Word cho phép bạn dễ dàng thêm hộp văn bản và chú thích vào tài liệu của mình.

Chúng có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau và bạn có thể định dạng hộp văn bản hoặc chú thích để xuất hiện theo bất kỳ cách nào bạn muốn. Word đề cập đến các hộp văn bản và chú thích, gọi chung là AutoShapes. Nếu bạn thấy mình thực hiện nhiều thay đổi tương tự với AutoShapes, bạn có thể đặt các giá trị mặc định của chúng theo cách sau:

  1. Thiết lập AutoShape của bạn để xuất hiện như bạn mong muốn.

  2. Nhấp chuột phải vào AutoShape. Word hiển thị menu Ngữ cảnh.

  3. Chọn Đặt mặc định tự động tạo hình từ menu Ngữ cảnh.

Bây giờ, vào lần tiếp theo bạn chèn AutoShape, nó sẽ giữ lại nhiều cài đặt mặc định giống như bạn đã xác định ở bước 1. Tuy nhiên, nó sẽ không giữ lại tất cả. Word ghi nhớ những thứ như độ đậm dòng, loại dòng và màu sắc, nhưng nó không nhớ những thứ như thuộc tính văn bản trong hộp văn bản hoặc hướng và độ dài của đuôi chú thích.

Tuy nhiên, có một số cách giải quyết vấn đề này. Nếu bạn đang sử dụng cùng một Tự động định dạng nhiều lần trong cùng một tài liệu, chỉ cần chọn tài liệu được định dạng như bạn muốn, giữ phím Ctrl và kéo Tự động tạo hình đến một vị trí mới. Bằng cách giữ phím Ctrl, bạn thông báo cho Word rằng bạn muốn sao chép Tự động định dạng thay vì di chuyển nó.

Một giải pháp linh hoạt hơn là chỉ cần xác định AutoShape của bạn như một mục nhập AutoText. Làm theo các bước sau:

  1. Thiết lập AutoShape của bạn để xuất hiện như bạn mong muốn.

  2. Chọn AutoShape. (Chỉ cần nhấp vào nó một lần.)

  3. Nhấn Alt + F3. Word hiển thị hộp thoại Tạo Văn bản Tự động. (Xem Hình 1.)

  4. Cung cấp tên cho chú thích. Sử dụng tên đại diện cho mục đích của AutoShape.

  5. Nhấp vào OK. Mục nhập AutoText hiện đã được tạo.

Sau đó, khi bạn muốn sử dụng mục nhập Văn bản tự động, chỉ cần nhập tên của mục nhập (tên bạn đã cung cấp ở bước 4) rồi nhấn F3. Trong trường hợp đang được thảo luận ở đây, AutoShape, hoàn chỉnh với tất cả các cài đặt định dạng, được chèn vào tài liệu của bạn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1561) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: