Trong nhiều môi trường văn phòng, những người khác nhau có thể sử dụng nhiều phiên bản Word khác nhau để tạo tài liệu của họ. Tại một số thời điểm, bạn có thể muốn biết phiên bản Word nào đã được sử dụng để tạo một tài liệu cụ thể.

Không thể chắc chắn hoàn toàn về phiên bản Word nào đã được sử dụng để tạo tài liệu. Tuy nhiên, có thể xác định phiên bản Word nào được sử dụng lần cuối để sửa đổi tài liệu. Điều này là do mỗi khi tài liệu được lưu, Word (bất kỳ phiên bản nào bạn đang sử dụng) sẽ ghi lại định dạng và một số thông tin nhận dạng được lưu trong tệp.

Mỗi lần tài liệu được sửa đổi và lưu, một loạt dữ liệu sẽ được ghi vào tệp tài liệu thực tế. Dữ liệu chủ yếu bao gồm thông tin nội bộ Word cần khi làm việc với tệp – những thứ như định nghĩa kiểu, macro và toàn bộ gambit của thuộc tính tài liệu. Dữ liệu này cũng bao gồm tên của phiên bản Word cuối cùng để lưu tệp và phiên bản tệp hoặc ‘lớp’.

Hầu hết thông tin này không hiển thị khi tệp được mở trong Word vì Word đọc những gì nó cần biết và chỉ hiển thị nội dung tài liệu trong cửa sổ soạn thảo. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng trình soạn thảo văn bản thuần túy để xem tệp tài liệu và kiểm tra thông tin phiên bản được lưu trữ trong đó.

Trình soạn thảo văn bản mặc định đi kèm với Windows là Notepad. Tuy nhiên, tùy thuộc vào phiên bản Windows của bạn, Notepad không phải là công cụ được lựa chọn để xem một tệp tài liệu lớn. Tại sao? Bởi vì trong một số phiên bản Windows có giới hạn kích thước đối với tài liệu bạn có thể mở trong Notepad. Nếu bạn cố gắng mở một tệp quá lớn, Notepad sẽ sẵn sàng tình nguyện mở tệp đó trong WordPad. Điều này sẽ không tốt cho bạn, vì bạn muốn xem các ký tự ASCII thuần túy trong tệp chứ không phải bản thân tài liệu (đó là cách WordPad sẽ hiển thị nó).

Điều này có nghĩa là nếu bạn đang sử dụng phiên bản Windows có phiên bản Notepad giới hạn, bạn cần một số trình soạn thảo văn bản khác không giới hạn kích thước. Bạn có thể tìm thấy nhiều loại trên Internet, bao gồm TextPad, TextEdit, UltraEdit hoặc NotepadPlus. Bạn có thể cài đặt và sử dụng một trong những chương trình này, sau đó sử dụng nó để mở tài liệu được đề cập. Tuy nhiên, hãy cẩn thận rằng bạn không thực sự thay đổi bất kỳ điều gì trong tệp. Bạn chỉ đang quan sát xung quanh và thay đổi bất kỳ thứ gì (và lưu tệp trong trình soạn thảo văn bản) là một công thức chắc chắn để làm cho tệp không sử dụng được trong Word.

Sau khi mở tệp, hãy nhìn về phía cuối để tìm một số đoạn văn bản ngắn thực sự có thể đọc được. Nếu trình soạn thảo văn bản có tính năng tìm kiếm, thì hãy tìm kiếm “Microsoft Word”. Khu vực bạn đang tìm kiếm nằm trong phần rõ ràng là thuộc tính tài liệu chung (tên mẫu, tác giả, tiêu đề tài liệu, v.v.) và thông tin phiên bản sẽ được hiển thị gần đó. Thông tin này sẽ bao gồm một trong những thông tin sau:

Microsoft Word 6.0 Microsoft Word 95 Microsoft Word 8.0 Microsoft Word 9.0 * Microsoft Word 10.0

Điều này bao gồm các phiên bản từ Word lên đến Word 2002. Nếu tài liệu được lưu trong Word 2003, thì số phiên bản sẽ không được lưu trong tài liệu. Thay vào đó, bạn sẽ tìm thấy văn bản “Microsoft Office Word” và “Tài liệu Microsoft Office Word”.

Các phần có thể đọc được sau này của tệp cũng tiết lộ phiên bản tệp – điều này không nhất thiết phải giống với phiên bản Word vì một số phiên bản Word có thể ghi tệp nhị phân của phiên bản trước đó và cùng một phiên bản tệp được sử dụng cho cả Word 97 và Word 2000. Các phiên bản tệp là:

  • Word.Document.6 (định dạng Word 6)

  • Word.Document.7 (định dạng Word 95)

  • Word.Document.8 (định dạng Word 97 trở lên)

Bây giờ, sau khi đã nói tất cả điều này (đó là một cách tuyệt vời để hiểu thêm một chút về hoạt động bên trong của Word), có một số thứ bạn có thể thử trong chính Word. Nếu bạn đang sử dụng Word 2000 hoặc phiên bản mới hơn, hãy làm theo các bước sau:

  1. Khởi động Word.

  2. Bấm vào công cụ Mở hoặc chọn Mở từ menu Tệp. Word sẽ hiển thị hộp thoại Mở.

  3. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để định vị và chọn tệp được đề cập. (Đừng mở nó; chỉ cần chọn nó.)

  4. Bấm vào mũi tên xuống bên cạnh công cụ Chế độ xem trên thanh công cụ trong hộp thoại Mở. Điều này hiển thị một menu thả xuống nhỏ.

  5. Chọn Thuộc tính từ menu thả xuống.

Nếu bạn đang sử dụng Word 97, các bước chỉ hơi khác một chút.

  1. Khởi động Word.

  2. Bấm vào công cụ Mở hoặc chọn Mở từ menu Tệp. Word sẽ hiển thị hộp thoại Mở.

  3. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để định vị và chọn tệp được đề cập. (Đừng mở nó; chỉ cần chọn nó.)

  4. Nhấp vào công cụ Thuộc tính trên thanh công cụ trong hộp thoại Mở.

Thông tin xuất hiện ở phía bên phải của hộp thoại hiển thị vô số thuộc tính cho tệp tài liệu đã chọn. Một trong những thuộc tính được gọi là Ứng dụng. Điều này liệt kê thông tin phiên bản cho tài liệu – thông tin giống như thông tin bạn đã tìm thấy bằng cách sử dụng trình soạn thảo văn bản trước đó trong mẹo này.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (601) áp dụng cho Microsoft Word 97 và 2000.