Văn phòng của Greg có nhiều loại máy móc, một số chạy Office 2000 và một số khác chạy Office 2003. Những người trong văn phòng thường xuyên phải trao đổi tài liệu để chỉnh sửa. Bất cứ khi nào Greg nhận được một tài liệu được chuẩn bị bằng Word 2000 và mở nó trong Word 2003, khoảng cách dòng và thậm chí cả khoảng cách phông chữ thường khác nhau, đến nỗi việc phân trang có thể hoàn toàn khác nhau trên hai phiên bản. Greg đang tự hỏi điều gì gây ra điều này và nếu có một cách chữa trị.

Có rất nhiều yếu tố quyết định cách Word kết xuất tài liệu — nhiều yếu tố đến nỗi đôi khi rất khó xác định nguyên nhân cho bất kỳ sự cố nào. Tuy nhiên, có một số điều bạn có thể kiểm tra.

Một nguyên nhân có thể là do trình điều khiển máy in được sử dụng trên các máy khác nhau. Các trình điều khiển máy in khác nhau có thể hiển thị các phông chữ khác nhau theo những cách khác nhau tinh tế, điều này có thể ảnh hưởng đến việc phân trang trong quá trình tài liệu. Kiểm tra để đảm bảo rằng hai máy có cùng phiên bản trình điều khiển máy in và cả hai đều đang sử dụng cùng một trình điều khiển máy in.

Khi trình điều khiển máy in giống nhau, bạn cần đảm bảo rằng cả hai phiên bản Word đều sử dụng trình điều khiển máy in để thực hiện bố cục của chúng. Trong Word 2003, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Tương thích được hiển thị.

  3. Sử dụng tùy chọn được đề xuất Đối với danh sách thả xuống, hãy chọn Microsoft Word 2000. Điều này đảm bảo rằng Word 2003 sẽ phù hợp với một số tùy chọn kết xuất được sử dụng trong Word 2000.

  4. Cuộn qua danh sách các tùy chọn và đảm bảo rằng hộp kiểm Sử dụng Số liệu Máy in để Bố trí Tài liệu được chọn.

  5. Bấm OK.

Bây giờ, trong Word 2000, hãy làm theo các bước 1, 2, 4 và 5. Hy vọng rằng các phiên bản in trên hai máy bây giờ sẽ gần giống hệt nhau.

Nếu điều đó vẫn không hoạt động, thì bạn có thể thử kiểm tra tài liệu qua bộ lọc RTF. Lưu tài liệu ở định dạng RTF, sau đó tải lại từ tệp RTF. Điều này có thể giúp xóa mọi đặc điểm định dạng có thể đã len lỏi vào tài liệu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (358) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: