Alan sử dụng tính năng đánh số trong Word để tạo đánh số đoạn văn hai cấp. Anh ấy muốn tạo một hệ thống đánh số kết hợp cấp độ đầu tiên và cấp độ thứ hai trong cùng một đoạn văn để việc đánh số xuất hiện là 1. a) và sau đó là đoạn văn thứ hai là b), sau đó là c), v.v. Anh ấy tự hỏi làm thế nào để hoàn thành điều này.

Tính năng đánh số và dấu đầu dòng trong Word cho phép bạn tự động tạo các đoạn văn được đánh số, nơi bạn có thể chỉ định định dạng cho việc đánh số, 1. 2. 3. hoặc a. b. c. Tab Outline trong hộp thoại Bullets and Numbering giúp việc này trở nên dễ dàng. Tạo phác thảo tùy chỉnh có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Chúng ta sẽ thảo luận về một vài trong số chúng. Mỗi tùy chọn giả định rằng bạn chưa nhập bất kỳ văn bản nào và bạn đang bắt đầu với một tài liệu trống, sạch.

Tùy chọn đầu tiên của bạn yêu cầu thực hiện một số thay đổi trong hộp thoại Đánh số Đường viền.

  1. Đặt điểm chèn ở nơi bạn muốn bắt đầu đoạn 1.

  2. Loại 1. (đó là số một theo sau là dấu chấm).

  3. Nhấn phím Tab.

  4. Nhập a) (đó là chữ thường ‘a’ theo sau bởi một dấu ngoặc đơn bên phải).

  5. Nhấn Enter.

  6. Chọn Dấu đầu dòng và Đánh số từ menu Định dạng. Word hiển thị hộp thoại Bullets and Numbering.

  7. Nhấp vào tab Outline Numbered.

  8. Nhấp vào tùy chọn phác thảo ở bên phải của hộp Không có. (Xem Hình 1.)

  9. Nhấp vào Tùy chỉnh. Word hiển thị hộp thoại Tùy chỉnh Danh sách Đánh số Dàn bài.

  10. Chọn Cấp độ 1.

  11. Chọn kiểu đánh số mong muốn, trong trường hợp này là a, b, c, từ danh sách Kiểu Số thả xuống.

  12. Chọn chữ cái hoặc số để bắt đầu trong trường Start At, trong trường hợp này là chữ b.

  13. Bấm OK và OK. Word đóng các hộp thoại và chèn b) vào tài liệu.

  14. Nhấn Tab. Câu b) di chuyển phù hợp với câu a) ở đoạn trước.

Từ đây, bạn có thể nhập văn bản bạn muốn vào đoạn văn. Khi bạn nhấn Enter, cấp độ tiếp theo của phác thảo sẽ xuất hiện, trong trường hợp này là c). Lưu ý: Khi bạn đã hoàn thành cấp độ dàn bài cho số đầu tiên của mình, bạn sẽ cần phải lặp lại các bước này cho phần tiếp theo. Để thực hiện việc này, chỉ cần đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn sẽ bắt đầu phần thứ hai (số 2) và lặp lại các bước.

Bạn có thể nhận thấy rằng tùy chọn này dựa trên việc có một tài liệu hoàn toàn mới. Điều này là do danh sách được đánh số trong Word cực kỳ “tự động”. Ví dụ: nếu bạn có một danh sách được đánh số trên trang 2 và sau đó chèn một danh sách khác trên trang 10 không liên quan đến danh sách đầu tiên, Word sẽ không biết rằng chúng không giống nhau và sẽ tự động chèn các số vào như thể chúng là một. danh sách. Điều này có thể gây ra tất cả các loại vấn đề mà nếu không được chọn, có thể làm tài liệu của bạn lộn xộn hoàn toàn.

Một tùy chọn khác, nếu bạn muốn tránh các khía cạnh tự động của danh sách được đánh số trong Word, là sử dụng trường SEQ. Bạn có thể sử dụng các trường SEQ cho tất cả việc đánh số hoặc cho một cấp và sử dụng tính năng đánh số tự động cho cấp kia. Bạn có thể tạo các trường SEQ bằng các menu. Tuy nhiên, trong trường hợp này nó cồng kềnh hơn nhiều so với mức cần thiết. Đây là cách để hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng hơn. Trong trường hợp này, chúng tôi giả định rằng văn bản đã có trong tài liệu và chỉ cần được đánh số.

  1. Đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn đánh số xuất hiện.

  2. Nhấn Ctrl + F9. Word chèn một cặp dấu ngoặc nhọn trường.

  3. Bên trong dấu ngoặc nhọn gõ như sau: SEQ \ alphabetic \ MERGEFORMAT a. Nhấn F9. Chữ a xuất hiện.

Bạn có thể nhập trường này cho mỗi đoạn mới cần đánh số. Word sẽ theo dõi chữ cái nào tiếp theo và sẽ chèn chữ cái chính xác, giả sử bạn đang đánh số các đoạn văn của mình theo thứ tự bảng chữ cái.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8094) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: