Roger đã được gửi một tài liệu Word mà anh ấy cần chỉnh sửa. Tài liệu có 90 chú thích cuối trang trong đó và anh ta cần xóa chú thích cuối trang 23. Roger đã vào phần nội dung tài liệu, tìm điểm đánh dấu chú thích cho chú thích thích hợp, và sau đó xóa nó. Chú thích cuối trang đã thực sự bị xóa, nhưng các chú thích còn lại không được đánh số lại. Roger tự hỏi điều gì có thể gây ra vấn đề này với phần chú thích.

Câu trả lời có thể khá đơn giản và liên quan đến việc sử dụng tính năng Theo dõi Thay đổi của Word. Khi nhiều người chỉnh sửa tài liệu, họ sẽ làm như vậy với tính năng Theo dõi thay đổi được bật. Trong trường hợp đó, việc xóa chú thích cuối trang không thực sự xóa nó mà chỉ đơn giản là đánh dấu nó là văn bản đã xóa. Word không đánh số lại các chú thích cuối trang vì chú thích cuối trang vẫn còn đó — mặc dù đã được đánh dấu để xóa. Khi các thay đổi được chấp nhận hoặc bị từ chối, Word sẽ đánh số lại các chú thích cuối trang cho phù hợp.

Nếu bạn đang thực hiện các chỉnh sửa của mình mà không bật Theo dõi Thay đổi, thì có thể phần chú thích của bạn không sử dụng đánh số tự động.

Có nghĩa là, bất cứ ai tạo chú thích cuối trang đã thực sự chèn các số vào trường Dấu hiệu Tùy chỉnh của hộp thoại Chú thích cuối trang và Chú thích cuối trang.

Hiển thị lại hộp thoại và bạn có thể tìm ra trường hợp này.

Cũng có thể là tài liệu có nhiều phần trong đó và mỗi phần (hoặc ít nhất là phần chứa chú thích 24) đã được định cấu hình để các chú thích cho phần đó bắt đầu bằng một số cụ thể. Bạn có thể tìm ra điều này bằng cách đặt điểm chèn vào phần chứa chú thích 24, hiển thị hộp thoại Chú thích cuối trang và Chú thích cuối trang, nhấp vào Tùy chọn và kiểm tra cách đánh số được cấu hình trong hộp thoại đó.

Cuối cùng, nếu bạn đã thử mọi cách khác mà việc đánh số vẫn còn lộn xộn, hãy thử “buộc” Word kiểm tra các số mà nó đang sử dụng. Thực hiện việc này bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Nhấn Ctrl + H để hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  2. Bấm vào nút More, nếu nó có sẵn.

  3. Nhấp vào nút radio Sử dụng ký tự đại diện.

  4. Với điểm chèn trong hộp Tìm gì, bấm Định dạng và chọn Kiểu. Word sẽ hiển thị hộp thoại Tìm kiểu.

  5. Xác định vị trí và nhấp vào kiểu tham chiếu Footnote.

  6. Bấm OK để đóng hộp thoại Tìm Kiểu.

  7. Trong hộp Thay thế Bằng nhập thông tin sau: ^ &. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

Mục đích của các bước này là cố gắng loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn nào mà Word có thể gặp phải và khiến Word phải đánh số lại tất cả các chú thích. Nếu cách tiếp cận này không hiệu quả, hãy thử một chút cách tiếp cận khác:

  1. Nhấn Ctrl + H để hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  2. Bấm vào nút More, nếu nó có sẵn.

  3. Đảm bảo rằng nút radio Sử dụng ký tự đại diện được xóa.

  4. Với điểm chèn trong hộp Tìm gì, bấm Không định dạng và nhập thông tin sau: ^ f. Trong hộp Thay thế Bằng nhập thông tin sau: ^ &. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (5400) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: