Tính năng Theo dõi Thay đổi của Word rất hữu ích khi bạn muốn theo dõi ai thực hiện những thay đổi đối với tài liệu. Tính năng này giúp bạn dễ dàng xem các chỉnh sửa, cùng với tên của người đã thực hiện thay đổi.

Trong một số tình huống văn phòng, bạn có thể muốn các thay đổi được thực hiện bởi nhiều người, nhưng để những thay đổi đó xuất hiện trong tài liệu như thể chúng được thực hiện bởi một người. Ví dụ: sếp của bạn có thể thực hiện một số thay đổi trong tài liệu, sau đó giao bản sao đã đánh dấu của tài liệu in cho trợ lý để nhập thêm các thay đổi. Thay vì để những thay đổi khác này xuất hiện như thể chúng được thực hiện bởi trợ lý, bạn có thể muốn chúng hiển thị như được thực hiện bởi sếp. (Điều này có lý — bắt đầu họ là những thay đổi của ông chủ; người khác vừa mới nhập họ.)

Có một số cách có thể được thực hiện trong Word. Cách rõ ràng nhất là trợ lý thực hiện các thay đổi bằng máy tính của sếp. Tuy nhiên, điều này có thể không thực tế, vì sếp có thể không muốn ai khác sử dụng máy tính của mình hoặc máy tính của sếp có thể là vật dụng di động khi mang theo sếp.

Điều đó dẫn đến một cách tiếp cận khác – giả làm ông chủ. Khi bạn bật tính năng Theo dõi Thay đổi trong Word, tính năng này sẽ lưu tên người dùng với mỗi thay đổi được thực hiện trong tài liệu. Tên này được lấy từ tên và các chữ cái đầu bạn đã thiết lập trong Word. (Bạn thực hiện việc này trên tab Thông tin Người dùng của hộp thoại Tùy chọn.)

Nếu bạn muốn giả vờ bạn là ông chủ để các chỉnh sửa của bạn hiển thị dưới dạng các chỉnh sửa của ông chủ, chỉ cần thay đổi tên và tên viết tắt để khớp với bất kỳ nội dung nào có trên hệ thống của ông chủ. Thông tin phải khớp chính xác, nếu không Word sẽ vẫn coi các chỉnh sửa của bạn khác với chỉnh sửa ban đầu của sếp.

Một cách hữu ích để đảm bảo bạn có mọi thứ như cũ là làm theo các bước sau trên máy tính của sếp:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Thông tin người dùng được chọn. (Xem Hình 1.)

  3. Nhấn Alt + Print Screen. Thao tác này sẽ sao chép ảnh của hộp thoại vào Clipboard.

  4. Tạo một tài liệu trống mới.

  5. Nhấn Ctrl + V. Bạn sẽ thấy hình ảnh của hộp thoại trong tài liệu.

  6. In tài liệu.

Bây giờ bạn có một bản cứng về thông tin người dùng của sếp trông như thế nào, có nghĩa là bạn có thể khớp chính xác thông tin đó trong hệ thống của mình.

Một điều bạn cần lưu ý là thông tin trên tab Thông tin Người dùng không được sử dụng chỉ để Theo dõi Thay đổi. Nó cũng được sử dụng ở những nơi khác. Ví dụ: nó xuất hiện trong thuộc tính tệp được liên kết với tệp, cũng như khi bạn chèn nhận xét. Nó cũng hiển thị dưới dạng kết quả cho các mã trường khác nhau. Vì vậy, bạn chỉ nên thay đổi tab Thông tin người dùng khi bạn chuẩn bị làm việc với tài liệu của sếp, và sau đó thay đổi lại thành thông tin của bạn ngay sau khi bạn hoàn thành tài liệu. Nếu bạn phải thực hiện chuyển đổi này thường xuyên, bạn có thể muốn ghi lại quá trình vào một macro mà sau này bạn có thể phát lại để tự động thực hiện thay đổi.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (3800) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: