Nhiều người sử dụng Word để tạo thứ mà tôi gọi là “biểu mẫu truyền thống”.

Ý tôi là các biểu mẫu không sử dụng gì ngoài văn bản và dòng; Ý tôi không phải là các loại biểu mẫu sử dụng các trường đặc biệt mà Word cho phép bạn tạo.

Các biểu mẫu truyền thống thường được in và sao chép để người khác điền vào bằng bút, bút chì hoặc máy đánh chữ. Chúng có thể bao gồm các hộp kiểm, nhưng thường chỉ bao gồm các dòng phản hồi.

Khi kết hợp một biểu mẫu, nhiều người nhập một số văn bản, sau đó theo dòng đó để người dùng biểu mẫu điền vào. Khi tạo dòng, bạn có thể sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau. Đơn giản nhất là sử dụng ký tự gạch dưới (dấu gạch ngang được dịch chuyển) để tạo dòng. Nếu bạn có nhiều dòng trong biểu mẫu bạn đang tạo, bạn sẽ không có được một cái nhìn chuyên nghiệp bằng cách sử dụng dấu gạch dưới. Điều này là do tính chất thay đổi của phông chữ không gian tỷ lệ. Khi bạn sử dụng gạch dưới với văn bản khác trên cùng một dòng, các cạnh bên phải của các dòng của bạn hầu như không bao giờ thẳng hàng.

Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng các tab có ký tự lãnh đạo để có được giao diện chuyên nghiệp. Chỉ cần nhập văn bản của bạn, sau đó là khoảng trắng, sau đó nhấn phím Tab. Định dạng dòng sao cho nó có một tab căn phải ở vị trí bạn muốn dòng dừng lại. Đồng thời đảm bảo rằng tab sử dụng ký tự gạch dưới cho một người đứng đầu. Cách tiếp cận này trông chuyên nghiệp hơn nhiều so với việc bạn sử dụng dấu gạch dưới.

Bạn cũng có thể sử dụng bảng để tập hợp các biểu mẫu của mình. Ví dụ, bạn có thể sử dụng bảng hai cột. Trong cột bên trái, bạn sẽ đặt văn bản nhắc nhở của mình và ở bên phải đặt các ký tự gạch dưới của bạn. Đây là một cách tiếp cận dễ dàng, nhưng nó thường đặt vùng điền vào chỗ trống của bạn (phần gạch dưới) khá xa so với văn bản nhắc nhở. Tuy nhiên, nếu bạn đang tạo các biểu mẫu đơn giản, điều này có thể chấp nhận được.

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng thanh công cụ vẽ trong Word để tạo gạch chân. Nếu làm được điều này, bạn có thể đặt gạch chân ở bất kỳ đâu bạn muốn và làm cho chúng có độ dày theo ý muốn. Bạn hiển thị thanh công cụ vẽ bằng cách chọn Thanh công cụ từ menu Xem, sau đó đảm bảo rằng Bản vẽ được chọn.

Nếu bạn muốn đóng khung biểu mẫu của mình, nghĩa là đặt một đường viền xung quanh toàn bộ, có bốn cách bạn có thể làm như vậy. Đầu tiên là bằng cách sử dụng hộp văn bản Word tiêu chuẩn. Tuy nhiên, nếu bạn làm vậy, hãy đảm bảo rằng bạn tạo hộp văn bản trước khi bắt đầu thiết kế biểu mẫu của mình. Nếu bạn không, hộp văn bản sẽ thay thế văn bản trong biểu mẫu của bạn và bạn cần phải di chuyển tất cả văn bản đó trong hộp văn bản sau đó. Tất nhiên, bạn có thể chọn văn bản tạo nên biểu mẫu của mình, sau đó chọn chèn một hộp văn bản. Trong trường hợp này, văn bản đã chọn (là biểu mẫu của bạn) được đặt bên trong hộp văn bản. Sau đó, bạn có thể phải thực hiện một số định dạng lại để đảm bảo biểu mẫu của bạn xuất hiện như bạn mong đợi.

Một cách khác để đặt đường viền xung quanh biểu mẫu của bạn là sử dụng công cụ hình chữ nhật từ thanh công cụ vẽ. Đơn giản chỉ cần vẽ một hình chữ nhật xung quanh biểu mẫu của bạn.

Nếu bạn sử dụng phương pháp tạo đường viền này, một số thành phần của biểu mẫu (đặc biệt nếu bạn đang vẽ đường) có thể biến mất, tùy thuộc vào cài đặt bản vẽ của bạn. Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách chọn hình chữ nhật và sử dụng các công cụ định vị trên thanh công cụ vẽ. Ý tưởng là gửi hoàn toàn hình chữ nhật về phía sau biểu mẫu của bạn bằng cách chọn công cụ Gửi tới lưng hoặc công cụ Gửi phía sau văn bản.

Cách thứ ba để tạo đường viền là chỉ cần chọn tất cả các đoạn văn trong biểu mẫu của bạn, sau đó chọn Đường viền và Bóng từ menu Định dạng.

Bạn có thể chọn kiểu đường viền để tạo, sau đó chọn hiệu ứng đường kẻ cho đường viền. Có một trường hợp khi kiểu đường viền này sẽ không hoạt động như mong đợi: nếu bạn sử dụng định dạng lề khác nhau trên các đoạn văn trong biểu mẫu của mình. Ví dụ: bạn có thể có một vài đoạn văn có thụt lề trái và phải nửa inch, điều này làm cho lề khác với các đoạn khác trong biểu mẫu. Trong trường hợp này, kiểu viền này nhìn sẽ không đẹp.

Nếu biểu mẫu của bạn chiếm toàn bộ trang giấy, bạn có thể thêm đường viền vào chính trang đó. Bạn thực hiện việc này bằng cách chọn Viền và Tô bóng từ trình đơn Định dạng và sau đó làm việc với tab Viền Trang. Các điều khiển trên tab này rất giống với các điều khiển trên tab Viền, ngoại trừ chúng áp dụng cho toàn bộ trang.

Lời cuối cùng về việc kết hợp các biểu mẫu của bạn với nhau: Nếu bạn muốn tạo các hộp kiểm, bạn có thể làm như vậy bằng cách sử dụng các ký hiệu. Chọn Biểu tượng từ menu Chèn, sau đó đảm bảo rằng phông chữ Wingdings được chọn. Gần bên phải của hàng biểu tượng thứ ba là một vài hộp. Chúng cung cấp các hiệu ứng khác nhau, nhưng hoạt động tốt cho các hộp kiểm. Hãy thử nghiệm một chút và chọn ô phù hợp với bạn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (961) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: