Nếu bạn định in tài liệu kết hợp thông tin từ tệp dữ liệu, chẳng hạn như các mẫu tự, bạn sẽ cần tạo tệp dữ liệu theo cách mà Word biết cách xử lý. Dữ liệu này có thể nằm trong chương trình cơ sở dữ liệu, trong chương trình bảng tính Excel hoặc trực tiếp trong Word.

Nếu bạn đang tạo một tài liệu trộn thư đơn giản, dùng một lần, thì rất có thể bạn sẽ sử dụng dữ liệu mà bạn đưa vào tài liệu Word.

Về cơ bản, tệp dữ liệu Word phải có header record và nhiều bản ghi dữ liệu như bạn muốn. Bản ghi tiêu đề cho biết tên trường được gán cho các trường trong mỗi bản ghi. Các tên trong bản ghi tiêu đề này tương ứng với tên trường được sử dụng trong tài liệu chính của bạn. Mỗi trường trong mỗi bản ghi dữ liệu của tệp phải tương ứng với một trong các trường tiêu đề. Ví dụ: hãy xem xét đoạn trích sau từ một tệp dữ liệu.

title

first

middle

last

John

Q.

Public

Jean

R.

Smith

Wilma

Davis

Walter

T.

Avery

Bản ghi đầu tiên cho biết tên trường; nó là bản ghi tiêu đề. Bốn bản ghi còn lại là các bản ghi dữ liệu. Ngoài ra, lưu ý rằng bản ghi dữ liệu thứ ba không liệt kê bất kỳ dữ liệu nào tương ứng với trường dữ liệu có tên giữa. Khi tạo các tệp dữ liệu này, bạn có thể đặt thông tin trong bảng Word để dữ liệu dễ hình dung và làm việc hơn. Mỗi bản ghi sẽ chiếm một hàng của bảng và mỗi trường sẽ chiếm một ô trong hàng.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1369) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.