Mary Anne làm việc với tư cách là một biên tập viên học thuật, có nghĩa là cô ấy phải tuân theo các phong cách cụ thể, nghiêm ngặt để định dạng. Trong các tài liệu học thuật mà cô ấy làm việc, khi một phần của trích dẫn bị bỏ trống, phải chèn một dấu chấm lửng. Hầu hết các phong cách học thuật quy định một dấu chấm lửng gồm ba dấu chấm, mỗi dấu cách nhau bởi một dấu cách, với dấu cách trước và dấu cách sau dấu ba chấm. Nếu toàn bộ câu được bỏ ra khỏi ngoặc kép, sẽ có bốn dấu chấm, mỗi dấu cách nhau một khoảng trắng, nhưng không có dấu cách trước bốn dấu chấm. Mary Anne thích giữ tất cả các dấu chấm lửng trên một dòng, nhưng vì khoảng cách, Word sẽ trải chúng trên hai dòng. Ký tự dấu chấm lửng mặc định của Word không ngắt trên hai dòng, nhưng cô ấy không thể sử dụng nó vì nó không có khoảng cách giữa các dấu chấm.

Có một số giải pháp bạn có thể sử dụng cho vấn đề này và giải pháp bạn chọn phụ thuộc vào những gì bạn cảm thấy thoải mái nhất. Tất cả các giải pháp đều có một điểm chung: tạo một chuỗi ký tự đại diện cho những gì bạn muốn sử dụng cho dấu chấm lửng. Điều này bao gồm một số khoảng thời gian nhất định, được phân tách bằng dấu cách không ngắt.

Trong trường hợp dấu chấm lửng ba chấm, chuỗi sẽ bao gồm khoảng trắng không ngắt, dấu chấm, dấu cách không ngắt, dấu chấm, dấu cách không ngắt, dấu chấm và dấu cách. Lưu ý rằng khoảng trống duy nhất không bị phá vỡ là khoảng trống cuối cùng; điều này cho phép Word ngắt một dòng sau dấu chấm lửng, nhưng không phải trước đó.

Trong trường hợp dấu chấm lửng bốn chấm, chuỗi sẽ bao gồm dấu chấm, dấu cách không ngắt, dấu chấm, dấu cách không ngắt, dấu chấm, dấu cách không ngắt, dấu chấm, dấu cách. Một lần nữa, không gian duy nhất không bị phá vỡ là không gian cuối cùng. Ngoài ra, chuỗi bắt đầu bằng dấu chấm, không phải dấu cách không ngắt.

Sự khác biệt trong các giải pháp nằm ở cách bạn sử dụng các chuỗi hình elip của mình. Bạn có thể chọn sử dụng AutoCorrect, AutoText hoặc tạo macro.

Phương pháp bạn chọn phụ thuộc vào cách bạn viết và chỉnh sửa.

Rất nhiều người chọn phương pháp AutoCorrect vì đó là phương pháp đã được Microsoft sử dụng cho các dấu chấm lửng có một ký tự mà Mary Anne không chấp nhận được. Sau đây là các bước để làm theo:

  1. Trong tài liệu, hãy tạo chuỗi văn bản ba dấu chấm lửng được mô tả trước đó. Đối với các khoảng trắng không ngắt, chỉ cần nhấn Ctrl + Shift + Space Bar.

  2. Chọn bảy ký tự tạo nên chuỗi văn bản và nhấn Ctrl + C. Thao tác này sao chép chúng vào Clipboard.

  3. Chọn Tự động sửa từ menu Công cụ. Word hiển thị tab AutoCorrect của hộp thoại AutoCorrect. (Xem Hình 1.)

  4. Trong danh sách các mục nhập Tự động sửa, hãy tìm và chọn mục nhập có ba dấu chấm ở cột bên trái. Mục nhập Tự động sửa sẽ chuyển sang hộp Thay thế và Bằng.

  5. Chọn nội dung của hộp Với (biểu tượng hình elip có một ký tự) và nhấn Ctrl + V. Thao tác này sẽ dán chuỗi văn bản hình elip của bạn vào hộp Với.

  6. Nhấp vào Thay thế. Word hỏi bạn liệu bạn có chắc chắn muốn thay thế mục nhập bằng thông tin mới, mà bạn nên trả lời trong câu khẳng định.

Bây giờ bạn đã có sự thay thế cho dấu chấm lửng ba chấm tiêu chuẩn. Khi bạn nhập ba dấu chấm liên tiếp, các dấu chấm đó được thay thế bằng chuỗi văn bản cho dấu chấm lửng, như bạn muốn.

Tuy nhiên, điều này cho thấy một vấn đề đối với hình elip bốn chấm. Nếu bạn tạo một mục nhập Tự động sửa thay thế bốn dấu chấm bằng chuỗi văn bản dấu chấm lửng mong muốn, nó sẽ không bao giờ được Word sử dụng. Lý do rất đơn giản — khi bạn nhập ba dấu chấm, văn bản đó sẽ tự động được thay thế bằng chuỗi dấu chấm lửng ba chấm, vì vậy bạn thực sự không bao giờ có cơ hội có bốn dấu chấm được xem xét để thay thế.

Giải pháp cho điều này là thay đổi văn bản “Thay thế” thành một văn bản khác duy nhất cho mỗi chuỗi hình elip của bạn. Ví dụ: bạn có thể có ba dấu chấm được thay thế bằng chuỗi ba chấm và dấu chấm-khoảng trắng được thay thế bằng chuỗi bốn chấm. Tất nhiên, hạn chế là bạn cần nhớ văn bản “trigger” là gì để có được kiểu hình elip mà bạn muốn.

Hạn chế này cũng xuất hiện nếu bạn sử dụng phương pháp Văn bản tự động để thêm dấu chấm lửng. Tuy nhiên, nhiều người thích AutoText hơn AutoCorrect.

Bí quyết là chỉ cần nghĩ ra một số văn bản sẽ đóng vai trò ghi nhớ cho Văn bản tự động của bạn. Ví dụ: giả sử bạn muốn sử dụng các ký tự “ell3” làm ký hiệu cho mục nhập Văn bản tự động được thay thế bằng chuỗi dấu chấm lửng ba chấm. Bạn sẽ làm theo các bước sau để thiết lập nó:

  1. Trong tài liệu, hãy tạo chuỗi văn bản ba dấu chấm lửng được mô tả trước đó. Đối với các khoảng trắng không ngắt, chỉ cần nhấn Ctrl + Shift + Space Bar.

  2. Chọn bảy ký tự tạo nên chuỗi văn bản.

  3. Chọn Chèn | Văn bản tự động | Mới. Word hiển thị hộp thoại Tạo Văn bản Tự động. (Xem Hình 2.)

  4. Trong hộp thoại, nhập ký hiệu bạn muốn sử dụng (ell3).

  5. Nhấp vào OK.

  6. Lặp lại các bước từ 1 đến 5, nhưng sử dụng chuỗi văn bản bốn dấu chấm lửng (bước 1) và ell4 dễ nhớ (bước 4).

Bây giờ, bất cứ khi nào bạn muốn sử dụng một trong các chuỗi hình elip của mình, bạn chỉ cần chọn Chèn | AutoText và chọn cách ghi nhớ thích hợp cho chuỗi. Cách nhanh hơn để mở rộng mục nhập Văn bản tự động là nhập mục nhập và sau đó nhấn F3, nhưng điều đó sẽ không hoạt động trong trường hợp này. Tại sao?

Bởi vì bạn cần nhập một dấu cách, tiếp theo là ghi nhớ và sau đó nhấn F3. Điều này dẫn đến một khoảng trắng thừa trước chuỗi dấu chấm lửng, mà sau này bạn cần xóa.

Phương pháp cuối cùng để lấy văn bản hình elip mà bạn muốn là tạo một macro thực hiện việc nhập văn bản cho bạn. Bạn có thể ghi lại quá trình tạo văn bản hình elip và sau đó gán cho macro một phím tắt. (Cách bạn ghi macro và gán phím tắt đã được đề cập trong WordTips.)

Sau đó, khi bạn muốn chèn các dấu chấm lửng, bạn chỉ cần gọi phím tắt và để macro lo phần còn lại.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (448) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: