Word không cho phép bạn dễ dàng thay đổi vị trí mặc định mà tại đó địa chỉ trả hàng và địa chỉ chính được in trên phong bì. Có một số cách xoay quanh vấn đề này, mỗi cách đều thể hiện tính chất linh hoạt của Word để hoàn thành một nhiệm vụ.

Có vẻ như cài đặt phong bì được lưu trữ như một phần của tài liệu của bạn và do đó có thể được lưu trữ trong một mẫu. Nếu bạn chỉ in một kích thước phong bì, cách dễ nhất để thay đổi vị trí in mặc định cho phong bì của bạn là làm theo các bước sau:

  1. Tải mẫu Normal.dot. (Đây là mẫu mặc định được Word sử dụng bất cứ khi nào bạn tạo một tài liệu trống.)

  2. Hiển thị hộp thoại Phong bì và Nhãn. Bạn thực hiện việc này trong Word 97 và Word 2000 bằng cách chọn Công cụ | Phong bì và Nhãn. Bạn thực hiện việc này trong Word 2002 và Word 2003 bằng cách chọn Công cụ | Thư và Thư | Phong bì và Nhãn.

  3. Bấm vào tab Phong bì. (Xem Hình 1.)

  4. Bấm vào nút Tùy chọn. Word sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn phong bì.

  5. Đảm bảo rằng tab Tùy chọn phong bì được chọn. (Xem Hình 2.)

  6. Trong các trường thích hợp, hãy thay đổi vị trí của các địa chỉ, như mong muốn.

  7. Bấm vào OK để đóng hộp thoại Tùy chọn phong bì.

  8. Nhấp vào Thêm vào tài liệu. Điều này sẽ chèn một phong bì vào mẫu của bạn (bạn đã mở, nhớ không?).

  9. Chọn Chọn Tất cả từ menu Chỉnh sửa. Thao tác này sẽ chọn tất cả thông tin phong bì vừa được Word thêm vào tài liệu của bạn.

  10. Bấm phím Del. Phong bì được xóa khỏi tài liệu của bạn.

  11. Lưu mẫu bằng cách nhấp vào công cụ Lưu hoặc bằng cách chọn Lưu từ menu Tệp.

  12. Đóng mẫu.

Bây giờ, vào lần tiếp theo bạn sử dụng tài liệu dựa trên Kiểu thông thường, cài đặt phong bì sẽ phản ánh những cài đặt bạn đã tạo trong các bước này.

Bạn cũng có thể sử dụng giải pháp sử dụng macro để tạo phong bì của mình.

Ví dụ: bạn có thể bắt đầu với một tài liệu trống, mới và tạo một phong bì theo cách bạn muốn. Thêm phong bì này vào tài liệu trống, sau đó lưu nó dưới dạng mẫu sử dụng tên mô tả (chẳng hạn như Envelope.dot). Sau đó, tạo macro sau và gán nó vào nút Thanh công cụ:

Sub DoEnv()

Documents.Add Template:="Envelope", NewTemplate:=False     Selection.EndKey Unit:=wdStory     Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=2     Selection.PasteSpecial DataType:=wdPasteText     Application.PrintOut Range:=wdPrintCurrentPage     ActiveWindow.Close (False)

End Sub

Để in phong bì, hãy đánh dấu địa chỉ trong một lá thư, sau đó nhấp vào nút Thanh công cụ có liên kết với macro này. Macro sẽ sao chép địa chỉ vào Clipboard, dán nó vào vị trí thích hợp trong tài liệu mới dựa trên mẫu Envelope, in phong bì, sau đó đóng tài liệu trên phong bì mà không lưu nó.

Một cách tiếp cận khác là sử dụng macro để thiết lập cài đặt phong bì tiêu chuẩn (có nghĩa là những người bạn muốn sử dụng thường xuyên nhất) cho bạn. Macro sau sẽ thực hiện điều đó:

Sub ToolsEnvelopesAndLabels()

Dim EnvThere As Integer     Dim recipient As String     EnvThere = False     recipient = Selection.Text     On Error Resume Next     If IsError(ActiveDocument.Envelope.Address) Then         ActiveDocument.Envelope.Insert         EnvThere = True     End If     With ActiveDocument.Envelope         .DefaultFaceUp = True         .DefaultOrientation = wdCenterClockwise         .DefaultHeight = CentimetersToPoints(11)

.DefaultWidth = CentimetersToPoints(22)

.AddressFromLeft = CentimetersToPoints(5)

.AddressFromTop = CentimetersToPoints(5)

.ReturnAddressFromLeft = CentimetersToPoints(2)

.ReturnAddressFromTop = CentimetersToPoints(2)

End With     If EnvThere Then         ActiveDocument.Sections(1).Range.Delete     Else         ActiveDocument.Envelope.UpdateDocument     End If     With Application.Dialogs(wdDialogToolsCreateEnvelope)

.ExtractAddress = True         If .AddrText = "" Then             .AddrText = recipient         End If         .Show     End With End Sub

Để sử dụng macro này, trước tiên hãy chọn địa chỉ bạn muốn sử dụng trên phong bì. Macro lấy lựa chọn hiện tại và sử dụng nó làm địa chỉ phong bì nếu chưa có địa chỉ nào khác được xác định. Tiếp theo, hàm IsError xác định xem một phong bì đã tồn tại hay chưa; nếu không, một cái mới sẽ được chèn và EnvThere được thiết lập để yêu cầu chúng tôi xóa nó sau khi chúng tôi đã thay đổi các thuộc tính mặc định. Khi một phong bì tồn tại trong tài liệu, chúng tôi sẽ thay đổi các thuộc tính mặc định của phong bì.

Điều này được thực hiện trong phần With ActiveDocument.Envelope. Bạn có thể tùy chỉnh các thuộc tính này nếu cần hoặc đơn giản là bỏ qua chúng. (Ví dụ này sử dụng hàm CentimetersToPoints để đặt giá trị; bạn có thể sử dụng các hàm khác như InchesToPoints, nếu muốn.) Macro kết thúc bằng cách hiển thị hộp thoại Envelope và Labels để bạn có thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào vào phút cuối trước khi in hoặc tạo phong bì.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1824) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: