Anthony đã viết về một vấn đề mà anh ấy đang gặp phải khi chỉnh sửa tài liệu. Anh ấy báo cáo rằng anh ấy thường xuyên gặp khó khăn với các phông chữ kỳ lạ hiển thị trong khi chỉnh sửa các tài liệu cũ ban đầu được tạo bằng một mẫu khác. Đôi khi khi xóa văn bản hoặc khó trả về, câu mà anh ta đang thực hiện chuyển sang một phông chữ khác, thường là phông chữ Courier hoặc phông chữ Times New Roman nhỏ hơn.

Có thể có một số nguyên nhân gây ra loại vấn đề này và bạn sẽ không biết nên sử dụng giải pháp nào cho đến khi bạn thu hẹp được vấn đề. Vấn đề phổ biến nhất là do sự hiểu lầm về mối quan hệ giữa các kiểu và định dạng rõ ràng.

Mỗi đoạn trong tài liệu của bạn có một kiểu được gán cho nó. Kiểu này xác định các đặc điểm mặc định của đoạn văn đó, bao gồm cả phông chữ được sử dụng để hiển thị các ký tự trong đoạn văn. Nếu bạn dán văn bản mới vào trong đoạn văn, nó thường áp dụng định dạng của kiểu cơ bản. Nếu bạn không thích định dạng đó, giải pháp là thay đổi phông chữ được liên kết với kiểu.

Để xác định phông chữ được liên kết với kiểu của một đoạn văn cụ thể, chỉ cần chọn đoạn văn đó và nhấn Ctrl + Space Bar. Điều này loại bỏ tất cả các định dạng rõ ràng của các ký tự trong đoạn văn và trả chúng về mặc định của chúng, như được định nghĩa bởi kiểu đoạn văn bản bên dưới. Nếu bạn muốn phông chữ khác đi (và do đó có ít vấn đề nhất khi cắt và dán văn bản), thì hãy thay đổi phông chữ theo kiểu được sử dụng, không thay đổi phông chữ rõ ràng bằng cách sử dụng các công cụ hoặc menu.

Vấn đề về các phông chữ kỳ lạ cũng xuất hiện nếu bạn sao chép văn bản từ tài liệu này sang tài liệu khác. Khi bạn chọn toàn bộ đoạn văn để sao chép, các kiểu được gán cho các đoạn văn đó cũng được sao chép. Khi bạn dán các đoạn văn đó vào tài liệu đích, nếu tài liệu đó đã có các kiểu cùng tên với các đoạn bạn đang sao chép, thì văn bản được dán sẽ không giữ lại định dạng được sử dụng trong tài liệu cũ.

Thay vào đó, nó sẽ áp dụng định dạng được chỉ định cho kiểu trong tài liệu đích và thay đổi này có thể khiến văn bản được dán trông khác so với trong tài liệu gốc. Tuy nhiên, nếu tài liệu đích không có cùng kiểu với kiểu được sử dụng trong các đoạn bạn đang sao chép, thì kiểu được sao chép cùng với các đoạn vào tài liệu mới.

Một cách để giải quyết vấn đề này là không bao giờ dán thẳng vào tài liệu mới. Thay vào đó, hãy sử dụng Dán đặc biệt và chọn dán Văn bản chưa được định dạng. Điều này khiến Word bỏ qua các kiểu đã được sao chép với các đoạn từ tài liệu gốc và thay vào đó chỉ sử dụng các kiểu trong tài liệu đích.

Một điều khác cần chú ý là thay thế phông chữ. Nếu tài liệu bạn đang chỉnh sửa được tạo trên một hệ thống khác từ lâu, có thể hệ thống gốc đã được cài đặt phông chữ mà bạn không có trên hệ thống của mình. Nếu bạn mở tài liệu sử dụng phông chữ bạn chưa cài đặt, Word sẽ thay thế một phông chữ có sẵn cho phông chữ bị thiếu. Điều này có thể khiến văn bản của bạn trông hài hước và có dòng chảy khác với bạn mong đợi. Giải pháp là cài đặt phông chữ bị thiếu hoặc thay đổi kiểu được sử dụng trong tài liệu để chúng sử dụng phông chữ bạn đã cài đặt.

Cuối cùng, một lời khuyên: Nếu bạn chỉnh sửa nhiều, hãy cấu hình Word để nó hiển thị các ký tự không in được. Chọn công cụ | Tùy chọn để hiển thị hộp thoại Tùy chọn và đảm bảo rằng tab Xem được chọn.

Lưu ý rằng có một phần trên hộp thoại được gọi là Ký tự không in hoặc Dấu định dạng, tùy thuộc vào phiên bản Word của bạn. Phần này có sáu hộp kiểm khác nhau. Bạn có thể chọn hộp kiểm Tất cả, nếu muốn, nhưng tối thiểu bạn nên chọn các hộp kiểm Ký tự tab, Dấu cách, Dấu đoạn và Văn bản ẩn.

Khi bạn nhấp vào OK, bạn nhận thấy rằng tài liệu của bạn trông rất lạ — có rất nhiều vết trên tài liệu mà trước đây không có. Một khi bạn vượt qua được tình trạng mất phương hướng ban đầu khi nhìn thấy những vết thường không nhìn thấy này, bạn sẽ thấy chúng vô giá trong cả chỉnh sửa và định dạng.

Khi chỉnh sửa, bạn trở nên chính xác hơn về những gì bạn đang sao chép và dán, vì bây giờ bạn có thể thấy chính xác những ký tự nào đang được đưa vào chỉnh sửa của mình. Bạn cũng có thể xem vị trí của các khoảng trắng thừa và các ký tự tab không mong muốn để có thể chỉnh sửa chúng một cách dễ dàng.

Khi định dạng, bạn có thể đảm bảo rằng bạn chọn chính xác các ký tự bạn muốn định dạng. Điều này cải thiện độ chính xác của bạn và giúp bạn có được chính xác giao diện như mong muốn. Ngoài ra, bạn sẽ ít có khả năng bao gồm hoặc loại trừ dấu đoạn trong định dạng của mình. (Bao gồm hoặc loại trừ dấu đoạn, tùy từng trường hợp, có các ảnh hưởng khác nhau đến việc định dạng và chỉnh sửa, vì vấn đề đó.)

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (3505) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.