Giả sử bạn đang phát triển một biểu mẫu và bạn cần sao chép nội dung của một trường biểu mẫu này sang một trường biểu mẫu khác. Ví dụ: biểu mẫu có thể có nhiều trang và bạn cần tên người dùng ở đầu mỗi trang. Rõ ràng là sẽ dễ dàng nhất nếu người dùng chỉ cần nhập tên của họ một lần và sau đó tên đó sẽ tự động được điền vào nơi khác trong biểu mẫu.

Có hai cách bạn có thể tiếp cận điều này. Cách đầu tiên liên quan đến thực tế là bất kỳ khi nào bạn chèn một trường biểu mẫu vào tài liệu, nội dung của trường sẽ được tự động đánh dấu. Do đó, bạn có thể sử dụng các trường tham chiếu dấu trang trong toàn bộ tài liệu của mình để tham chiếu đến bất kỳ thứ gì người dùng đã nhập vào trường. Cách thứ hai liên quan đến việc thực sự sao chép thông tin từ trường này sang trường khác.

Đầu tiên, chúng ta hãy xem xét giải pháp sử dụng dấu trang. Mỗi khi bạn nhập một trường biểu mẫu trong tài liệu, nó sẽ được gán một tên. Tên này phụ thuộc vào loại trường biểu mẫu bạn đã nhập. Bạn có thể khám phá tên (và thay đổi tên nếu muốn) bằng cách nhấp chuột phải vào trường biểu mẫu và chọn Thuộc tính từ trình đơn Ngữ cảnh. Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Tuỳ chọn Trường Biểu mẫu và ở phần dưới của hộp thoại là tên đánh dấu cho trường. (Nó sẽ là một tên chẳng hạn như Text1.) Bạn nên nhớ tên này cho trường biểu mẫu có nội dung bạn muốn sử dụng ở nơi khác.

Bây giờ hãy định vị điểm chèn của bạn ở bất cứ nơi nào bạn muốn nội dung của biểu mẫu xuất hiện. Ví dụ: tại điểm bạn muốn tên người dùng biểu mẫu xuất hiện lần thứ hai hoặc thứ ba. Ở đây bạn nên làm theo các bước sau:

  1. Nhấn Ctrl + F9 để chèn một cặp dấu ngoặc nhọn. Điểm chèn phải nằm giữa các mắc cài.

  2. Nhập REF theo sau là tên của trường biểu mẫu mà bạn đã ghi chú trước đó.

Ví dụ: nếu tên của trường biểu mẫu là Text1, bạn sẽ nhập REF Text1.

  1. Nhấn F9 để hiển thị kết quả trường thay vì mã trường.

Hiểu rằng mặc dù bạn có thể sử dụng lại thông tin nội dung trường biểu mẫu theo cách này, thông tin sẽ không được cập nhật tự động khi người dùng rời khỏi trường biểu mẫu. (Chà, có và không phải vậy.) Bạn phải tin tưởng Word về điều này, vì nội dung của các trường (trường REF) thường không được cập nhật cho đến khi bạn in hoặc xem bản xem trước khi in cho tài liệu. (Hành vi này được kiểm soát bởi một tùy chọn trên tab In của hộp thoại Tùy chọn.) Tất nhiên, trường cũng có thể được cập nhật bằng cách chọn nó và nhấn F9. Một trong hai thao tác này yêu cầu người dùng thực hiện thao tác thủ công, nhưng có thể bắt đầu tạo các macro sẽ tự động thực hiện.

Phương pháp chung thứ hai để sao chép nội dung trường liên quan đến việc sao chép thông tin từ trường này sang trường khác theo nghĩa đen. Điều này phải được thực hiện bằng macro và có vẻ hơi quá mức cần thiết, do tính năng đánh dấu đã được thảo luận. Tuy nhiên, có thể đôi khi bạn thực sự cần hai trường biểu mẫu trong tài liệu của mình và bạn muốn trường biểu mẫu thứ hai mặc định thành bất kỳ thứ gì người dùng đã nhập vào trường biểu mẫu đầu tiên. Trong trường hợp này, bạn phải ghi chú các tên được Word gán cho các trường biểu mẫu. Đối với mục đích của cuộc thảo luận này, hãy giả sử những tên đó là Text1 và Text2, và bạn muốn sao chép nội dung của Text1 sang Text2 ngay sau khi người dùng rời khỏi Text1. Bạn có thể sử dụng macro đơn giản sau:

Sub CopyField()

Dim Temp as String

Temp = ActiveDocument.FormFields("Text1").Result    ActiveDocument.FormFields("Text2").Result = Temp End Sub

Bây giờ bạn cần định cấu hình trường đầu tiên của mình để macro được thực thi mỗi khi trường được để lại. Bạn thực hiện theo các bước sau:

  1. Nhấp chuột phải vào trường đầu tiên. Thao tác này sẽ hiển thị menu Ngữ cảnh.

  2. Chọn Thuộc tính từ menu Ngữ cảnh. Word hiển thị hộp thoại Tuỳ chọn Trường Biểu mẫu.

  3. Hộp thoại chứa hai trường nơi bạn có thể chỉ định macro để chạy khi trường được nhập và thoát.

  4. Sử dụng danh sách kéo xuống Thoát để chọn macro bạn vừa tạo (CopyField).

  5. Nhấp vào OK.

Bây giờ hãy bảo vệ tài liệu cho các trường và lưu mẫu biểu mẫu của bạn. Lần tới khi bạn tạo một tài liệu mới từ mẫu, người dùng sẽ có thể điền vào các trường. Khi trường Text1 thoát ra, trường Text2 được cập nhật ngay lập tức với bất kỳ nội dung nào được nhập vào Text1.

Hiểu rằng người dùng sau đó có thể thay đổi bất cứ thứ gì trong Text2; thay đổi chỉ đơn giản là đặt mặc định. Bạn cũng nên hiểu rằng nếu người dùng “quay trở lại” và thay đổi lại Text1 rồi thoát khỏi trường đó, thì nội dung của Text2 sẽ thay đổi bất kể những gì đã có trước đó.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1703) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: