Trình kiểm tra chính tả được sử dụng bởi Word có thể là một công cụ tuyệt vời, nhưng đôi khi có vẻ như những từ bạn biết không nên có trong từ điển và những từ khác trong đó có vẻ ngớ ngẩn hoặc hoàn toàn sai. Trong cả hai trường hợp, sẽ rất tốt nếu bạn chỉnh sửa từ điển chính tả mặc định của Word.

Thật không may, từ điển mặc định được sử dụng bởi Word được lưu trữ ở định dạng nhị phân và không thể chỉnh sửa. Có một cách tiếp cận hai lần mà Microsoft đã chọn để thực hiện khi nói đến từ điển. Đầu tiên, bạn có thể sử dụng từ điển tùy chỉnh. Đây là các tệp văn bản cho phép bạn thêm các từ mà trình kiểm tra chính tả sẽ coi là được viết đúng chính tả. Việc chỉnh sửa các từ điển tùy chỉnh được thảo luận đầy đủ trong các vấn đề WordTips khác nhau.

Cách tiếp cận thứ hai là bạn có thể sử dụng danh sách loại trừ. Danh sách loại trừ là tệp văn bản có cùng định dạng với từ điển tùy chỉnh (tệp văn bản có một từ trên mỗi dòng). Sự khác biệt là những từ này được đánh dấu là viết sai chính tả. Vì vậy, nó là một cách ngược lại để “loại bỏ” các từ khỏi từ điển mặc định.

Loại trừ tệp, một lần nữa, là tệp văn bản tiêu chuẩn. Điều này có nghĩa là bạn có thể chỉnh sửa chúng bằng bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào, chẳng hạn như Notepad hoặc với trình xử lý văn bản như Word. Tệp loại trừ phải nằm trong cùng thư mục với tệp từ điển và nó phải có cùng tên gốc, nhưng có phần mở rộng tệp là EXC. Tùy thuộc vào loại hệ thống bạn đang sử dụng, những gì bạn đã nâng cấp và phiên bản Word bạn đang sử dụng, có vẻ như các tệp chính tả có thể nằm ở bất kỳ vị trí nào trên hệ thống của bạn. (Chà, điều đó có thể hơi cường điệu, nhưng có khoảng hơn nửa tá chỗ.)

Cách dễ nhất để tìm vị trí của tệp loại trừ là tìm nơi đặt từ điển mặc định của bạn. Sử dụng phương pháp “tìm tệp” yêu thích của bạn để đơn giản tìm kiếm tất cả các tệp kết thúc bằng phần mở rộng tệp là LEX. Đây là các tệp công cụ chính tả mặc định của bạn được sử dụng bởi Word và các ứng dụng Office khác; tệp từ điển mặc định bắt đầu bằng MSSP và kết thúc bằng phần mở rộng LEX. Bất cứ nơi nào những thứ này cư trú là nơi mà tệp loại trừ của bạn cũng sẽ cư trú.

Để tạo tệp loại trừ, hãy làm theo các bước chung sau:

  1. Mở Notepad. Nó phải chứa một tài liệu trống.

  2. Nhập các từ bạn muốn loại trừ bằng Word. Các từ phải là một từ trên mỗi dòng và bạn nên bao gồm tất cả các dạng hoặc sở hữu của từ.

Vì vậy, nếu bạn muốn loại trừ rạp hát, bạn cũng nên bao gồm rạp hát và của rạp hát.

  1. Lưu tệp trong thư mục bạn đã xác định. Sử dụng tên tệp giống hệt như từ điển mặc định, nhưng sử dụng phần mở rộng EXC thay vì phần mở rộng LEX.

  2. Đóng Notepad.

  3. Khởi động lại Word.

Bước cuối cùng này rất quan trọng, vì Word chỉ chú ý đến tệp loại trừ hoặc các từ mới mà nó chứa khi bạn khởi động chương trình lần đầu tiên.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1037) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: