Bạn có thể nhận thấy rằng nếu bạn làm toán bảng trong bảng Word, một số câu trả lời của bạn có thể không chính xác như những gì bạn mong đợi. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng hàm = SUM (ABOVE) trong một ô của bảng để cộng các giá trị trong bảng với nhau, thì hàm sẽ thêm bất kỳ giá trị số nào vào bất kỳ ô nào. Do đó, nếu các tiêu đề của bạn có văn bản, chẳng hạn như Phần tư 1, Phần tư 2, v.v., hàm sẽ kéo các giá trị 1 và 2 ra khỏi các ô và thêm chúng vào tổng số của bạn.

Có một số cách xung quanh vấn đề này. Đầu tiên là sử dụng một phạm vi cụ thể trong hàm SUM thay vì thuộc tính ABOVE. Hạn chế duy nhất là nếu bạn chỉnh sửa bảng, nó có thể làm mất tính toán SUM của bạn. Do đó, nếu bạn thêm hoặc xóa các hàng khỏi bảng của mình một cách thường xuyên, bạn sẽ cần phải kiểm tra phạm vi SUM nhiều lần để đảm bảo rằng nó luôn hoạt động trên phạm vi ô thích hợp.

Một cách tiếp cận có liên quan là làm cho trường tổng hợp của bạn phức tạp hơn một chút — chỉ cần trừ hàng đầu tiên khỏi tổng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng trường sau trong ô mà bạn muốn tổng số xuất hiện:

{ =SUM(ABOVE) – A1 }

Cách tiếp cận công thức này là một cách đơn giản để đảm bảo rằng bạn bù đắp cho “trục trặc” đã biết trong cách Word áp dụng thuộc tính ABOVE.

Một tùy chọn khác là viết ra các số trong các ô bạn không muốn thêm vào. Điều này sẽ yêu cầu sử dụng các tiêu đề như Phần tư một và Phần tư hai, thay vì Phần tư 1 và Phần tư 2. Bạn cũng có thể sử dụng chữ số La Mã, chẳng hạn như Phần tư I và Quý II. Đối với nhiều mục đích, các cách tiếp cận có thể không được chấp nhận.

Vẫn còn một giải pháp khác là chèn một hàng trống giữa các tiêu đề và nội dung bảng của bạn. Hàm = SUM (ABOVE) ngừng thêm khi nó đạt đến một hàng trống. Nếu bạn không muốn xuất hiện một hàng trống, thì bạn luôn có thể định dạng chiều cao của hàng thành một giá trị rất nhỏ, chẳng hạn như một điểm. (Một điểm là giá trị nhỏ nhất mà bạn có thể sử dụng cho chiều cao của hàng.) Nếu các đường viền bảng bị tắt, một hàng nhỏ này sẽ không hiển thị.

Một biến thể của cách tiếp cận này là chia bảng của bạn thành hai: bảng đầu tiên sẽ chỉ là tiêu đề của bạn, trong khi phần nội dung sẽ nằm trong bảng tiếp theo. Sau đó, định dạng đoạn văn xen kẽ sao cho nó rất nhỏ (một lần nữa, 1 điểm là tốt) hoặc chỉ cần định dạng đoạn văn dưới dạng văn bản ẩn và đảm bảo văn bản ẩn không in trên bản in của bạn. Kết quả là hai bảng in gần nhau đến mức chúng trông giống như một. Hạn chế là nếu bạn cần thay đổi độ rộng cột của bảng sau đó, bạn phải thực hiện điều đó cho từng bảng một cách độc lập.

Có lẽ một trong những cách giải quyết thú vị nhất là thay thế khoảng trắng ngay trước số trong tiêu đề bằng một ký hiệu khác trông giống như khoảng trắng, nhưng điều này khiến Word bỏ qua các số theo sau nó.

Hãy thử cách sau:

  1. Chọn khoảng trống trong tiêu đề, ngay trước số quý.

  2. Chọn Biểu tượng từ menu Chèn. Word hiển thị hộp thoại Biểu tượng.

  3. Đảm bảo rằng phông chữ Ký hiệu được chọn.

  4. Bấm đúp vào ký tự đầu tiên trong bảng phông chữ. Nó trông giống như một trống. Word thay thế khoảng trống bạn đã chọn ở bước 1 bằng ký tự.

  5. Nhấp vào Đóng.

  6. Tính toán lại các tổng trong cột.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1398) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.