Rose sử dụng tính năng trộn thư của Word để tạo chứng chỉ. Dữ liệu nguồn nằm trong cơ sở dữ liệu Access, và đôi khi phần đầu giữa được lấy từ cơ sở dữ liệu có khoảng thời gian sau phần đầu và đôi khi không. Rose đang tự hỏi liệu có cách nào, trong Word, để kiểm tra kết hợp thư cho khoảng thời gian theo sau trên dữ liệu trong trường đầu tiên ở giữa và tự động thêm một nếu cần thiết.

Thật không may, chúng tôi không thể tìm ra cách để làm điều này. Word dường như không có khả năng kiểm tra các ký tự trong dữ liệu đã hợp nhất một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, chúng tôi đã đưa ra một giải pháp. Mở tài liệu hợp nhất của bạn và ngay sau trường hợp nhất chèn chữ cái đầu ở giữa, hãy nhập dấu chấm. Khi bạn thực hiện hợp nhất, một số chữ cái đầu ở giữa sẽ có một dấu chấm (nếu chúng không có trong nguồn dữ liệu) và những chữ cái khác sẽ có hai dấu chấm (nếu chúng có một dấu chấm trong nguồn dữ liệu). Tất cả những gì bạn cần làm sau đó là thao tác Tìm và Thay thế, thay thế tất cả các phiên bản của hai khoảng thời gian bằng một khoảng thời gian duy nhất.

Điều này có thể không “sạch” như bạn mong muốn; xét cho cùng, nó bổ sung thêm một bước để chuẩn bị chứng chỉ của bạn. Tuy nhiên, nó dễ dàng hơn so với việc duyệt qua tệp đã hợp nhất theo cách thủ công và tự mình xem xét từng chữ cái đầu ở giữa.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (307) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: