David đang thực hiện phối thư bằng dữ liệu được lưu trữ trong sổ làm việc Excel.

Một phần của thông tin được hợp nhất là ngày tháng. Ngày được định dạng chính xác trong Excel, nhưng khi nó được hợp nhất vào tài liệu Word, nó sẽ mất định dạng. Cụ thể, nó xuất hiện là “09-23-2012” nhưng phải giống như “Sunday, 23 tháng 9 2012.” David đang tự hỏi làm thế nào để có được định dạng vào ngày mà anh ấy cần.

Có hai điều bạn có thể thử. Đầu tiên, bạn có thể kiểm tra xem Word đang sử dụng phương pháp nào để lấy thông tin từ sổ làm việc Excel.

Phương thức truyền dữ liệu mặc định là OLE (liên kết và nhúng đối tượng), có nghĩa là dữ liệu được chuyển dưới dạng dữ liệu thô và Word làm tốt nhất là định dạng những gì nó tìm nạp. Bạn có thể thay đổi phương pháp truyền dữ liệu khi bạn chọn sổ làm việc Excel trong quá trình hợp nhất. Word sẽ hiển thị một hộp thoại hỏi cách bạn muốn truyền dữ liệu; bạn nên chọn chuyển DDE hoặc tùy chọn Excel theo Chuyển đổi.

Nếu bạn không nhìn thấy hộp thoại, điều đó có nghĩa là bạn cần phải cấu hình Word để nó hiển thị hộp thoại. Chỉ cần thoát khỏi hợp nhất và làm theo các bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Chọn tab Chung. (Xem Hình 1.)

  3. Đảm bảo rằng hộp kiểm Xác nhận Chuyển đổi Lúc Mở được chọn.

  4. Nhấp vào OK.

Nếu tất cả những điều này nói về các phương pháp chuyển đổi, OLE, DDE và phần còn lại khiến bạn quay cuồng, hãy dành một chút thời gian và hít thở sâu. Bạn là người may mắn; có một cách khác để bạn có được định dạng ngày tháng mà bạn muốn mà không cần lo lắng về bất kỳ phương pháp truyền dữ liệu nào. Bạn có thể thêm công tắc định dạng vào trường hợp nhất được sử dụng trong tài liệu của mình. Nếu bạn hiển thị mã trường (thay vì kết quả của chúng), trường thường trông giống như sau:

{ mergefield MyDate }

Điều này giả định rằng tên của trường dữ liệu, từ Excel, là MyDate.

Bạn có thể sửa đổi trường hợp nhất để nó bao gồm một công tắc định dạng, theo cách này:

{ mergefield MyDate \@ "dddd, dd MMMM yyyy" }

Việc sử dụng các ký tự \ @ chỉ ra rằng những gì sau đây là một mẫu cho cách định dạng ngày. Trong trường hợp này, ngày sẽ hiển thị tương tự như “Thứ Tư, ngày 26 tháng 9 năm 2012.” Thông tin đầy đủ về cách kết hợp các mẫu ngày tháng có thể tìm thấy tại http://word.mvps.org [Trang web Word MVP], tại đây:

http://wordmvp.com/FAQs/TblsFldsFms/DateFields.htm

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (3878) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: