Khi bạn sử dụng công cụ hợp nhất của Word, thông tin được phối vào tài liệu chính sẽ giả định định dạng được áp dụng trong tài liệu chính đó. Việc định dạng thông tin trong nguồn dữ liệu không có hiệu lực. Hầu hết thời gian đây là một điều mong muốn; thông tin trong nguồn dữ liệu có thể có một số định dạng kỳ lạ mà bạn không muốn áp dụng trong tài liệu chính của mình.

Tuy nhiên, đôi khi điều này có thể không được mong muốn. Ví dụ: giả sử một trong các trường hợp nhất là tên công ty và bạn muốn một số công ty được in đậm trong tài liệu chính của bạn và các công ty khác được hiển thị bằng văn bản thông thường. Ngay cả khi bạn làm cho một số công ty in đậm trong nguồn dữ liệu, Word sẽ bỏ qua định dạng khi nó thực hiện hợp nhất với tài liệu chính của bạn.

Thật không may, Word không cung cấp một công tắc kỳ diệu mà bạn có thể sử dụng với trường hợp nhất công ty để buộc sử dụng định dạng trong nguồn dữ liệu. Điều này có thể được giải quyết với một chút khéo léo và sử dụng trường IF có điều kiện của Word. Hãy làm theo các bước sau để đạt được kết quả mong muốn:

  1. Trong tệp nguồn dữ liệu của bạn, hãy thêm một trường khác có tên “FormatBold”. Bạn thực sự có thể đặt tên cho nó bất cứ thứ gì bạn thích; mục đích của trường là cho biết công ty nào nên được định dạng in đậm khi hợp nhất vào tài liệu chính.

  2. Đối với mỗi bản ghi của công ty mà bạn muốn in đậm tên công ty, hãy nhập “Y” hoặc “yes” (nhất quán) vào trường FormatBold.

  3. Mở tài liệu chính.

  4. Tại điểm bạn muốn tên công ty xuất hiện trong tài liệu, hãy chèn một cặp dấu ngoặc nhọn trường bằng cách nhấn Ctrl + F9.

  5. Nhập IF theo sau bởi một khoảng trắng.

  6. Chèn trường hợp nhất mới mà bạn đã thêm vào nguồn dữ liệu (FormatBold).

  7. Nhập dấu cách, theo sau là dấu bằng (=), sau đó là “yes” hoặc “Y”

(trong dấu ngoặc kép), theo sau là dấu cách khác. (Đảm bảo rằng bạn sử dụng cùng quy ước “có” hoặc “Y” mà bạn đã sử dụng ở bước 2)

  1. Bật định dạng đậm (nhấn Ctrl + B).

  2. Chèn trường hợp nhất công ty theo sau bởi một khoảng trắng.

  3. Tắt định dạng đậm (nhấn lại Ctrl + B) và chèn lại trường hợp nhất công ty.

Tại thời điểm này, toàn bộ trường hợp nhất sẽ giống như sau. (Nếu bạn không thể thấy tất cả các trường hợp nhất vì lý do nào đó, hãy chọn văn bản và nhấn Alt + F9.)

{ IF { MERGEFIELD FormatBold } = "yes" { MERGEFIELD Company } { MERGEFIELD Company } }

Tất nhiên, lần xuất hiện đầu tiên của \ {MERGEFIELD Company} sẽ được in đậm và lần xuất hiện thứ hai thì không. Những gì trường này làm là kiểm tra nội dung của trường hợp nhất FormatBold. Nếu nó được đặt thành “yes” thì Word sẽ chèn MERGEFIELD của Công ty đầu tiên (chữ in đậm), nếu không chữ thứ hai (không in đậm) sẽ được chèn. Dù bằng cách nào, một số tài liệu hợp nhất của bạn sẽ được in đậm tên công ty và những tài liệu khác thì không.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1321) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: