Tính năng AutoText trong Word khá hữu ích, vì nó cung cấp một cách nhanh chóng để nhập thông tin phổ biến vào tài liệu của bạn chỉ với một vài lần nhấn phím. Chính xác cách bạn sử dụng Văn bản tự động đã được mô tả trong các vấn đề khác của _WordTips _. Sau khi bạn sử dụng nó một thời gian và sau khi bạn đã tạo một loạt các mục nhập Văn bản tự động, bạn có thể tự hỏi làm thế nào để sao lưu tất cả các mục nhập đó.

Việc sao lưu các mục nhập Văn bản tự động của bạn rất dễ dàng, nếu bạn nhớ nơi lưu trữ các mục nhập đó — trong các mẫu. Mẫu mặc định mà chúng được lưu trữ là mẫu Thường. Bạn có thể, nếu đặc biệt cẩn thận khi xác định các mục nhập Văn bản tự động, lưu trữ chúng trong các mẫu khác nhau, nhưng hầu hết mọi người thì không — chúng chỉ đơn giản là ở vị trí mặc định, nơi chúng có thể được sử dụng với tất cả các tài liệu của bạn.

Khi bạn hiểu rằng các mục nhập Văn bản tự động rất có thể nằm trong mẫu Thông thường, thì bạn chỉ cần sao lưu tệp đó và sao lưu các mục nhập Văn bản tự động của mình. Thay vào đó, nếu bạn có các mục nhập Văn bản tự động được lưu trữ trong các tệp mẫu khác, tất cả những gì bạn cần làm là sao lưu các tệp đó và bạn cũng sẽ được bảo vệ ở mặt trước đó.

Nếu bạn xác định được thư mục lưu trữ mẫu Thường, bạn có thể nhanh chóng tạo “công cụ sao lưu mẫu” của riêng mình. Ngồi xuống với bút chì và giấy, và sử dụng công cụ Tìm kiếm của Windows để tìm mẫu mặc định phù hợp với phiên bản Word của bạn hoặc bất kỳ mẫu nào khác mà bạn đã lưu trữ các mục nhập Văn bản tự động. Khi bạn xác định được vị trí của chúng, hãy viết ra tên đường dẫn đầy đủ. Ví dụ, trên một trong các hệ thống của tôi, tôi đã viết như sau:

C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates\normal.dot

Các mẫu của bạn có thể sẽ ở một nơi khác; đảm bảo bạn viết ra đường dẫn chính xác.

Khi bạn đã có đường dẫn cho tệp mẫu của mình, hãy làm theo các bước sau:

  1. Mở phụ kiện Notepad.

  2. Trong Notepad, gõ lệnh sau, thay thế từ “nguồn”

với đường dẫn đầy đủ đến tệp mẫu của bạn (tệp bạn đã viết ra) và thay thế từ “đích” bằng đường dẫn đầy đủ đến nơi bạn muốn đặt bản sao lưu của mình. Nếu có khoảng trắng trong đường dẫn nguồn hoặc đường dẫn đích của bạn (như trong ví dụ ở trên), hãy đảm bảo rằng bạn có dấu ngoặc kép bao quanh chúng.

  1. Nhấn Enter và nhập một dòng tương tự cho từng mẫu bạn muốn sao lưu.

  2. Lưu tệp Notepad, đặt tên cho nó kết thúc bằng .bat, chẳng hạn như “SaveTemplate.bat”.

  3. Thoát khỏi Notepad.

  4. Nhấp chuột phải vào màn hình của bạn. Windows hiển thị menu Ngữ cảnh mà từ đó bạn nên chọn Mới, rồi chọn Lối tắt. (Những gì bạn thấy tiếp theo phụ thuộc vào phiên bản Windows bạn đang sử dụng.)

  5. Nhấp vào nút Duyệt qua để tìm tệp bạn đã lưu ở bước 4. Đây là chương trình (về mặt kỹ thuật, là “tệp hàng loạt”) mà bạn muốn phím tắt thực thi cho mình.

  6. Hoàn tất việc tạo phím tắt của bạn. Khi hoàn tất, nó sẽ xuất hiện trên màn hình của bạn.

  7. Bấm chuột phải vào lối tắt mới và chọn Thuộc tính từ menu Ngữ cảnh. Windows hiển thị hộp thoại Thuộc tính cho phím tắt. Giao diện chính xác của hộp thoại này — và các tab trong hộp thoại — phụ thuộc vào phiên bản Windows của bạn.

  8. Kiểm tra các tab khác nhau trong hộp thoại cho đến khi bạn tìm thấy danh sách thả xuống Chạy. Thay đổi danh sách thả xuống này để chọn tùy chọn Minimized.

  9. Kiểm tra các tab khác nhau trong hộp thoại cho đến khi bạn tìm thấy hộp kiểm Đóng khi Thoát. (Hộp kiểm này có thể không khả dụng trên một số phiên bản Windows.) Hộp kiểm này nên được chọn.

  10. Đóng hộp thoại Thuộc tính.

Bây giờ bạn có một tệp loạt sẽ đưa ra lệnh cần thiết để sao chép các mẫu bạn đã chỉ định trong bước 2 và 3 mỗi khi bạn nhấp đúp vào phím tắt. Bạn nên đảm bảo rằng bạn chỉ chạy bản sao lưu khi Word không chạy. Điều này là do mọi thay đổi bạn thực hiện đối với các mục nhập Văn bản tự động sẽ không được lưu cho đến khi bạn thoát khỏi Word, vì vậy nếu bạn sao lưu trong khi Word đang chạy, bạn sẽ không lưu bất kỳ thay đổi Văn bản tự động nào được thực hiện trong phiên Word hiện tại.

Cách tiếp cận này để sao lưu tệp (sử dụng tệp hàng loạt) cũng rất hữu ích cho việc sao lưu các tệp khác. Tất cả những gì bạn cần làm là điều chỉnh nguồn và đích trong lệnh sao chép và bạn có thể phát triển một tệp hàng loạt thực hiện chính xác những gì bạn muốn. Về phía đó, bạn có thể muốn tìm hiểu những tệp nào khác mà bạn có thể muốn sao lưu trong Word. Các tài nguyên sau đây, được duy trì tại http://word.mvps.org [Word MVP site], sẽ giúp bạn về vấn đề này:

http://wordmvp.com/FAQs/General/FilesToBackup.htm http://wordmvp.com/FAQs/Customization/WhatTemplatesStore.htm http://wordmvp.com/FAQs/Customization/ExportAutocorrect.htm

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1333) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: