Khi sử dụng tính năng phối thư của Word, bạn không bị giới hạn chỉ sử dụng các trường dữ liệu thực khi kết hợp tài liệu của bạn với nhau. Word cũng bao gồm các trường đặc biệt cho phép bạn kiểm soát có điều kiện cách Word thực hiện việc hợp nhất. Có thể dễ dàng chèn các loại trường này bằng cách bấm vào danh sách thả xuống Chèn Trường Từ trên thanh công cụ Phối Thư. Ba trường bạn có thể sử dụng để xử lý có điều kiện như sau:

Nếu …​ Thì …​ Khác. * Sử dụng trường này nếu bạn muốn so sánh giữa trường dữ liệu và giá trị, sau đó thực hiện một số hành động dựa trên so sánh. Trường này tương đương với cấu trúc cùng tên được sử dụng trong nhiều ngôn ngữ lập trình.

Tiếp theo Bản ghi Nếu. * Sử dụng trường này nếu bạn muốn so sánh nội dung của trường dữ liệu với một giá trị, rồi chuyển sang bản ghi tiếp theo nếu so sánh là đúng.

Bỏ qua Bản ghi Nếu. * Sử dụng trường này khi bạn muốn so sánh nội dung của trường dữ liệu với một giá trị, rồi bỏ qua bản ghi dữ liệu hiện tại nếu so sánh là đúng.

Bạn không thể sử dụng các trường phối thư có điều kiện của Word để so sánh các giá trị trong bất kỳ bản ghi nào khác với bản ghi hiện tại. Sẽ rất hay nếu so sánh nội dung của trường dữ liệu trong bản ghi hiện tại với nội dung của cùng trường dữ liệu trong bản ghi trước đó, nhưng rất tiếc Word sẽ không cho phép điều đó.

Một giải pháp khả thi cho thiếu sót này — nếu bạn đang sử dụng trang tính Excel làm nguồn dữ liệu — chỉ cần sao chép trường điều khiển (cột) sang một cột khác, rồi bù trừ nó theo một hàng. Đây là một ví dụ:

Item

Category

OldCat

Dogs

1

Cats

1

1

Birds

2

1

Pigs

3

2

Khi Word xử lý từng bản ghi của nguồn dữ liệu, giá trị của trường dữ liệu OldCat giống như nội dung của trường dữ liệu Danh mục trong bản ghi trước đó. Do đó, bạn có thể sử dụng một trường ghép như sau để kiểm tra và thực hiện khi so sánh giữa các trường:

{IF {MERGEFIELD Category} <> {MERGEFIELD OldCat} "first text" "second text"}

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (287) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: