Mục nhập Văn bản tự động là một cách tuyệt vời để giúp tăng tốc cả nhập dữ liệu và chuẩn hóa dữ liệu trong tài liệu Word. Khi bạn tạo ngày càng nhiều mục nhập Văn bản tự động, bạn có thể chọn cách in danh sách các mục nhập đó. Danh sách này sau đó có thể được sử dụng như một “hướng dẫn tham khảo” về những mục có sẵn trên hệ thống.

Word cung cấp một cách nhanh chóng để in các mục nhập Văn bản Tự động: Trên hộp thoại In, chọn Mục nhập Văn bản Tự động trong danh sách thả xuống In Nội dung nào. Tuy nhiên, danh sách được in ra có thể không theo ý muốn của bạn. (Bạn có thể muốn danh sách được định dạng khác để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn.)

Một cách để tạo loại danh sách bạn cần là thay đổi cách bạn in danh sách đó. Windows cung cấp trình điều khiển in chung cho phép bạn tạo tệp văn bản thuần túy từ bất kỳ bản in nào. Nếu bạn nhìn vào danh sách trình điều khiển máy in được cài đặt trên hệ thống của mình, bạn có thể thấy một trình điều khiển được gọi là “Chỉ chung / Chỉ văn bản”. Nếu bạn không, hãy thực hiện các bước để thêm trình điều khiển máy in này.

(Các bước bạn làm theo tùy thuộc vào phiên bản Windows bạn đang sử dụng; trong tất cả các phiên bản phải có sẵn một trình điều khiển máy in chung có tên là “Generic / Text Only.”)

Khi bạn muốn tạo danh sách tham chiếu Văn bản tự động, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn tệp | In để hiển thị hộp thoại In.

  2. Sử dụng danh sách thả xuống Tên ở đầu hộp thoại, chọn máy in Chung / Chỉ văn bản. (Bạn vừa thay đổi trình điều khiển máy in nào sẽ được sử dụng để tạo tài liệu.)

  3. Chọn hộp kiểm Print to File.

  4. Sử dụng danh sách thả xuống Print What, chọn AutoText Entries. (Xem Hình 1.)

  5. Bấm OK. Một hộp thoại xuất hiện, yêu cầu bạn đặt tên tệp cho tệp đầu ra.

  6. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại, chọn vị trí cho tệp đầu ra. Chỉ định tên có ý nghĩa cho những gì bạn đang tạo, chẳng hạn như “Mục AT của tôi”.

  7. Nhấp vào OK và tệp đầu ra được tạo.

Tệp đầu ra được lưu ở vị trí bạn đã chỉ định, sử dụng tên bạn đã chỉ định. Phần mở rộng tên tệp là PRN. Bạn có thể tải tệp này vào Word hoặc vào bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào khác; nó là văn bản thuần túy. Sau đó, bạn có thể định dạng nó như mong muốn, như bạn làm với bất kỳ tài liệu nào khác. Khi hài lòng với định dạng của mình, bạn có thể in tài liệu để tạo danh sách tài liệu tham khảo.

Cần lưu ý rằng nếu bạn mở tệp PRN trong Word và bạn thấy một loạt các chữ vô nghĩa trong tệp, có thể bạn đã không làm theo bước 2 trong các bước trên. Chỉ trình điều khiển máy in Chung / Chỉ Văn bản mới tạo tệp văn bản thuần túy. Nếu bạn sử dụng trình điều khiển máy in khác, tệp đầu ra bao gồm các mã cần thiết để điều khiển máy in — những gì bạn thấy là vô nghĩa.

Tất nhiên, có những cách mà bạn có thể tạo danh sách tham chiếu của mình bằng cách sử dụng macro. Sau đây là một ví dụ về macro sẽ duyệt qua tất cả các mẫu đang mở và tạo một tài liệu bao gồm tất cả các mục nhập Văn bản tự động trong tất cả các mẫu đó.

Sub ListEntries()

Dim oTemplate As Word.Template     Dim oEntry As Word.AutoTextEntry     Dim strReport As String

For Each oTemplate In Application.Templates         strReport = strReport & oTemplate.FullName & vbCr         For Each oEntry In oTemplate.AutoTextEntries             With oEntry                 strReport = strReport & .Name & vbTab & .Value & vbCr             End With         Next         strReport = strReport & String$(3, vbCr)

Next     With Application.Documents.Add.StoryRanges(wdMainTextStory)

.Text = strReport     End With End Sub

Macro này rất đơn giản; nó có thể được mở rộng để thực hiện các tác vụ phức tạp hơn, chẳng hạn như định dạng thông tin được thêm vào tài liệu mới.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (5813) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.