Các vấn đề về phông chữ, khi nói đến Word, luôn luôn thú vị. Phông chữ được sử dụng trong Word là những phông chữ được cài đặt trong Windows. Khi bạn cài đặt Windows lần đầu tiên, hệ thống chỉ có một số phông chữ giới hạn. Khi bạn cài đặt phần mềm khác, các phông chữ khác sẽ được thêm vào Windows và những phông chữ đó sẽ tự động có sẵn cho Word. Vấn đề là theo thời gian, mỗi hệ thống sẽ có sẵn các phông chữ khác nhau trên đó.

Điều này là do các phần mềm khác nhau được cài đặt trên mỗi hệ thống và mỗi phần mềm có bộ phông chữ riêng.

Một vấn đề thực sự nảy sinh khi bạn tạo tài liệu Word trên một hệ thống, sử dụng các phông chữ có sẵn trên hệ thống đó, sau đó chuyển tài liệu sang một hệ thống khác. Khi bạn mở tài liệu trên hệ thống khác, không phải tất cả các phông chữ được sử dụng trong tài liệu có thể khả dụng trên hệ thống mới đó. Nếu một phông chữ không có sẵn, Word sẽ thay thế những gì nó cho là phông chữ tương tự nhất hiện có, thường mang lại kết quả không thể đoán trước.

Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là đảm bảo rằng cả hai hệ thống đều được cài đặt cùng một phông chữ. Trong môi trường văn phòng, đây không phải là một kỳ vọng vô lý, nhưng nó làm mất một chút thời gian quản lý của người dùng. Một số công ty đã giải quyết vấn đề này bằng cách chỉ định những phông chữ nào có thể được sử dụng trong các tài liệu chính thức của công ty — những phông chữ có sẵn trên tất cả các hệ thống của công ty.

Nếu bạn không thể chắc chắn rằng một phông chữ sẽ có sẵn và bạn phải sử dụng phông chữ đó, và phông chữ được đề cập là phông chữ TrueType, thì bạn có thể làm theo các bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Lưu được chọn. (Xem Hình 1.)

  3. Đảm bảo đã chọn hộp kiểm Phông chữ TrueType Nhúng.

  4. Nếu bạn sẽ sử dụng một số lượng nhỏ ký tự trong một phông chữ cụ thể, hãy chọn hộp kiểm Chỉ nhúng các ký tự được sử dụng.

  5. Nhấp vào OK.

  6. Làm việc với các tài liệu của bạn như bình thường.

Bạn nên nhận ra rằng việc nhúng phông chữ TrueType có thể tăng kích thước tệp tài liệu của bạn. Trên thực tế, nếu bạn sử dụng nhiều phông chữ, nó có thể làm tăng kích thước đáng kể. Ngoài ra, không phải tất cả các phông chữ TrueType đều “có thể nhúng”. Một số phông chữ được người tạo ra chúng bảo vệ chống lại việc phân phối bằng cách nhúng. Nếu bạn tò mò về việc liệu một phông chữ cụ thể có thể được nhúng hay không, bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp hoặc tải xuống Công cụ mở rộng Thuộc tính Phông chữ miễn phí từ Microsoft. Công cụ này được sử dụng với hệ điều hành Windows 32-bit (XP trở lên). Bạn có thể tải về tại địa chỉ sau:

http://www.microsoft.com/typography/TrueTypeProperty21.mspx

Công cụ cập nhật Windows để nó hiển thị nhiều thông tin hơn khi bạn nhấp chuột phải vào tệp phông chữ và chọn Thuộc tính. Một trong những phần thông tin được hiển thị là liệu phông chữ có được bảo vệ hay không. Nếu nó được bảo vệ, nó không thể được nhúng vào tài liệu Word.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1502) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: