Erin muốn thực hiện kết hợp thư bằng cách sử dụng dữ liệu nguồn trong trang tính Excel, nơi một cá nhân nhất định có thể có nhiều hàng dữ liệu. Cô ấy lưu ý rằng nếu cô ấy đang sử dụng SQL, cô ấy có thể sử dụng “GROUP BY” để đảm bảo rằng tất cả các bản ghi của một cá nhân nhất định được nhóm lại với nhau. Cô ấy muốn “nhóm” các bản ghi để có thể đặt tất cả các bản ghi cho một cá nhân nhất định vào một tài liệu hợp nhất duy nhất.

Đây không phải là điều có thể được thực hiện với khả năng kết hợp thư của Word. Trên thực tế, việc hợp nhất khá hạn chế khi nói đến vấn đề như vậy, thường là lấy thông tin khi nó được cung cấp từ tài liệu nguồn. Điều này có nghĩa là tốt nhất có thể kiểm tra nguồn và thực hiện bất kỳ sắp xếp, cô đọng và chọn trong sổ làm việc trước khi bạn thực hiện hợp nhất. Có nhiều cách mà bạn có thể làm việc với dữ liệu của mình, bao gồm xóa các bản ghi trùng lặp hoặc sử dụng macro để cô đọng các bản ghi trùng lặp thành một bản ghi duy nhất. (Thông tin đầy đủ về một số phương pháp này có thể được tìm thấy trên trang ExcelTips:

http://excel.tips.net.)

Tùy chọn khác là bỏ qua Excel và đặt dữ liệu của bạn trong một chương trình cơ sở dữ liệu thực, chẳng hạn như Access. Ở đó bạn có thể thực hiện nhiều kiểu xử lý — giống như bạn có thể làm với cơ sở dữ liệu SQL — để tạo dạng xem thông tin (truy vấn) có thể được sử dụng làm dữ liệu nguồn cho phối thư Word. Điều này sẽ cho phép bạn dễ dàng sử dụng các khả năng GROUP BY mà bạn tìm kiếm.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (7451) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: