Người đăng ký Stan Witz gần đây đã bày tỏ sự bực tức của mình với việc Word 2000 giữ cài đặt ngôn ngữ của nó là tiếng Anh Anh, thay vì chuyển sang tiếng Anh Mỹ. Có vẻ như khi anh ấy thực hiện những thay đổi cần thiết, cuối cùng Word sẽ luôn chuyển sang tiếng Anh Mỹ.

Việc hiểu cách thức hoạt động của Word với các ngôn ngữ khác nhau đôi khi có vẻ khó hơn so với việc thực sự học những ngôn ngữ đó ngay từ đầu. Trên thực tế, có một số cài đặt khác nhau có tác dụng khi làm việc với các ngôn ngữ trong Word 2000 hoặc các phiên bản mới hơn. Để đặt ngôn ngữ mặc định cho Word, bạn làm theo các bước sau:

  1. Chọn Ngôn ngữ từ menu Công cụ, sau đó chọn Đặt Ngôn ngữ từ menu con. Word sẽ hiển thị hộp thoại Ngôn ngữ.

  2. Trong danh sách ngôn ngữ, hãy chọn ngôn ngữ bạn muốn sử dụng theo mặc định.

  3. Bấm vào nút Mặc định. Bạn được yêu cầu xác nhận hành động của bạn.

  4. Đóng hộp thoại Ngôn ngữ.

Điều duy nhất mà nút Mặc định làm là thay đổi cài đặt ngôn ngữ trong bất kỳ mẫu nào bạn đã đính kèm vào tài liệu hiện tại của mình. Do đó, bất kỳ tài liệu mới nào dựa trên mẫu đó sẽ mặc định theo ngôn ngữ bạn chọn. Bất kỳ tài liệu nào dựa trên một mẫu khác cũng sẽ không, trừ khi bạn thay đổi chúng. Ngoài ra, mọi tài liệu hiện có sẽ không bị thay đổi ngôn ngữ. Để ảnh hưởng đến tài liệu hiện có, bạn cần thực hiện như sau:

  1. Chọn toàn bộ tài liệu (nhấn Ctrl + A).

  2. Chọn Ngôn ngữ từ menu Công cụ, sau đó chọn Đặt Ngôn ngữ từ menu con. Word sẽ hiển thị hộp thoại Ngôn ngữ.

  3. Trong danh sách ngôn ngữ, hãy chọn ngôn ngữ bạn muốn sử dụng theo mặc định.

  4. Bấm vào nút OK.

Tuy nhiên, tình hình liên quan đến ngôn ngữ thậm chí còn trở nên phức tạp hơn.

Giả sử mẫu của bạn đã được thiết lập để có ngôn ngữ là English UK.

Hơn nữa, các kiểu trong mẫu có cờ Tự động cập nhật được đặt. (Điều này không có gì lạ.) Nếu sau đó bạn mở một tài liệu từ người khác có ngôn ngữ được đặt thành tiếng Anh Mỹ hoặc bạn chỉnh sửa e-mail được mã hóa HTML sử dụng tiếng Anh Mỹ, thì các kiểu trong mẫu của bạn có thể tự động cập nhật thành phản ánh tiếng Anh Mỹ chứ không phải tiếng Anh Anh. Giải pháp cho điều này, rõ ràng, là đảm bảo rằng cờ Tự động cập nhật được tắt cho tất cả các kiểu của bạn.

Một sự phức tạp khác là các cài đặt liên quan đến ngôn ngữ trong chính Windows.

(Bạn có thể thấy những điều này bằng cách chọn Bắt đầu | Cài đặt | Bảng điều khiển | Tùy chọn khu vực. Hãy chú ý đến cả tab Cài đặt khu vực / Chung và tab Địa phương nhập.) Nếu bạn đã cài đặt nhiều bàn phím (ngôn ngữ nhập) trên hệ thống của mình, khi bạn bắt đầu một tài liệu trống – bất kể mẫu đang sử dụng là gì – Word sẽ tự động áp dụng định dạng trực tiếp trên văn bản khớp với ngôn ngữ nhập hiện đang hoạt động, do đó ghi đè cài đặt mặc định trong hộp thoại Ngôn ngữ. Word được thiết kế theo cách này để khi bạn bắt đầu nhập văn bản, ngôn ngữ mà Word giả định là bạn muốn sử dụng có xác suất khớp với ngôn ngữ thực tế đang được nhập lớn nhất.

Điều quan trọng cần lưu ý là hành vi khớp-ngôn ngữ-với-đầu vào-địa phương của Word áp dụng định dạng trực tiếp (không theo kiểu). Ngôn ngữ trong mẫu và kiểu của nó vẫn được giữ nguyên khi bạn đặt, Word chỉ ghi đè mặc định của bạn để phù hợp với cài đặt của ngôn ngữ nhập. Tất nhiên, kết quả là đảm bảo rằng ngôn ngữ nhập được chỉ định trong Windows là English UK, đó là những gì bạn muốn Word sử dụng cho tài liệu của mình.

Word 2000 và các phiên bản mới hơn có một tính năng bổ sung khiến chúng cố gắng tự động xác định ngôn ngữ bạn thực sự đang gõ, trong thực tế không phải lúc nào cũng khớp với ngôn ngữ của ngôn ngữ nhập liệu (bàn phím) bạn đang sử dụng. Điều này được kiểm soát bởi hộp kiểm Tự động phát hiện ngôn ngữ trong hộp thoại Ngôn ngữ. Nếu bạn chỉ định ngôn ngữ bạn sử dụng trong tiện ích Cài đặt Ngôn ngữ Office (Bắt đầu | Chương trình | Công cụ Microsoft Office | Cài đặt Ngôn ngữ Microsoft Office), thì hộp kiểm sẽ hoạt động và bạn có thể chọn nó. Với hộp kiểm được chọn, Word sẽ cố gắng tự động phát hiện ngôn ngữ bạn đang nhập, sau đó tự động đặt cài đặt Ngôn ngữ dựa trên xác định của nó.

Cuối cùng, ngay cả sau khi bạn đã đặt ngôn ngữ mặc định như bạn thực sự muốn, các công cụ ngữ pháp và chính tả vẫn có thể không hoạt động bình thường. Điều này là do những công cụ đó không được cài đặt cho tất cả các ngôn ngữ. Thay vào đó, bạn có thể phải mua các công cụ ngoại ngữ từ Alki Software (đây cũng là nơi Microsoft sẽ gửi cho bạn). Bạn có thể truy cập trang web của họ tại http://www.proofing.com.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1678) áp dụng cho Microsoft Word 2000, 2002 và 2003.