Nếu bạn tận dụng các kiểu trong tài liệu Word của mình, chúng có thể làm cho định dạng của bạn nhất quán và dễ dàng hơn nhiều so với định dạng thủ công. Bạn có thể xác định kiểu cho tất cả các loại phần tử trong tài liệu của mình.

Một trong những yếu tố tài liệu phổ biến nhất để định dạng là các cấp tiêu đề khác nhau. Khi định dạng các tiêu đề, không có gì lạ khi đặt chúng khỏi văn bản xung quanh bằng cách thêm khoảng trắng trước chúng. Word cho phép bạn thực hiện việc này trong định nghĩa kiểu cho đầu đề. Bạn có thể chỉ định hầu như bất kỳ khoảng trống bổ sung nào trước tiêu đề mà bạn muốn.

Khi kiểu đầu đề của bạn có thêm khoảng trắng trước đoạn văn, bạn có thể ngạc nhiên khi Word đôi khi không thêm được khoảng trắng mong đợi đó. Ví dụ: khi tiêu đề xuất hiện ngay sau ngắt trang hoặc ngắt cột, Word thường không bao gồm khoảng trống thừa đó.

Thay vào đó, tiêu đề xuất hiện ngay trên đầu trang hoặc cột.

Sự thật mà nói, nơi duy nhất mà Word sẽ tôn trọng đặc điểm kỹ thuật của bạn để có thêm không gian là nếu tiêu đề là đoạn đầu tiên trong tài liệu, nếu nó xuất hiện trong phần nội dung của văn bản trên một trang hoặc nếu nó xuất hiện ngay sau dấu ngắt phần. .

Cách Word xử lý cài đặt “khoảng trắng trước” cho đoạn văn (bao gồm cả tiêu đề) khi những đoạn văn đó xuất hiện sau ngắt trang hoặc ngắt cột thực sự là một cài đặt có thể định cấu hình trong Word. Làm theo các bước sau để điều chỉnh hệ thống của bạn:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Tương thích được chọn. (Xem Hình 1.)

  3. Cuộn qua danh sách Tùy chọn cho đến khi bạn tìm thấy tùy chọn có tên là Ức chế không gian trước khi trang cứng hoặc ngắt cột.

  4. Nếu dấu kiểm bên cạnh tùy chọn này được chọn, thì Word sẽ bỏ qua đặc tả “khoảng trắng trước” của bạn khi đoạn văn có đặc tả đó xảy ra ngay sau ngắt trang hoặc ngắt cột. Nếu nó không được chọn, thì cài đặt “khoảng trắng trước” của bạn sẽ được áp dụng trong các trường hợp này.

  5. Bấm OK.

Bạn nên lưu ý rằng nếu kiểu tiêu đề của bạn chỉ định khoảng trắng trước tiêu đề và tiêu đề đó tự nhiên nằm ở đầu trang, Word sẽ loại bỏ khoảng trống thừa đó, bất kể điều gì. Lý do là vì Word “ăn bớt” phần dung lượng thừa, như thể nó thực sự nằm ở cuối trang trước.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (68) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: