Nếu bạn có nhiều nhãn trong tệp WordPerfect, bạn có thể đang tìm cách dễ dàng chuyển đổi các nhãn đó sang tài liệu Word, sau đó có thể được sử dụng làm nguồn dữ liệu cho phối thư. Một nhiệm vụ như vậy, tùy thuộc vào số lượng nhãn trong tệp, có thể xuất hiện khá khó khăn.

Quá trình chuyển đổi có thể được thực hiện dễ dàng hơn nhiều nếu bạn nhớ một vài điều. Trước hết, bạn phải nhớ rằng thông tin trong nguồn dữ liệu Word dự kiến ​​sẽ nằm trong bảng có tiêu đề cột.

Thứ hai, hãy nhớ rằng các tệp nhãn trong WordPerfect có định dạng chỉ văn bản; chúng không ở định dạng có thể được dịch tự động sang bảng Word.

Với hai mục này, cần phải hiểu rõ rằng tất cả những gì bạn cần làm là chuyển đổi văn bản gốc trong tệp WordPerfect thành văn bản dạng bảng trong tệp Word. Giả sử bạn có thông tin trong tệp nhãn WordPerfect, chẳng hạn như sau:

John Davis 1234 Maple Lane Anytown, USA 55555
Betty Jones 122 Main Street Seventh Floor Mytown, USA 55555
Bill Taylor 345 Industrial Way Yourtown, USA 55555

Có một số điều cần lưu ý về tệp này. Đầu tiên, có một ký tự xuống dòng (nhấn Enter) ở cuối mỗi dòng trong một địa chỉ. Thứ hai, có hai dấu xuống dòng (Enter được nhấn hai lần) giữa các nhãn. (Khi kiểm tra tệp nhãn của bạn, bạn có thể thấy rằng có nhiều hơn một dòng trống giữa một số nhãn. Điều đó không sao cả.)

Không có “cây đũa thần” nào mà bạn có thể vẫy tay để biến những thông tin như thế này thành bảng Word; nó sẽ mất một số công việc và xoa bóp từ phía bạn. Bạn có thể bắt đầu bằng cách làm theo các bước chung sau:

  1. Sử dụng tính năng Tìm và Thay thế của Word, hãy thay thế ^ p ^ p (hai dấu đoạn) bằng một thứ gì đó duy nhất, chẳng hạn như [\ {}] (dấu ngoặc nhọn và dấu ngoặc nhọn lồng nhau). Nếu khi xem dữ liệu nhãn, bạn nhận thấy rằng một số nhãn được phân tách bằng hai dòng trống, thì hãy thay thế ^ p ^ p ^ p (ba dấu đoạn) bằng dấu ngoặc nhọn và dấu ngoặc nhọn trước khi thực hiện thay thế hai dấu đoạn. Ý tưởng là đảm bảo rằng chỉ có một chuỗi [\ {}] duy nhất phân tách từng nhãn.

  2. Thay ^ p (một dấu đoạn đơn) bằng ^ t (một ký tự tab).

Điều này đặt một ký tự tab giữa mỗi dòng nhãn của bạn.

  1. Nếu vị trí duy nhất trong nhãn của bạn có dấu phẩy xuất hiện sau tên thành phố, thì hãy thay thế “,” (dấu phẩy và dấu cách, không có dấu ngoặc kép)

với ^ t (một ký tự tab). Điều này đặt một ký tự tab giữa tên thành phố và tên tiểu bang. (Bạn nên cẩn thận khi làm điều này, vì có thể dữ liệu của bạn chứa dấu phẩy trong tên — John Davis, Jr. — hoặc trong các dòng địa chỉ — 122 Main St., Suite 27 — và bạn không muốn làm lộn xộn chúng. )

  1. Thay thế [\ {}] (chuỗi duy nhất bạn đã sử dụng ở bước 1) bằng ^ p (một dấu đoạn đơn). Sau thao tác này, nơi duy nhất bạn nên có dấu đoạn là ở cuối mỗi nhãn.

  2. Chọn tất cả dữ liệu nhãn.

  3. Chọn bảng | Chuyển đổi | Text to Table để hiển thị hộp thoại Convert Text to Table. Đảm bảo rằng bạn chỉ ra rằng văn bản của bạn được phân tách tại các tab (nút tùy chọn Tab ở cuối hộp thoại kiểm soát điều này), sau đó bấm vào OK.

Các nhãn ban đầu của bạn bây giờ sẽ được chuyển đổi thành một bảng. Tuy nhiên, bạn vẫn chưa hoàn thành. Rất có thể bạn cần “dọn dẹp” một số dữ liệu của mình. Ví dụ: bạn có thể cần xóa một số hàng trống trong bảng hoặc bạn có thể cần di chuyển thông tin từ cột này sang cột khác. (Bạn thường cần làm điều này nếu bạn có hai dòng địa chỉ trong một số nhãn và chỉ một dòng trong các nhãn khác.)

Bước cuối cùng là đảm bảo rằng bạn thêm một hàng ở đầu bảng và thêm tiêu đề cho mỗi cột. Đây phải là các tiêu đề chung chung, chẳng hạn như Tên, Địa chỉ1, Địa chỉ2, v.v.

Sau khi bảng của bạn được dọn dẹp và hàng tiêu đề được thêm vào, bạn có thể sử dụng nó làm nguồn dữ liệu để phối thư và tạo nhãn trong Word.

Nếu bạn muốn biết thêm thông tin chi tiết về cách chuyển đổi từ nhãn văn bản sang bảng dữ liệu trong Word, hãy xem tài nguyên trực tuyến này:

http://www.gmayor.com/convert_labels_into_mail_merge.htm

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1393) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.