Có nhiều khi bạn đang tập hợp một tài liệu lại với nhau mà bạn cần phải đảm bảo rằng một số tài liệu tham khảo nhất định. Ví dụ, bạn có thể cần tham chiếu đến một dung sai cụ thể trên một bộ phận của máy móc và bắt buộc các tham chiếu phải chính xác và chính xác trong toàn bộ tài liệu.

Có một số cách bạn có thể xử lý tình huống này bằng Word. Một cách hữu ích để làm điều đó là sử dụng tính năng Văn bản tự động trong Word. Khi bạn lần đầu tiên sử dụng giá trị hoặc văn bản của mình, hãy gán nó vào mục nhập Văn bản tự động. (Chính xác cách bạn tạo mục nhập Văn bản tự động sẽ được thảo luận trong các vấn đề khác của _WordTips _.) Ví dụ: bạn có thể gán 45.000 cho tên Văn bản tự động n45. Sau đó, bất cứ khi nào bạn gõ n45, bạn có thể nhấn F3 và tên được mở rộng thành số đầy đủ. Để cung cấp tính linh hoạt cao hơn nữa, bạn có thể bỏ qua phương pháp F3 và làm theo các bước sau:

  1. Ở phiên bản đầu tiên của tham chiếu, hãy xác định giá trị Văn bản tự động như bạn thường làm.

  2. Tại điểm tiếp theo mà bạn cần cùng một giá trị hoặc văn bản, hãy chèn một trường bằng cách nhấn Ctrl + F9.

  3. Trong trường này, nhập AUTOTEXT _ [name] _, trong đó _ [name] _ là tên của mục nhập AutoText mà bạn đã xác định ở bước 1.

  4. Lặp lại bước 2 và 3 cho mỗi lần xuất hiện giá trị hoặc văn bản.

Đây rõ ràng là công việc nhiều hơn một chút so với việc chỉ đơn giản là nhấn F3 để mở rộng mục nhập Văn bản tự động. Ưu điểm của việc sử dụng AutoText theo cách này là nó có thể được cập nhật dễ dàng. Chỉ cần thay đổi mục nhập Văn bản tự động, cập nhật các trường của bạn và tất cả các trường hợp được tự động thay đổi trong toàn bộ tài liệu. Nếu bạn sử dụng phương pháp F3, mục nhập Văn bản tự động của bạn không thể được cập nhật tự động.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1532) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.