Keith đã viết về một vấn đề mà anh ấy đang gặp phải trong công ty của mình. Có vẻ như khi anh định dạng danh sách được đánh số trong một tài liệu, những danh sách đó không phải lúc nào cũng giống nhau khi tài liệu được mở trên hệ thống của người khác.

Những gì Keith đang gặp phải là điều gì đó dường như là một hạn chế của Word — khi bạn sử dụng các công cụ đánh số tích hợp sẵn (như công cụ trên thanh công cụ hoặc các lựa chọn trong Định dạng | Dấu đầu dòng và Đánh số), bạn đang thiết lập một sơ đồ đánh số có thể chỉ hoạt động trên hệ thống của bạn và không ai khác.

Lý do tôi nói “may” là vì thiết lập đánh số theo cách này không phải là “tĩnh”. Nếu bạn nhấp vào công cụ Đánh số hoặc chọn một tùy chọn trong Định dạng | Bullets and Numbering, bạn không làm gì khác ngoài việc nói “sử dụng mục thư viện này để hiển thị số của tôi.” (Thư viện là các tùy chọn được trình bày trên tab Đánh số của hộp thoại Dấu đầu dòng và Đánh số.

Có bảy tùy chọn trong thư viện.)

Nếu bạn mở cùng một tài liệu trên máy của một người khác và họ đã tùy chỉnh sơ đồ đánh số trong thư viện của họ, thì việc đánh số trong tài liệu của bạn sẽ khác trên hệ thống của họ. Nếu bạn mở cùng một tài liệu trên hệ thống của mình sau khi bạn đã thay đổi định dạng trong thư viện, tài liệu đó cũng có thể trông khác trên hệ thống của bạn.

Vì các công cụ đánh số tích hợp không cung cấp kết quả đáng tin cậy, hầu hết người dùng Word lâu năm đều né tránh sử dụng chúng. (Đó là một cách nói lịch sự rằng họ tránh chúng như bệnh dịch.) Thay vào đó, họ đánh số theo cách thủ công hoặc sử dụng một trong các trường đánh số của Word để tạo số của chúng. Ví dụ, trường SEQ có lẽ là trường được sử dụng phổ biến nhất để đánh số. Nó rất dễ sử dụng, như đã được mô tả trong các số báo khác của WordTips, _ và nó loại bỏ hầu hết các vấn đề về đánh số trong Word. Các trường khác (cũng được mô tả trong các vấn đề khác của _WordTips) bao gồm LISTNUM, AUTONUM, AUTONUMLGL và AUTONUMOUT.

Khi bạn biết cách sử dụng các trường, việc triển khai chúng trong tài liệu của bạn sẽ mang lại kết quả tốt hơn nhiều so với những gì bạn có thể nhận được với các công cụ đánh số tự động của Word.

Các loại ý tưởng tương tự cũng áp dụng cho việc đánh số đề cương và tiêu đề — tránh sử dụng các công cụ tích hợp sẵn. Nếu bạn cần tạo các tiêu đề được đánh số hoặc các dàn bài được đánh số, có một tài nguyên tuyệt vời trên trang web của Shauna Kelly về chủ đề này:

http://www.shaunakelly.com/word/numbering/OutlineNumbering.html

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (310) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: