Mark đang tìm cách để dễ dàng chuyển đổi chú thích cuối sang văn bản thông thường.

Những gì anh ta cần là tham chiếu chú thích cuối cùng vẫn xuất hiện trong tài liệu chính, và sau đó văn bản chú thích cuối xuất hiện ở cuối tài liệu chính, nhưng dưới dạng văn bản thông thường.

Khi bạn chèn một chú thích vào tài liệu, Word sẽ thực hiện một số việc. Đầu tiên, nó chèn một tham chiếu endnote tại điểm chèn và định dạng tham chiếu đó theo kiểu Endnote Reference.

Sau đó, con trỏ chèn được đặt trong vùng chú thích cuối cùng, không phải là một phần của văn bản chính cho tài liệu của bạn. Một tham chiếu chú thích cuối cùng được đặt ở đó và bạn có thể bắt đầu nhập văn bản chú thích cuối cùng. Văn bản này, đủ thích hợp, được định dạng bằng kiểu văn bản Endnote.

Nếu, sau khi bạn đã phát triển một loạt các chú thích cuối, bạn muốn thay đổi các chú thích đó trở lại thành “văn bản thông thường” để chúng không phải là một phần của vùng chú thích đó, bạn đang phải làm rất nhiều công việc thủ công. Về cơ bản, bạn cần thực hiện các bước chung sau:

  1. Trong vùng endnote, chọn văn bản tạo nên endnote chính nó, đảm bảo rằng bạn không chọn tham chiếu endnote đứng trước văn bản endnote.

  2. Nhấn Ctrl + C để sao chép văn bản chú thích vào Clipboard.

  3. Di chuyển điểm chèn vào vùng tài liệu chính bằng cách nhấp vào một nơi nào đó bên ngoài vùng chú thích.

  4. Nhấn Ctrl + End để di chuyển đến cuối tài liệu. Điểm chèn bây giờ ở cuối văn bản tài liệu, nhưng ngay trước chú thích cuối cùng.

  5. Nhấn Ctrl + V để dán văn bản chú thích vào cuối tài liệu.

  6. Nhập và định dạng một tham chiếu endnote ở đầu phần endnote mà bạn vừa dán vào tài liệu. Bây giờ bạn có hai chú thích cuối gần như giống hệt nhau: Một trong vùng chú thích cuối và một trong tài liệu chính dưới dạng văn bản “thông thường”.

  7. Xác định vị trí tham chiếu chú thích cuối cùng trong tài liệu, chọn nó và xóa nó. Điều này sẽ loại bỏ chú thích thực tế (nhưng văn bản thông thường của bạn vẫn còn ở cuối tài liệu).

  8. Nhập và định dạng một tham chiếu chú thích cuối trong văn bản tài liệu. Tham chiếu này phải khớp với tham chiếu bạn đã nhập và định dạng ở bước 6.

Vì bạn cần lặp lại các bước này cho mỗi chú thích cuối cùng, nên nó có thể trở nên khá tẻ nhạt nhanh chóng. Nếu bạn có nhiều chú thích, bạn có thể rút ngắn quy trình bằng cách làm theo các bước chung sau:

  1. Đặt điểm chèn ở đâu đó trong vùng chú thích cuối cùng và nhấn Ctrl + A. Thao tác này sẽ chọn tất cả văn bản chú thích cuối, nhưng không chọn văn bản tài liệu chính.

  2. Nhấn Ctrl + C để sao chép các chú thích vào Clipboard.

  3. Di chuyển điểm chèn vào vùng tài liệu chính bằng cách nhấp vào một nơi nào đó bên ngoài vùng chú thích.

  4. Nhấn Ctrl + End để di chuyển đến cuối tài liệu. Điểm chèn bây giờ ở cuối văn bản tài liệu, nhưng ngay trước chú thích cuối cùng.

  5. Nhấn Ctrl + V để dán các chú thích vào cuối tài liệu. Định dạng trong các chú thích cuối phải được giữ nguyên, nhưng mỗi chú thích được dán phải bắt đầu bằng số 1.

  6. Xóa tất cả các tham chiếu cuối chú thích ở đầu chú thích cuối đã dán.

Bạn có thể xóa chúng riêng lẻ hoặc bạn có thể thực hiện tìm kiếm dấu đoạn (^ p) theo sau là số 1. Nếu bạn chọn phương pháp này, hãy thay thế tổ hợp này bằng không.

  1. Nhập và định dạng tham chiếu chú thích cuối ở đầu mỗi chú thích cuối được dán.

  2. Xác định vị trí tham chiếu chú thích cuối cùng trong tài liệu, chọn nó và xóa nó. Điều này sẽ loại bỏ chú thích thực tế (nhưng văn bản thông thường của bạn vẫn còn ở cuối tài liệu).

  3. Nhập và định dạng một tham chiếu chú thích cuối trong văn bản tài liệu. Tham chiếu này phải khớp với tham chiếu bạn đã nhập và định dạng ở bước 6.

Tất nhiên, nếu bạn phải chuyển đổi chú thích cuối sang văn bản thông thường khá thường xuyên, thì bạn có thể quan tâm đến việc sử dụng một chương trình thương mại để xử lý nó cho bạn. Một chương trình như vậy được gọi là Notestripper, từ những người giỏi ở Editorium. Bạn có thể tìm thông tin về sản phẩm tại đây:

http://www.editorium.com/15078.htm

Chương trình này khá rẻ và cung cấp khá nhiều tùy chọn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (567) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: