Khả năng kết hợp thư tiêu chuẩn của Word cho phép bạn kết hợp trực tiếp vào máy in hoặc tài liệu mới. Tùy thuộc vào phiên bản và cài đặt Word của bạn, bạn cũng có thể hợp nhất vào một loạt thư e-mail. (Mỗi bản ghi trong nguồn dữ liệu sẽ tạo ra một thông điệp e-mail riêng.)

Tuy nhiên, có thể có lúc bạn cần tạo một tài liệu riêng lẻ cho từng bản ghi nguồn dữ liệu. Rất tiếc, Word không cung cấp cách thực hiện việc này. May mắn thay, bạn có thể tạo macro để thực hiện nhiệm vụ cho bạn. Sau đây là một macro sẽ “tách” một tài liệu được tạo bởi tính năng phối thư. Mỗi phần của tài liệu (có một phần cho mỗi bản ghi nguồn dữ liệu) được kéo ra và lưu trong tệp tài liệu của chính nó.

Sub Splitter()

Dim numlets As Integer     Dim Counter As Integer     Dim BaseName As String     Dim DocName As String

Selection.EndKey Unit:=wdStory     numlets = Selection.Information(wdActiveEndSectionNumber)

If numlets > 1 Then numlets = numlets - 1     Selection.HomeKey Unit:=wdStory     BaseName = "c:\Let"

For Counter = 1 To numlets         DocName = BaseName & Right("000" & LTrim(Str(Counter)), 3)

ActiveDocument.Sections.First.Range.Cut         Documents.Add         Selection.Paste         Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1         Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1         ActiveDocument.SaveAs FileName:=DocName         ActiveWindow.Close     Next Counter End Sub

Khi macro được chạy, nó tạo ra một loạt tệp có tên Ltr001 đến Ltrxxx, trong đó xxx là số phần trong tài liệu gốc.

Trên thực tế, macro tạo một tệp “Ltr” ít hơn số phần trong tài liệu. Phần cuối cùng trong tài liệu được để lại trong tệp gốc (tệp bạn đang xử lý). Nếu bạn muốn thay đổi tên tệp hoặc nơi tệp được lưu, hãy thay đổi cài đặt cho biến BaseName trong macro.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1326) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: