Word cho phép bạn dễ dàng tạo nhãn địa chỉ từ dữ liệu được lưu trữ trong nguồn bên ngoài, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu Access hoặc sổ làm việc Excel. Về cơ bản Word lấy thông tin từ các nguồn đó và “đổ” nó vào định dạng bạn chỉ định trong Word. Khi thông tin được đặt vào định dạng Word, có thể một hoặc nhiều dòng quá dài để vừa với không gian được phân bổ trong nhãn.

Khi một dòng địa chỉ bao quanh nhiều hơn một dòng được in, Word sẽ xử lý nó giống như bất kỳ đoạn văn nào khác và căn trái từng dòng trong đoạn văn. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn các đường được bao bọc không được căn trái mà có một số căn khác? Điều này không dễ thực hiện trong Word, nhưng có thể được xử lý theo một số cách khác nhau.

Cách đầu tiên bạn có thể xử lý các dòng được bọc là thủ công. Rõ ràng, nếu bạn tạo một tài liệu mới khi hợp nhất các nhãn của mình, bạn có thể xem qua địa chỉ, tìm những dòng quá dài, nhấn Enter ở nơi bạn muốn ngắt dòng và điều chỉnh căn chỉnh vào lần thứ hai (chạy qua ) dòng địa chỉ. Điều này, tất nhiên, là khá tẻ nhạt. Tuy nhiên, cách tiếp cận này có những ưu điểm của nó. Ưu điểm chính là các dòng địa chỉ chạy qua có thể được định dạng theo bất kỳ cách nào bạn muốn, tức là thụt lề, căn giữa, sang phải, v.v.

Nếu bạn đang tìm kiếm một cách tiếp cận tự động hơn, điều duy nhất bạn có thể làm là điều chỉnh định dạng của các đoạn được sử dụng cho các dòng trong nhãn. Nếu bạn dự đoán một số dòng địa chỉ khá dài, đây chắc chắn là con đường để đi. Cách tiếp cận thông thường là tạo tài liệu trộn thư của bạn (tất nhiên cho nhãn), sau đó điều chỉnh tất cả các đoạn trong nhãn để chúng sử dụng thụt lề treo. (Điều này có nghĩa là dòng đầu tiên sẽ được căn trái và các dòng bổ sung sẽ được thụt vào ở bất kỳ mức độ nào bạn muốn.) Cách tiếp cận này không mang lại lợi ích cho việc có thể căn phải hoặc căn giữa các dòng, nhưng đánh đổi là bạn không cần phải điều chỉnh thủ công bất kỳ dòng nào. Làm theo các bước sau nếu bạn đang sử dụng Word 97 hoặc Word 2000:

  1. Chọn Phối thư từ menu Công cụ. Word hiển thị Trình trợ giúp Trộn Thư, hiển thị ba bước.

  2. Sử dụng bước đầu tiên trong Trình trợ giúp Trộn Thư, cho biết rằng bạn muốn tạo nhãn gửi thư và bạn muốn tạo chúng trong một tài liệu mới.

  3. Sử dụng bước thứ hai trong Trình trợ giúp phối thư, hãy chỉ định nguồn dữ liệu để hợp nhất của bạn.

  4. Sử dụng các trường có sẵn cho bạn, thiết kế cách bạn muốn nhãn gửi thư của mình trông như thế nào.

  5. Đóng Trình trợ giúp Kết hợp Thư.

Nếu bạn đang sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003, các bước sẽ hơi khác một chút:

  1. Chọn Thư và Thư từ menu Công cụ, sau đó chọn Kết hợp Thư. Word hiển thị ngăn tác vụ Phối thư ở bên phải cửa sổ chương trình.

  2. Sử dụng các bước trong ngăn tác vụ, cho biết rằng bạn muốn tạo nhãn và sau đó bạn muốn trong tài liệu mới.

  3. Khi được nhắc, hãy chỉ định nguồn dữ liệu để hợp nhất của bạn.

  4. Sử dụng các trường có sẵn cho bạn, thiết kế cách bạn muốn nhãn gửi thư của mình trông như thế nào.

  5. Đóng ngăn tác vụ Phối thư.

Tại thời điểm này, bạn đã có một trang nhãn trên màn hình và bạn đã sẵn sàng định dạng chúng để xử lý các dòng dài đúng cách. Bất kể phiên bản Word bạn đang sử dụng, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn toàn bộ tài liệu bằng cách nhấn Ctrl + A.

  2. Giữ phím Shift khi bạn nhấn Mũi tên trái. Điều này “bỏ chọn” điểm đánh dấu đoạn cuối cùng trong tài liệu. (Bạn nên chọn mọi thứ trong tài liệu ngoại trừ điểm đánh dấu đoạn cuối cùng.)

  3. Chọn Đoạn từ menu Định dạng. Word sẽ hiển thị hộp thoại Đoạn văn. (Xem Hình 1.)

  4. Sử dụng danh sách thả xuống Đặc biệt, chọn Treo.

  5. Sử dụng trường Theo, chỉ định bạn muốn thụt lề các dòng chạy qua bao xa. (Mặc định là một nửa inch.)

  6. Nhấp vào OK.

Các nhãn của bạn hiện đã được đặt và bạn có thể thực hiện phối thư như bình thường. Kết quả là các dòng chạy qua được thụt vào từ lề trái, điều này làm cho chúng nổi bật hơn một chút.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1612) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: