Carlisle đã gặp phải một vấn đề với một giáo sư đang sử dụng Word để viết một “cuốn sách song song”. Cuốn sách sẽ có văn bản tiếng Latinh trên một trang với bản dịch tiếng Anh song song trên trang bên cạnh. Mỗi trang có thể chứa các chú thích cuối trang và các chú thích cuối trang phải được đếm độc lập với nhau. Carlisle tự hỏi liệu có cách nào để hoàn thành nhiệm vụ như vậy trong Word.

Câu trả lời ngắn gọn là không, không có cách nào cả. Word không bao giờ được thiết kế để làm một nhiệm vụ như vậy. Tuy nhiên, có những cách giải quyết. Công việc đầu tiên là chỉ cần dựa vào nhà xuất bản cuốn sách để xử lý vấn đề chú thích cuối trang.

Câu trả lời này không dễ dãi như thoạt nghe. Nhiều giáo sư được xuất bản bởi các nhà báo học thuật và những công ty đó sẽ không thực hiện việc sắp chữ cuối cùng của họ trong Word. Thay vào đó, họ sử dụng Word làm nguồn văn bản mà họ nhập vào phần mềm soạn thảo của mình. Việc kiểm tra nhanh với nhà xuất bản có thể tiết kiệm hàng giờ đồng hồ thất vọng về chú thích cuối trang, bởi vì họ có thể muốn chú thích cuối trang được thực hiện theo một cách hoàn toàn khác mà thậm chí không liên quan đến chú thích tự động của Word.

Giả sử rằng giáo sư sẽ tự xuất bản, thì một giải pháp đơn giản khác là chỉ cần lưu trữ từng bản dịch song song trong các tệp tài liệu khác nhau. Đặt bản dịch tiếng Anh trong một tài liệu và tiếng Latinh trong một tài liệu khác. Sau đó, mỗi trang có thể có chú thích riêng. Khi đến lúc tạo tài liệu cuối cùng, chỉ cần in một bản dịch trên mỗi mặt giấy. Ví dụ: trong lần in đầu tiên, bạn có thể in tài liệu tiếng Latinh. Sau đó lật ngược tờ giấy và in tài liệu tiếng Anh. Điều này có thể mất một số lần thử và sai, nhưng cuối cùng nó khá linh hoạt.

Tất nhiên, nhược điểm của điều này là việc đánh số trang cũng sẽ độc lập trong mỗi tệp. Điều đó có nghĩa là mỗi tệp sẽ có một trang 1, v.v. Điều bạn có thể muốn là có một tài liệu đại diện cho số trang chẵn và tài liệu kia đại diện cho số trang lẻ. Điều này được xử lý đủ dễ dàng bằng cách sử dụng một trường để tính số trang được in trong đầu trang hoặc chân trang:

{ = 2  { PAGE } } { = 2  { PAGE } -1 }

Trường đầu tiên được sử dụng để tính toán và hiển thị số trang chẵn và trường thứ hai tính số trang lẻ.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1470) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: