Nếu bạn đang sao chép một đoạn văn từ tài liệu này sang tài liệu khác, bạn có thể nhận thấy một số thay đổi phông chữ lạ xảy ra trong thông tin đã dán của bạn. Điều này là do cách Word xử lý các kiểu và mối quan hệ của chúng với định dạng. Hiểu cách thức hoạt động của mối quan hệ này có thể giúp bạn hiểu điều gì sẽ xảy ra với thông tin đã dán của bạn.

Khi bạn sao chép một đoạn từ tài liệu này sang tài liệu khác và nó có giao diện khác, lý do chính là vì đoạn văn đang được định dạng đang sử dụng tên kiểu đã được xác định trong tài liệu mới và kiểu đó sử dụng định dạng ký tự khác. Bạn đang sử dụng kiểu cho dù bạn có muốn hay không, vì Word dựa vào kiểu Bình thường (được xác định trước) làm kiểu đoạn văn mặc định. Vì vậy, nếu kiểu Thông thường sử dụng phông chữ Arial trong tài liệu nguồn của bạn và kiểu Thông thường sử dụng phông chữ Courier trong tài liệu đích của bạn, thì khi bạn dán một đoạn văn từ nguồn đến đích, nó sẽ có dạng phông chữ Courier. Nếu bạn chỉ cần chọn tất cả văn bản trong tài liệu đích của mình và thay đổi nó từ Courier thành Arial vào một thời điểm nào đó trong quá khứ, bạn vẫn chưa xác định lại kiểu Thông thường và văn bản mới sẽ vẫn bị ảnh hưởng bởi nó.

Bây giờ bạn đã hiểu cách Word xử lý văn bản được dán vào tài liệu, bạn có thể làm cho nó hoạt động khác đi bằng cách thay đổi cách định dạng kiểu Thông thường. Cách bạn thực hiện việc này tùy thuộc vào phiên bản Word bạn đang sử dụng. Nếu bạn đang sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn Kiểu và Định dạng từ menu Công cụ. Word hiển thị ngăn Kiểu và Định dạng ở phía bên phải của cửa sổ chương trình.

  2. Trong danh sách các kiểu hiện có, hãy di con trỏ chuột qua Kiểu chuẩn. Bạn sẽ thấy một mũi tên thả xuống xuất hiện ở phía bên phải của tên kiểu.

  3. Nhấp vào mũi tên xuống và chọn Sửa đổi. Word sẽ hiển thị hộp thoại Sửa đổi Kiểu. (Xem Hình 1.)

  4. Nhấp vào nút Định dạng và chọn Phông chữ. Word sẽ hiển thị hộp thoại Phông chữ. (Xem Hình 2.)

  5. Thay đổi cài đặt phông chữ thành những gì bạn muốn và nhấp vào OK. Hộp thoại Modify Style lại xuất hiện.

  6. Đảm bảo rằng hộp kiểm Thêm vào Mẫu được chọn.

  7. Bấm OK để đóng hộp thoại Sửa đổi Kiểu. Đóng ngăn Kiểu và Định dạng.

Nếu bạn đang sử dụng Word 97 hoặc Word 2000, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn tùy chọn Kiểu từ menu Định dạng. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Kiểu.

  2. Trong danh sách các kiểu ở bên trái của hộp thoại, đánh dấu Kiểu thông thường.

  3. Nhấp vào nút Sửa đổi. Điều này sẽ hiển thị hộp thoại Sửa đổi Kiểu.

  4. Nhấp vào nút Định dạng và chọn Phông chữ. Word sẽ hiển thị hộp thoại Phông chữ.

  5. Thay đổi cài đặt phông chữ thành những gì bạn muốn và nhấp vào OK. Hộp thoại Modify Style lại xuất hiện.

  6. Đảm bảo rằng hộp kiểm Thêm vào Mẫu được chọn.

  7. Bấm OK để đóng hộp thoại Sửa đổi kiểu, rồi bấm OK một lần nữa để đóng hộp thoại Kiểu.

Ngoại lệ duy nhất cho vấn đề xung đột kiểu này là nếu bạn đã áp dụng định dạng rõ ràng cho văn bản nguồn. (Ví dụ: bạn đã sử dụng các công cụ trên các dải băng khác nhau của Word để định dạng văn bản thay vì dựa vào kiểu.) Trong trường hợp này, định dạng của mục tiêu của bạn sẽ sao chép đến đích, nhưng không phải lúc nào cũng có kết quả như bạn mong đợi. Ví dụ: nếu nguồn được định dạng là Arial đậm (và Arial là phông chữ mặc định cho đoạn nguồn) và bạn sao chép nó vào đích mà Courier là phông chữ mặc định, thì bạn sẽ có Courier đậm.

Tại sao? Vì định dạng rõ ràng (in đậm) của bạn đã được sao chép — không có gì khác.

Tuy nhiên, nếu mục tiêu của bạn sử dụng Arial làm phông chữ mặc định, nhưng bạn đã thay đổi rõ ràng nó thành chữ nghiêng Palatino, thì cả phông chữ (Palatino)

và thuộc tính (in nghiêng) được sao chép vào đích.

Nếu bạn không muốn sao chép định dạng rõ ràng vào tài liệu đích của mình, cách tốt nhất là không sử dụng chức năng Dán thông thường (hoặc Ctrl + V).

Thay vào đó, hãy sử dụng Dán đặc biệt và sau đó chỉ định rằng lựa chọn của bạn sẽ được dán dưới dạng Văn bản chưa định dạng.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (182) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: