Tùy thuộc vào đặc điểm của văn bản trong tài liệu của bạn, bạn có thể nhận thấy rằng việc điều chỉnh một đoạn văn (Định dạng | Đoạn văn | Căn chỉnh:

Justified) có thể không tạo ra kết quả tốt nhất. Điều này là do khi bạn chọn căn lề một đoạn văn, Word sẽ mở rộng văn bản trên mỗi dòng bằng cách thêm khoảng cách giữa các từ và các chữ cái. Điều này có thể không phải lúc nào cũng mang lại kết quả đẹp nhất và bạn có thể cần phải điều chỉnh để có được văn bản đẹp hơn.

Có nhiều tùy chọn bạn có thể thử và bạn nên làm quen với tất cả chúng để có thể thử chúng trên văn bản của mình. Hướng dẫn đầu tiên là kiểm tra văn bản của bạn; Có thể có một số điều bạn có thể làm với nó để cho phép dòng chảy sạch hơn qua một đoạn văn:

  • Hãy chắc chắn rằng bạn không có dấu cách cứng hoặc dấu gạch nối cứng không cần thiết (tìm kiếm và thay thế ^ s bằng dấu cách thông thường, ^ ~ bằng dấu gạch nối thông thường). Những điều này buộc Word phải coi các từ liền kề như một mục duy nhất, do đó buộc các điều chỉnh cuối dòng khó xử.

  • Tương tự, việc bật dấu gạch nối hoặc thực hiện dấu gạch nối thủ công trên các dòng vi phạm sẽ giảm nguy cơ ngắt dòng khó xử.

  • Chọn kích thước phông chữ phù hợp với độ dài dòng hoặc ngược lại. Phông chữ lớn cần các dòng dài hơn để duy trì khoảng cách trơn tru; phông chữ nhỏ hơn có thể có dòng ngắn hơn.

Với văn bản của bạn trong hình dạng, bạn có thể bắt đầu định dạng thực tế. Một cách tiếp cận là chọn Định dạng | Phông chữ | Tab Khoảng cách ký tự và đặt điều khiển Tỷ lệ thành 95%. Nếu điều đó không mang lại khoảng cách tốt hơn, hãy chia tỷ lệ xuống 90%. Những điều chỉnh này thường rất nhỏ (đặc biệt là với các kích thước phông chữ thường được sử dụng cho nội dung văn bản) nên người đọc sẽ không nhận thấy, nhưng ảnh hưởng đến dòng văn bản có thể rất ấn tượng – đặc biệt là trong các đoạn văn dài.

Tuy nhiên, có lẽ giải pháp tốt nhất là thay đổi hoàn toàn thuật toán mà Word sử dụng để căn chỉnh văn bản. Nhiều người thích thuật toán được sử dụng trong WordPerfect, vì vậy Microsoft đã thêm khả năng mô phỏng phương pháp biện minh đó — dẫn đến ít gặp phải sự cố hơn nhiều. Bạn có thể điều chỉnh cài đặt bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Tương thích được chọn. (Xem Hình 1.)

  3. Trong danh sách các tùy chọn tương thích, chọn tùy chọn Do Full Justification như WordPerfect 6.x for Windows.

  4. Nếu bạn muốn đặt cài đặt này làm mặc định cho hệ thống của mình, hãy nhấp vào nút Mặc định.

  5. Bấm OK để đóng hộp thoại Tùy chọn.

Điều này sẽ thay đổi cách xử lý biện minh, nhưng chỉ đối với tài liệu hiện tại. Nếu bạn nhấp vào nút Mặc định, thì thay đổi sẽ được thực hiện trong mẫu Normal.dot, miễn là bạn chọn lưu các thay đổi đối với mẫu khi thoát khỏi Word. Với thay đổi được thực hiện trong mẫu, tất cả các tài liệu trong tương lai dựa trên Normal.dot sẽ sử dụng thuật toán biện minh khác nhau. Nếu bạn muốn thực hiện thay đổi tương tự trong các mẫu khác hoặc tài liệu khác, bạn sẽ cần tải chúng và thực hiện điều chỉnh. Nếu bạn có nhiều tài liệu mà bạn có thể cần thay đổi (hoặc nếu bạn thường xuyên làm việc với các tài liệu từ người khác mà bạn cần thay đổi), thì bạn có thể tạo macro sẽ sửa đổi cài đặt biện minh:

Sub ChangeJustification()

With ActiveDocument         .Compatibility(wdWPJustification) = True     End With End Sub

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (233) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: