Khi Word sắp xếp thông tin, nó sẽ làm như vậy theo các mã cơ bản được sử dụng để biểu thị các ký tự trên màn hình. PC và hầu hết các máy tính nhỏ khác, chẳng hạn như Macintosh, sử dụng bộ ký tự ANSI hoặc có thể là bộ ký tự Unicode. Bất kể tập hợp nào được sử dụng, mỗi ký tự được gán một giá trị số duy nhất. Việc gán này được thực hiện vì máy tính chỉ có thể thao tác với các số chứ không phải các ký tự.

Khi sắp xếp, Word thực sự đang sắp xếp thông tin dựa trên các mã ký tự bên dưới, không dựa trên chính các ký tự. Ví dụ: mã ký tự ANSI cho chữ C là 67 và giá trị cho B là 66. Bằng cách sắp xếp các mã ký tự theo thứ tự tăng dần, B sẽ luôn đứng trước C.

Điều này có thể dẫn đến một số vấn đề khi sắp xếp một số loại văn bản. Ví dụ: bạn có thể đang tạo bảng thuật ngữ, chỉ mục hoặc thư mục và bạn muốn “Brother, Charles” đứng trước “Brother Roberts” (nói cách khác, bạn muốn bỏ qua dấu phẩy trong khi sắp xếp).

Rất tiếc, bạn không thể làm điều đó trong Word — việc sắp xếp được thực hiện như đã được mô tả. Trong khi bảy ký tự đầu tiên của mỗi thuật ngữ (“Brother”)

khớp, khoảng trắng sẽ luôn được sắp xếp trước dấu phẩy. Tại sao? Bởi vì khoảng trắng có mã ký tự số thấp hơn dấu phẩy.

Loại vấn đề tương tự cũng nảy sinh khi sắp xếp các thuật ngữ có chứa chữ viết tắt, chẳng hạn như “St. Charles” và “Saint Jerome”. Trong các chỉ mục văn học truyền thống, “St. Charles” sẽ xuất hiện trước “Saint Jerome.” Trong chỉ số cơ học (một chỉ số được sắp xếp bởi một chương trình máy tính như Word được gọi là chỉ số cơ học) thì ngược lại vì chữ “t” trong “St.” đứng sau chữ “a” trong “Saint”.

Nếu ai đó bị ràng buộc và quyết tâm phát triển một danh sách văn bản được sắp xếp theo phong cách văn học lớn, thì giải pháp duy nhất là làm điều đó bằng tay hoặc sử dụng một số quy trình làm việc xung quanh. Ví dụ: bạn có thể viết tất cả các trường hợp của “St. Charles” là “Saint Charles”, nhưng định dạng “Saint” theo cách mà sau khi phân loại, bạn có thể dễ dàng tìm thấy nó (sử dụng tính năng thay thế của Word) và thay thế nó bằng “St. “

Đây rõ ràng là rất nhiều công việc, đặc biệt nếu bạn đang xử lý một lượng lớn văn bản. Vì lý do này, nhiều nhà xuất bản (đặc biệt là những nhà xuất bản xuất bản các tác phẩm phi hư cấu kỹ thuật) thấy việc sử dụng các chỉ số cơ học là khá chấp nhận được. Tuy nhiên, những người thích cách tiếp cận văn học truyền thống lại không may mắn khi nói đến Word.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1537) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: