Dave đang gặp sự cố với việc thay thế bằng Văn bản tự động. Anh ta đã xác định một loạt các mục nhập Văn bản tự động mà anh ta sử dụng cho một số thuật ngữ phổ biến.

Ví dụ: anh ta đã thiết lập một mục nhập Văn bản tự động để gov được thay thế bằng thống đốc và một mục khác để thay thế ctte bằng ủy ban. Dave sử dụng chúng bằng cách chỉ cần gõ phiên bản rút gọn (gov hoặc ctte) và nhấn F3 để thay thế.

Khi Dave muốn nhập các phiên bản số nhiều của các từ của mình (thống đốc hoặc ủy ban), anh ta nhập phiên bản rút gọn (gov hoặc ctte), nhấn F3, rồi nhập chữ s. Một vấn đề nảy sinh khi thực hiện việc này, vì đôi khi có thêm một khoảng trống được thêm vào sau khi thay thế Văn bản tự động, như vậy anh ta kết thúc bằng “ban s” thay vì “ủy ban”.

Vấn đề này có thể bắt nguồn từ cách các mục nhập Văn bản tự động được xác định lần đầu tiên. Không có gì lạ khi chọn một từ (hoặc các từ) và sau đó nhấn Alt + F3 để xác định mục nhập Văn bản tự động. Nếu không cẩn thận, bạn có thể chọn một dấu cách ở cuối với từ hoặc các từ, và sau đó dấu cách ở cuối này trở thành một phần của định nghĩa Văn bản tự động. Điều này có thể xảy ra nếu bạn bấm đúp vào một từ và sau đó (nếu bạn muốn chọn nhiều từ) kéo chuột; Word sẽ tự động chọn bất kỳ khoảng trắng nào ở cuối khi chọn theo cách này.

Giải pháp là đặt điểm chèn trước từ hoặc các từ bạn muốn chọn và sau đó giữ phím Shift khi bạn sử dụng các phím mũi tên để chọn chính xác những gì bạn muốn, không có dấu cách ở cuối.

Sau đó, bạn có thể gán điều này cho mục nhập Văn bản tự động và bạn sẽ không gặp phải vấn đề về khoảng trắng thừa trong khi thay thế.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (309) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: