Word cung cấp rất nhiều nhãn mà nó hoạt động khá tốt.

Khi thực hiện phối thư, bạn có thể tự động định dạng dữ liệu của mình để in trên bất kỳ nhãn nào mà Word hỗ trợ. Khi thực hiện hợp nhất, Word sẽ điền các nhãn từ trái sang phải và từ trên xuống dưới. Ví dụ: nếu bạn đang in trên các nhãn có ba chiều ngang nhau, thì Word sẽ đặt dữ liệu vào ba nhãn ở hàng đầu tiên trước khi chuyển sang hàng thứ hai.

Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn thứ tự các nhãn được điền khác nhau? Ví dụ: nếu bạn muốn cột nhãn đầu tiên được điền (từ trên xuống dưới) trước khi Word chuyển sang cột thứ hai?

Không có cài đặt hoặc tính năng nào trong Word cho phép bạn chỉ định “thứ tự điền” cho các nhãn trong phối thư. Tuy nhiên, có một số cách để xử lý tình huống này.

Trước hết, bạn có thể bắt đầu với nguồn dữ liệu của mình và chỉ cần sắp xếp lại thông tin trong nguồn dữ liệu. Nếu nguồn dữ liệu của bạn là bảng Word hoặc sổ làm việc Excel, thì việc này khá dễ dàng. Nếu bạn đang sử dụng Access làm nguồn dữ liệu hoặc nếu số lượng bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn rất lớn, thì việc theo đuổi giải pháp này có thể không thực tế, tẻ nhạt hoặc bất khả thi.

Một giải pháp tiềm năng khác là xây dựng lại thủ công tài liệu mà bạn đang hợp nhất các nhãn. Khi bạn chọn để Word tạo tài liệu hợp nhất và bạn cho Word biết rằng bạn đang in nhãn, thì Word sẽ tạo một bảng thể hiện sự xuất hiện của các nhãn trên trang in. Bảng này sau đó được điền bằng cách sử dụng thông tin từ nguồn dữ liệu. Nếu bạn có kỹ năng định dạng tài liệu và tạo bảng, bạn có thể thay đổi tài liệu phối. Thay vì dựa vào bảng mà Word thiết lập, bạn có thể thiết lập bảng của riêng mình trong tài liệu nhiều cột.

Ví dụ: giả sử bạn muốn in trên nhãn địa chỉ ba chiều tiêu chuẩn. Thông thường Word tạo một bảng có chiều rộng ba cột và chiều sâu là mười hàng. Về cơ bản, bạn có thể làm điều tương tự bằng cách sử dụng tùy chọn Cột từ menu Định dạng để tạo ba cột trên trang của bạn. (Đây không phải là các cột trong bảng, mà là các cột trang.) Sau đó, tạo một bảng rộng một cột và sâu ba mươi hàng. Bảng sẽ nằm trong các cột trang và sẽ nằm trên một trang duy nhất.

Nếu bạn điều chỉnh các ô trong bảng theo kích thước thích hợp và đặt các cột trang có chiều rộng thích hợp, nhãn của bạn sẽ được hợp nhất và in từ trên xuống dưới và từ trái sang phải, như mong muốn.

Một cách dễ dàng hơn để thực hiện giải pháp này (thay vì bắt đầu với tài liệu từ đầu) là làm theo các bước chung sau:

  1. Tạo một tài liệu phối thư cho các nhãn của bạn, như bạn thường làm.

Không hợp nhất dữ liệu; chỉ cần tạo tài liệu hợp nhất.

  1. Chọn tất cả các cột của bảng ngoại trừ cột đầu tiên. Ví dụ: nếu bảng Word được tạo cho các nhãn có ba cột, hãy chọn cột thứ hai và thứ ba.

  2. Xóa các cột. Bây giờ bạn sẽ có một bảng chỉ còn một cột duy nhất.

  3. Chọn Cột từ menu Định dạng và chỉ định số lượng cột bạn muốn sử dụng cho trang của mình. (Đảm bảo rằng bạn đặt khoảng cách giữa các cột khá nhỏ.)

  4. Chọn hàng thứ hai trong bảng và nhấn Ctrl + C. Thao tác này sao chép hàng vào Clipboard.

  5. Nhấn Ctrl + V để dán hàng. Tiếp tục nhấn Ctrl + V để dán các hàng bổ sung cho đến khi bạn có trang nhãn đầy đủ.

Bằng cách làm theo các bước này, điều duy nhất bạn cần làm là điều chỉnh khoảng cách giữa các cột để nhãn của bạn in ở khoảng ngang thích hợp trên trang.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1534) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: