Một trong những tác vụ phổ biến mà mọi người thực hiện trong Word là viết thư. Nhiều công ty sử dụng tiêu đề thư in sẵn cho trang đầu tiên của lá thư, và sau đó là giấy thường cho các tờ tiếp theo. Nếu bạn làm điều này, bạn có thể tự hỏi về cách tốt nhất để định dạng một tài liệu sau đó có thể được sử dụng làm mẫu tiêu đề thư.

Cách tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ này phụ thuộc vào định hướng của tiêu đề thư của bạn. Nếu tiêu đề thư của bạn nằm trên lề trên của trang đầu tiên, thì bạn sẽ thực hiện một cách tiếp cận khác với nếu tiêu đề thư của bạn nằm dọc theo toàn bộ lề trái của trang đầu tiên.

Nếu tiêu đề thư của bạn nằm trên lề trên của trang đầu tiên, điều bạn cần làm về cơ bản là cung cấp cách để lề trên trang đầu tiên khác với trên các trang tiếp theo của tài liệu. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng ngắt phần và đặt lề khác nhau trong mỗi phần, nhưng cách tiếp cận như vậy có thể dẫn đến các vấn đề không lường trước được. Cách tốt nhất là “chơi” với các tiêu đề trong tài liệu để có được khoảng cách như ý muốn. Làm theo các bước sau:

  1. Xác định lề bạn muốn sử dụng trên một tiêu đề thông thường (không phải chữ cái)

mảnh giấy trong thư của bạn.

  1. Xác định lề trên cùng bạn muốn sử dụng trên trang đầu tiên, để cho phép tiêu đề thư của bạn.

  2. Mở một tài liệu trống mới sẽ dùng làm mẫu tiêu đề thư của bạn.

  3. Chọn Thiết lập Trang từ menu Tệp. Word hiển thị hộp thoại Thiết lập Trang.

  4. Đảm bảo rằng tab Lề được hiển thị. (Xem Hình 1.)

  5. Thay đổi cài đặt lề để phản ánh các lề bạn đã xác định ở bước 1. (Đây là những lề cho một tờ giấy thông thường.)

  6. Nếu bạn đang sử dụng Word 97 hoặc Word 2000, hãy đảm bảo rằng vị trí Đầu trang và Chân trang nhỏ hơn lề trên và dưới bạn đã đặt ở bước 6.

  7. Hiển thị tab Bố cục. (Xem Hình 2.)

  8. Chọn hộp kiểm Trang Đầu tiên Khác nhau.

  9. Nếu bạn đang sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003, hãy đảm bảo rằng vị trí Đầu trang và Chân trang nhỏ hơn lề trên và dưới bạn đã đặt ở bước 6.

  10. Nhấp vào OK.

  11. Nhấn Enter đủ số lần để bạn có hai trang trong tài liệu của mình.

  12. Nhấn Ctrl + Home để quay lại đầu tài liệu.

  13. Chọn Đầu trang và Chân trang từ menu Xem. Word hiển thị hộp thoại Đầu trang và Chân trang, và điểm chèn phải được đặt trong vùng tiêu đề của trang.

  14. Chọn Đoạn từ menu Định dạng. Word sẽ hiển thị hộp thoại Đoạn văn. (Xem Hình 3.)

  15. Tham khảo lề trang đầu tiên mà bạn đã xác định trong bước 2. Từ lề này, trừ đi vị trí tiêu đề mà bạn đã đặt ở bước 7. Giả sử giá trị là inch, hãy nhân giá trị này với 72 để chuyển nó thành điểm.

(Ví dụ: nếu bạn xác định rằng bạn cần 3,5 inch ở bước 2 và vị trí tiêu đề ở bước 7 là 0,75 inch, thì kết quả của phép trừ là 2,75 inch. Nhân 2,75 với 72 và bạn được 198 điểm .)

  1. Đặt giá trị Sau bằng giá trị được xác định ở bước 16.

  2. Nhấp vào OK.

  3. Xóa tất cả các đoạn bạn đã nhập ở bước 12.

  4. Lưu tài liệu của bạn dưới dạng mẫu.

Bây giờ bạn có thể sử dụng mẫu làm cơ sở cho các chữ cái trong tương lai của mình và tiêu đề thư trên trang đầu tiên sẽ tự động được bù đắp.

Nếu tiêu đề thư của công ty bạn được định hướng dọc theo lề trái trên trang đầu tiên (như trường hợp của nhiều công ty pháp lý), thì bạn cần thực hiện một cách tiếp cận khác để tạo mẫu. Hãy làm theo các bước sau:

  1. Xác định lề bạn muốn sử dụng trên một tiêu đề thông thường (không phải chữ cái)

mảnh giấy trong thư của bạn.

  1. Xác định lề trái bạn muốn sử dụng trên trang đầu tiên, để cho phép tiêu đề thư của bạn.

  2. Mở một tài liệu trống mới sẽ dùng làm mẫu tiêu đề thư của bạn.

  3. Chọn Thiết lập Trang từ menu Tệp. Word hiển thị hộp thoại Thiết lập Trang.

  4. Đảm bảo rằng tab Lề được hiển thị.

  5. Thay đổi cài đặt lề để phản ánh các lề bạn đã xác định ở bước 1. (Đây là những lề cho một tờ giấy thông thường.)

  6. Nếu bạn đang sử dụng Word 97 hoặc Word 2000, hãy đảm bảo rằng vị trí Đầu trang và Chân trang nhỏ hơn lề trên và dưới bạn đã đặt ở bước 6.

  7. Hiển thị tab Bố cục.

  8. Chọn hộp kiểm Trang Đầu tiên Khác nhau.

  9. Nếu bạn đang sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003, hãy đảm bảo rằng vị trí Đầu trang và Chân trang nhỏ hơn lề trên và dưới bạn đã đặt ở bước 6.

  10. Nhấp vào OK.

  11. Nhấn Enter đủ số lần để bạn có hai trang trong tài liệu của mình.

  12. Nhấn Ctrl + Home để quay lại đầu tài liệu.

  13. Chọn Đầu trang và Chân trang từ menu Xem. Word hiển thị hộp thoại Đầu trang và Chân trang, và điểm chèn phải được đặt trong vùng tiêu đề của trang.

  14. Chọn Hộp văn bản từ menu Chèn. Nếu cần, Word sẽ chuyển sang dạng xem Bố trí In và con trỏ chuột chuyển thành hình chữ thập.

  15. Sử dụng con trỏ chuột để vẽ một hộp văn bản ở phía bên trái của trang đầu tiên, xấp xỉ chiều rộng của tiêu đề thư và kéo dài từ vùng tiêu đề ở đầu trang, đến tận vùng chân trang ở cuối trang.

  16. Bấm chuột phải vào đường viền của hộp văn bản, sau đó chọn Định dạng Hộp văn bản từ menu Ngữ cảnh. Word hiển thị hộp thoại Định dạng Hộp văn bản.

  17. Đảm bảo rằng tab Màu và Đường được hiển thị. (Xem Hình 4.)

  18. Sử dụng danh sách thả xuống Màu, chọn Không Dòng.

  19. Đảm bảo rằng tab Kích thước được hiển thị. (Xem Hình 5.)

  20. Đặt giá trị Chiều rộng bằng với lề bạn đã xác định ở bước 2.

  21. Đảm bảo rằng tab Bố cục được hiển thị. (Xem Hình 6.)

  22. Nhấp vào Chật và chọn Căn chỉnh ngang trái.

  23. Bấm vào nút Nâng cao. Word hiển thị hộp thoại Bố cục Nâng cao. (Xem Hình 7.)

  24. Trong vùng Căn chỉnh ngang, căn chỉnh phải được đặt thành Trái, so với Trang.

  25. Bấm vào OK để loại bỏ hộp thoại Bố cục Nâng cao.

  26. Bấm vào OK để loại bỏ hộp thoại Định dạng Hộp văn bản.

  27. Xóa tất cả các đoạn bạn đã nhập ở bước 12.

  28. Lưu tài liệu của bạn dưới dạng mẫu.

Vì hộp văn bản bạn đã nhập được cố định trên đoạn đầu trang đầu tiên, hộp văn bản chỉ xuất hiện trên trang đầu tiên. Văn bản bao quanh nó và lề của bạn dường như trở lại bình thường trên các trang tiếp theo.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (9406) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: