Một trong những cách bạn có thể kiểm soát luồng văn bản trong tài liệu của mình là chèn các kiểu ngắt khác nhau trong văn bản của bạn. Word hỗ trợ ba kiểu ngắt chung: ngắt cột, trang và ngắt phần. Dấu ngắt hoạt động tốt, nhưng bạn có thể gặp sự cố khi sử dụng dấu ngắt với các đoạn được tô bóng. Để xem sự cố, hãy thử như sau:

  1. Ở đầu bất kỳ đoạn nào trong tài liệu của bạn (ngoại trừ đoạn đầu tiên), hãy chèn dấu ngắt trang.

  2. Chọn toàn bộ đoạn văn, bao gồm cả điểm đánh dấu đoạn văn ở cuối đoạn văn.

  3. Chọn Viền và Tô bóng từ menu Định dạng. Word sẽ hiển thị hộp thoại Borders and Shading.

  4. Đảm bảo rằng tab Shading được chọn. (Xem Hình 1.)

  5. Chọn một bóng đổ hoặc chọn tỷ lệ phần trăm bằng cách sử dụng danh sách Kiểu thả xuống.

  6. Nhấp vào OK.

Nếu bạn kiểm tra tài liệu ở chế độ Xem trước khi in (hoặc thậm chí in ra một bản sao), bạn sẽ nhận thấy rằng Word đặt thêm một dòng tô bóng ở cuối trang trước dấu ngắt, cũng như tô bóng đoạn văn ở đầu trang mới. trang.

Lý do mà Word thực hiện điều này rất đơn giản: bạn đã hướng dẫn nó. Khi bạn chèn dấu ngắt trang (bước 1), dấu ngắt trang trở thành ký tự đầu tiên của đoạn bạn đã chọn. Khi bạn tô bóng đoạn văn (từ bước 2 đến bước 6), toàn bộ nội dung sẽ được tô bóng — kể cả ngắt trang. Khi Word sau đó đặt các trang của bạn lại với nhau, dấu ngắt trang được tô bóng vẫn ở trang trước và văn bản được tô bóng sau dấu ngắt trang bắt đầu ở đầu trang tiếp theo.

Điều thú vị là Word chỉ hoạt động theo cách này nếu bạn đang sử dụng ngắt trang hoặc ngắt cột. (Dấu ngắt cột tương đương với ngắt trang nếu bạn đang sử dụng bố cục một cột trong tài liệu của mình.) Nếu bạn sử dụng dấu ngắt phần, dấu ngắt sẽ được tô bóng trên màn hình, nhưng không dẫn đến thêm dòng tô bóng trong In Xem trước hoặc trên bản in.

Làm thế nào để bạn khắc phục hành vi này với ngắt trang và ngắt cột?

Có hai cách. Đầu tiên (và đơn giản nhất) là không đặt bất kỳ dấu ngắt nào trong các đoạn văn sẽ được tô bóng. Nếu bạn phải bắt đầu một đoạn tô bóng ở đầu trang mới, bạn có thể sử dụng dấu ngắt phần hoặc bạn có thể làm theo các bước sau:

  1. Làm bóng đoạn văn như mong muốn.

  2. Với điểm chèn trong đoạn, hãy chọn tùy chọn Đoạn từ menu Định dạng. Word sẽ hiển thị hộp thoại Đoạn văn.

  3. Đảm bảo rằng tab Ngắt dòng và Ngắt trang được chọn. (Xem Hình 2.)

  4. Chọn hộp kiểm Ngắt Trang Trước.

  5. Nhấp vào OK.

Bây giờ bóng vẫn nằm trên cùng một trang với chính đoạn văn. Điều này xảy ra vì không còn ký tự ngắt trang được tô bóng, vẫn còn ở trang trước, ở đầu đoạn.

Nếu bạn phải sử dụng ngắt trang thủ công hoặc ngắt cột, thì cách khác để loại bỏ bóng trên trang trước là chỉ tô bóng các ký tự của đoạn văn, không phải toàn bộ đoạn văn. Ví dụ: chọn mọi thứ sau khi ngắt, nhưng không bao gồm, đánh dấu đoạn văn ở cuối đoạn. Khi bạn tô bóng các ký tự này, không có gì được tô bóng hiển thị trên trang trước. (Nếu bạn chọn điểm đánh dấu đoạn văn hoặc ký tự ngắt, Word sẽ tự động áp dụng tô bóng cho toàn bộ đoạn văn, do đó đánh bại ý định của bạn.)

Nếu bạn thử các cách giải quyết này và Word vẫn đặt một dòng tô bóng có thể in được ở nơi bạn cảm thấy không nên, thì có thể bạn gặp sự cố với trình điều khiển máy in của mình. Để khám phá xem có đúng như vậy không, hãy thử in tài liệu trên một máy tính khác được gắn với một loại máy in khác. Nếu nó in tốt, thì bạn nên truy cập trang Web của nhà sản xuất máy in để tải xuống trình điều khiển máy in mới nhất và tốt nhất mà họ có.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1586) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003.