Elizabeth gần đây đã nâng cấp phiên bản Word của mình. Cô ấy có một máy tính mới được cài đặt phiên bản Word mới hơn. Cô nhận thấy rằng một trong những tài liệu của mình — bản thảo lịch sử gia đình — trông không giống trên phiên bản Word mới hơn so với phiên bản cũ hơn và cô đã tự hỏi tại sao.

Có hai nguyên nhân có thể cho điều này. Đầu tiên phải làm với phông chữ và thứ hai với máy in. Có thể hệ thống mới hơn có phông chữ khác với hệ thống cũ hơn và điều này ảnh hưởng đến cách dòng văn bản trong tài liệu. Ngay cả khi bạn đã kiểm tra để đảm bảo rằng các phông chữ giống nhau trên hệ thống mới với hệ thống cũ, vẫn có thể có sự khác biệt. Đáng chú ý nhất, hệ thống cũ có thể đã sử dụng phông chữ TrueType và hệ thống mới có thể sử dụng phông chữ OpenType. Nếu các bảng số liệu không hoàn toàn giống nhau cho phiên bản OpenType của phông chữ như chúng cho phiên bản TrueType, thì luồng văn bản có thể xảy ra khác trên hệ thống mới. (Bảng số liệu xác định vị trí của các ký tự khác nhau trong một phông chữ trong mối quan hệ với nhau. Chúng được tạo ra bởi bất kỳ ai tạo ra phông chữ đó và không thể thay đổi bởi những người bình thường như bạn và tôi.)

Thủ phạm thứ hai và nhiều khả năng là máy in của bạn. Khi mọi người nhận được máy tính mới, họ thường nhận được máy in mới. Máy in mới có nghĩa là trình điều khiển máy in mới và trình điều khiển máy in ảnh hưởng đến cách phông chữ được hiển thị và in trong Word. Điều này có nghĩa là cùng một tài liệu sẽ không giống nhau khi được in trên các máy in khác nhau; Không có cách nào xung quanh nó.

Vì Word hoạt động rất chặt chẽ với cả định nghĩa phông chữ (bảng số liệu) và trình điều khiển máy in trên các hệ thống khác nhau, nên cách duy nhất bạn có thể đảm bảo rằng tài liệu sẽ giống hệt nhau trên hai hệ thống khác nhau là không sử dụng Word. Thay vào đó, hãy chuyển đổi tài liệu của bạn thành tệp PDF bằng chương trình như Adobe Acrobat.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (75) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.