tùy chọn Keep Track of Formatting khi họ muốn sử dụng ngăn tác vụ Kiểu và Định dạng để chọn các phiên bản của kiểu đã xác định, như Graham muốn làm. Khi họ làm việc xong với các kiểu theo cách đó, họ sẽ tắt tùy chọn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (419) áp dụng cho Microsoft Word 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 trở lên) tại đây: