Khi bạn sử dụng Word, ngày này qua ngày khác, bạn có xu hướng tích lũy rất nhiều và rất nhiều tài liệu. Nếu các tài liệu này được sử dụng cho mục đích tiêu chuẩn, thì không có gì lạ khi các tài liệu này chứa một số thông tin giống nhau.

Ví dụ: bạn có thể có tài liệu chứa các câu chuyện mà bạn gửi cho các tờ báo và tạp chí khác nhau. Mặc dù các câu chuyện riêng lẻ có thể khác nhau, mỗi tài liệu có thể chứa tên và thông tin liên hệ của bạn. Nếu thông tin liên hệ của bạn thay đổi hoặc nếu bạn quyết định sử dụng cách viết khác cho tên của mình, bạn có thể mong mỏi một cách để thực hiện một thay đổi chung cho tất cả các tài liệu cùng một lúc.

Thật không may, Word không bao gồm loại khả năng này. Các tùy chọn của bạn là dựa vào giải pháp của bên thứ ba hoặc viết macro của riêng bạn để thực hiện các thay đổi. Có một số chương trình của bên thứ ba cung cấp loại chức năng tìm kiếm và thay thế cần thiết khi làm việc với nhiều tài liệu. Sau đây chỉ là một số gợi ý bởi người đăng ký WordTips:

Nhà phát triển Word Malcom Smith cũng đã tạo một macro sẽ thực hiện tìm kiếm và thay thế trên các thư mục. Nếu bạn muốn xem nó, bạn có thể truy cập http://www.dragondrop.com. Chỉ cần nhấp vào liên kết Tìm và Thay thế cho Word, ở phía bên phải của trang.

Nếu bạn không phiền khi sử dụng macro của riêng mình, phần sau đây cho thấy các kỹ thuật vốn có trong việc duyệt qua các tài liệu trong một thư mục cụ thể.

Public Sub MassReplace()

With Application.FileSearch         .LookIn = "C:\"             ' where to search         .SearchSubFolders = True    ' search the subfolders         .FileName = "*.doc"         ' file pattern to match

' if more than one match, execute the following code         If .Execute() > 0 Then             ' for each file you find, run this loop             For i = 1 To .FoundFiles.Count                 ' open the file based on its index position                 Documents.Open FileName:=.FoundFiles(i)



' search and replace the address                 selection.Find.ClearFormatting                 selection.Find.Replacement.ClearFormatting                 With selection.Find                     .Text = "OldAddress"

.MatchCase = True                     .Replacement.Text = "NewAddress"

End With                 selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

' replace e-mail address                 With selection.Find                     .Text = "Oldemail"

.Replacement.Text = "Newemail"

End With                 selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

' save and close the current document                 ActiveDocument.Close wdSaveChanges             Next i         Else             ' if the system cannot find any files             ' with the .doc extension             MsgBox "No files found."

End If     End With End Sub

Macro này khá mạnh mẽ và nó cho phép bạn không chỉ thay đổi địa chỉ đường phố mà còn cả địa chỉ e-mail của bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là thực hiện các thay đổi để chỉ định thư mục và ổ đĩa nào sẽ sử dụng trong tìm kiếm của bạn, cũng như thông tin cũ và mới là gì. Thay đổi sớm tham số .Lookin trong macro để cho biết nơi macro sẽ tìm kiếm; đảm bảo rằng bạn sử dụng một đường dẫn đầy đủ. Sau đó, trong phần chính của macro, hãy cập nhật các tham số .Text và .Replacement.Text để phản ánh những gì bạn đang tìm kiếm và thay thế bằng.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (3783) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.