Bạn có bao giờ nhận được thông báo lỗi khó hiểu khi cố in tài liệu không? Điều này có thể gây khó chịu, đặc biệt nếu bạn chỉ cố in một tài liệu nhỏ và thông báo lỗi không có ý nghĩa.

Có bất kỳ lý do nào khiến lỗi có thể xuất hiện khi in và bất kỳ điều gì bạn có thể kiểm tra để loại bỏ vấn đề. Một điều cần kiểm tra là tài nguyên hệ thống có sẵn khi xảy ra lỗi in. Tài nguyên hệ thống có thể được cấp phát và không được giải phóng bởi một chương trình có lỗi — ngay cả khi chương trình không còn chạy nữa! Một cách để kiểm tra loại vấn đề này là khởi động lại hệ thống của bạn và ngay lập tức thử in tài liệu. Nếu nó in mà không có vấn đề, thì tài nguyên hệ thống thấp có thể là thủ phạm.

Bất kỳ ai từng gặp sự cố máy in trong hệ thống Windows trước đây đều biết rằng điều đầu tiên cần kiểm tra là đảm bảo bạn đã cài đặt trình điều khiển máy in mới nhất và tốt nhất. Bạn có thể xác minh điều này bằng cách truy cập nhanh vào trang Web của nhà sản xuất máy in. Bạn cũng nên đảm bảo rằng hộp thoại Thuộc tính máy in (phản ánh cài đặt được áp dụng cho trình điều khiển máy in) có cài đặt phù hợp với khả năng thực của máy in của bạn. Ví dụ: bạn phải luôn đảm bảo rằng cài đặt bộ nhớ máy in trong hộp thoại Thuộc tính khớp với dung lượng bộ nhớ thực mà bạn đã cài đặt trong máy in của mình.

Cũng có thể là đồ họa trong tài liệu đang gây ra sự cố. Điều này có thể đúng nếu có một số lượng lớn các đồ họa được liên kết hoặc phức tạp. (Nếu đồ họa được liên kết, chúng sẽ không đóng góp vào kích thước tài liệu lớn hơn vì chỉ một liên kết được lưu, nhưng chúng sẽ ảnh hưởng đến kích thước của tệp được gửi đến máy in.) Để kiểm tra điều này, hãy tắt tính năng in đồ họa và cố gắng in tài liệu. Bạn có thể tắt tính năng in đồ họa bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab In được chọn. (Xem Hình 1.)

  3. Đảm bảo hộp kiểm Đối tượng Vẽ được xóa.

  4. Đảm bảo rằng hộp kiểm Đầu ra Bản nháp được chọn.

  5. Nhấp vào OK.

Vấn đề cũng có thể nằm trong thư mục tạm thời được sử dụng bởi Word. Ví dụ: nếu các tệp tạm thời được lưu trữ trong C: \ TEMP trên hệ thống của bạn, bạn nên thoát tất cả các chương trình và kiểm tra nội dung của thư mục. Thư mục rất dễ “lấp đầy” các tệp tạm thời cũ không còn cần thiết. Chọn các tệp và xóa chúng, do đó giải phóng một lượng lớn dung lượng ổ đĩa trên hệ thống của bạn. Điều này có thể giúp giải quyết một số vấn đề in ấn.

Nếu sự cố in xảy ra với một tài liệu, thì có thể do chính tài liệu đó bị hỏng. Vì tài liệu bị hư hỏng vốn dĩ không ổn định, chúng có thể gây ra các thông báo lỗi không liên quan đến vấn đề thực sự. Trong trường hợp này, bạn cần khôi phục dữ liệu trong tài liệu tốt nhất có thể và loại bỏ tài liệu vi phạm. Bạn có thể tìm thấy một số trợ giúp trong lĩnh vực này từ một vài bài báo trong Cơ sở Kiến thức khác nhau:

Word 97: http://support.microsoft.com/kb/87856 Word 2000, 2002 và 2003: http://support.microsoft.com/kb/826864

Cũng có thể (nhưng không thể xảy ra) trên một số hệ thống, bộ đệm in đôi khi có thể bị hỏng. Để khắc phục điều này, bạn cần đặt Windows Explorer thành Show All Files để bạn có thể tìm thấy thư mục spool (thư mục spool có bộ thuộc tính Hidden). Thư mục ở …​ \ Windows \ spool. Đảm bảo rằng tất cả các ứng dụng đã được đóng, tìm thư mục cuộn trong cửa sổ Explorer, để nguyên thư mục nhưng xóa mọi thứ trong đó, sau đó khởi động lại hệ thống của bạn. Trong lần tiếp theo bạn cố gắng in, Windows sẽ xây dựng lại nội dung mà nó cần.

Microsoft cũng thừa nhận sự cố với Word 97 gây ra lỗi máy in (trong số những thứ khác). Như đã lưu ý trong bài viết 163255 của Cơ sở Kiến thức, sự cố xảy ra khi các phần và các phần của Word vẫn còn trong bộ nhớ ngay cả sau khi thoát khỏi chương trình. Khi bạn khởi động lại Word sau đó, các phần cũ vẫn còn đó và có thể gây ra sự tàn phá. Để kiểm tra xem đây có phải là nguyên nhân hay không, hãy thoát khỏi Word và xem Trình quản lý tác vụ. Nếu bạn thấy các quy trình trong bộ nhớ thuộc về Word, hãy chấm dứt chúng. Sự cố nên được khắc phục. (Bạn có thể tìm thêm thông tin về lỗi này trong bài viết trong Cơ sở Kiến thức.)

Nếu bạn vẫn gặp sự cố, bạn có thể kiểm tra một điều khác. Nếu phiên bản Word bạn đang sử dụng là bản nâng cấp, có thể vẫn còn sót lại của Word cũ trôi nổi trong hệ thống của bạn.

Một cách tiềm năng để giải quyết vấn đề này là xóa khóa HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 9.0 \ Word \ Data Registry.

(Bạn nên thay thế 9.0 bằng số phiên bản Word không còn trên hệ thống của bạn.) Việc xóa khóa này là cần thiết do khóa Dữ liệu bị hỏng có thể dẫn đến hành vi “lạ” trong Word — ngay cả hành vi có vẻ không liên quan đối với khóa đăng ký như vậy.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (836) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: