Khi bạn xác định định dạng cho một đoạn văn (chẳng hạn như tiêu đề), bạn có thể hướng dẫn Word thêm khoảng trắng trước đoạn văn. Điều này thường hữu ích trong bố cục trang để phân tách các phần của tài liệu với nhau một cách trực quan. Nếu đoạn văn được định dạng có thêm khoảng trắng trước khi nó nằm ở đầu trang, Word đôi khi sẽ loại bỏ khoảng trống thừa và đôi khi không.

Để hiểu khi nào Word thực hiện và không xóa khoảng trắng, sẽ rất hữu ích nếu bạn hiểu lý do mà một đoạn văn có thể được đặt ở đầu trang. Về cơ bản có bảy cách:

  1. Đoạn văn nằm ở phần đầu của tài liệu.

  2. Đoạn văn tự nhiên nằm ở đầu trang dựa trên dòng văn bản không bị hạn chế.

  3. Đoạn văn có bộ thuộc tính “keep with next” và cài đặt đó khiến đoạn văn xuất hiện ở đầu trang.

  4. Đoạn văn có bộ thuộc tính “ngắt trang trước”, thuộc tính này buộc đoạn văn phải bắt đầu ở đầu trang mới.

  5. Trước đoạn văn bằng dấu ngắt phần.

  6. Trước đoạn văn bằng cách ngắt trang thủ công.

  7. Trước đoạn văn bằng cách ngắt cột thủ công.

Trong các trường hợp bình thường, Word duy trì bất kỳ khoảng trắng nào trước đoạn văn, ngoại trừ hai trường hợp: nếu đoạn văn tự nhiên rơi xuống đầu trang (số 2 ở trên) hoặc nếu “giữ với tiếp theo”

thuộc tính được thiết lập (số 3 ở trên).

Tuy nhiên, để làm phức tạp vấn đề, Word cho phép bạn định cấu hình “tùy chọn tương thích” để sửa đổi cách hiển thị tài liệu trên màn hình. Thoạt nhìn, có hai tùy chọn như vậy sẽ ảnh hưởng đến cách các đoạn văn được hiển thị ở đầu trang. Bạn có thể tìm thấy các tùy chọn này bằng cách làm theo hai bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Tương thích được chọn. (Xem Hình 1.)

Nếu bạn cuộn qua danh sách các tùy chọn trên tab, bạn sẽ thấy hai tùy chọn được quan tâm. Đầu tiên được gọi là “Loại bỏ khoảng cách dòng thừa ở đầu trang,” và thứ hai được gọi là “Ngăn chặn khoảng trống trước khi trang cứng hoặc ngắt cột.” Các tùy chọn tương thích này có sẵn trong Word 2000, Word 2002 và Word 2003.

Tùy chọn đầu tiên, mặc dù nó đề cập đến khoảng cách ở đầu trang, không ảnh hưởng gì đến việc Word có chiếm không gian trước một đoạn đầu trang hay không. Lý do là trong chính từ ngữ của tùy chọn, điều này cho bạn biết rằng nó chỉ ảnh hưởng đến khoảng cách dòng chứ không ảnh hưởng đến khoảng trắng trước đoạn văn.

Tùy chọn khác, “Ngăn chặn khoảng trống trước khi trang cứng hoặc ngắt cột”, chỉ thay đổi việc Word có hiển thị khoảng trắng trước các đoạn đầu trang trong trường hợp 6 và 7 ở trên hay không. Do đó, ngay cả khi bật tùy chọn này, Word sẽ luôn hiển thị khoảng trắng trước một đoạn văn khi đoạn văn đó ở đầu tài liệu (ví dụ 1 ở trên), khi nó có bộ thuộc tính “ngắt trang trước” (ví dụ 4), hoặc khi đoạn văn sau dấu ngắt đoạn (ví dụ 5).

Điểm mấu chốt là chỉ có một cách để đảm bảo rằng Word không hiển thị khoảng trắng trước một đoạn văn xuất hiện ở đầu trang: định dạng đoạn văn để nó không có khoảng trắng trước đoạn văn đó. Bạn có thể định dạng đoạn văn theo cách thủ công hoặc bạn có thể xác định một kiểu mới, không có khoảng trắng trước đó, có thể được áp dụng cho các đoạn đầu trang. Tuy nhiên, hạn chế của cách tiếp cận như vậy là nếu bạn thực hiện các chỉnh sửa đối với tài liệu và đoạn văn được định dạng đặc biệt không còn xuất hiện ở đầu trang, bạn sẽ cần phải sửa định dạng cho đoạn văn để khoảng trống thích hợp xuất hiện trước nó. .

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1581) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: