Russ làm việc với các tài liệu yêu cầu tạo Bảng các quyền. Khi chuẩn bị một Bảng quyền hạn, khi bạn đánh dấu từng trích dẫn trong tài liệu của mình bằng Alt + Shift + I, Word sẽ chèn mã trường TA kết quả vào cuối trích dẫn chứ không phải đầu.

Vì vị trí của mỗi mã trường TA xác định số trang xuất hiện trong Bảng các quyền, bất kỳ trích dẫn nào bắt đầu trên một trang và kết thúc ở trang tiếp theo đều có số trang thứ hai trong bảng. Russ lưu ý rằng điều này không chính xác, vì số trang nơi trích dẫn bắt đầu là số trang sẽ xuất hiện trong TOA. Anh ấy di chuyển thủ công từng mã trường TA đến đầu mỗi trích dẫn khi anh ấy đánh dấu nó, nhưng sẽ rất tuyệt nếu không phải làm điều này. Russ tự hỏi liệu có cách nào để yêu cầu Word đặt mã trường TA ở đầu trích dẫn khi chúng được đánh dấu hay không.

Trên thực tế, các phiên bản Word hiện đại sẽ làm được nhiều việc hơn là chỉ tham chiếu số trang nơi đặt trường TA. Nếu bạn chọn toàn bộ nội dung của trích dẫn trước khi thêm trường TA bằng cách sử dụng Alt + Shift + I, thì Bảng quyền hạn sẽ tham chiếu đến phạm vi trang nếu trích dẫn bị ngắt trên hai trang. Nói cách khác, nó sẽ nói một cái gì đó giống như 14-15 nếu trích dẫn kéo dài ranh giới giữa trang 14 và 15.

Nếu bạn chỉ muốn có số trang bắt đầu, có một số điều có thể thử. Đầu tiên, bạn có thể thay đổi cách bạn thêm trường TA vào các trích dẫn của mình. Thay vì sử dụng Alt + Shift + I, hãy dán trường TA của bạn vào nơi bạn muốn. Ví dụ: giả sử bạn có trường TA chính xác được thiết lập ở đầu trích dẫn. Chọn trường và sao chép nó vào Clipboard (Ctrl + C). Bây giờ, định vị điểm chèn ở đầu phiên bản tiếp theo của trích dẫn này và nhấn Ctrl + V để dán trường vào vị trí thích hợp. Nhấn Ctrl + V cũng dễ dàng như nhấn Alt + Shift + I và bạn kết thúc trường TA ở vị trí thích hợp.

Một điều khác bạn có thể thử phải làm với định dạng đoạn văn. Nếu các đoạn văn trong tài liệu của bạn không quá dài, bạn có thể đặt định dạng cho kiểu được sử dụng cho các đoạn văn để một đoạn văn không bị cắt ngang các trang. (Bạn muốn đặt thuộc tính Keep Lines Together cho kiểu.) Bằng cách này, không có đoạn nào đi qua ranh giới trang và bạn sẽ luôn luôn có các trường TA của mình trên trang thích hợp.

Bạn cũng có thể nhận thấy rằng một trong những công tắc tùy chọn cho trường TA là công tắc \ r. Việc chuyển đổi này khiến trường tham chiếu đến một dấu trang làm nguồn của số trang được sử dụng. Bạn có thể sử dụng công tắc \ r này như một giải pháp tiềm năng, nhưng các bước bạn thực hiện có thể khó khăn như di chuyển trường TA theo cách thủ công. Bạn sẽ sử dụng nút chuyển \ r như thế nào? Nếu bạn đặt dấu trang ở đầu trích dẫn, bạn có thể tham chiếu dấu trang trong công tắc \ r. Kết quả là bất kể trường TA được đặt ở đâu, nó luôn đề cập đến vị trí của đánh dấu cho số trang và đánh dấu đó nằm ở đầu trích dẫn.

Tất nhiên, điều làm cho phương pháp này trở nên khó khăn là công tắc \ r phải được thêm vào trường TA theo cách thủ công và bạn cần thêm dấu trang mà công tắc tham chiếu. (Thấy chưa — tôi đã nói với bạn điều này có thể gây đau đớn.)

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (580) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: