Nếu bạn đang chuẩn bị tài liệu có chứa đồ họa, bạn có thể muốn in đồ họa trên một phiên bản của tài liệu, nhưng không in chúng trên một phiên bản khác. Ví dụ: bạn có thể đang chuẩn bị một bài kiểm tra cho học sinh và bài kiểm tra yêu cầu họ vẽ một biểu đồ. Bạn muốn bản in của bài kiểm tra dành cho học sinh để lại khoảng trống để vẽ biểu đồ, nhưng bản in của phiếu trả lời phải bao gồm hình ảnh hiển thị cách trả lời của học sinh.

Có nhiều cách bạn có thể thực hiện để tiếp cận nhiệm vụ này. Một phương pháp là tạo hai phiên bản của cùng một tài liệu — một phiên bản có câu trả lời và một phiên bản không có. Tuy nhiên, cách tiếp cận này cần khá nhiều “đồng bộ hóa” để đảm bảo nó hoạt động. Nếu bạn quên thực hiện thay đổi trong cả hai tài liệu, chúng có thể nhanh chóng bị mất đồng bộ.

Để khắc phục vấn đề này, bạn sẽ muốn tạo một tệp duy nhất chứa các câu trả lời. Giả sử câu trả lời là các tệp đồ họa, cách dễ nhất là in phiên bản dành cho học sinh bằng chế độ nháp. Làm theo các bước sau

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab In được hiển thị. (Xem Hình 1.)

  3. Chọn hộp kiểm Đầu ra Bản nháp.

  4. Nhấp vào OK.

  5. In tài liệu của bạn như bình thường.

Word in tài liệu rất nhanh, để lại khoảng trống nơi đồ họa thường xuất hiện. Rõ ràng đây là một trong hai / hoặc tình huống: hoặc bạn in hình ảnh hoặc bạn không in. Nếu bạn có một số đồ họa bạn muốn xuất hiện trong tài liệu và những đồ họa khác thì không, giải pháp này sẽ không hoạt động.

Trong trường hợp này (một số đồ họa cần in, những đồ họa khác thì không), bạn sẽ cần sử dụng đến định dạng riêng của đồ họa mà bạn không muốn in trên phiên bản sinh viên. Một cách tiếp cận là chọn đồ họa và điều chỉnh độ sáng của nó ở mức cao nhất. Điều này “rửa sạch” hình ảnh đến mức nó xuất hiện hoàn toàn trắng khi in.

Một cách tiếp cận khác là sử dụng văn bản ẩn. Thuộc tính Hidden có thể được áp dụng cho cả đồ họa và văn bản, có nghĩa là bạn có thể sử dụng văn bản ẩn cho tất cả các câu trả lời của mình. Nếu bạn in với văn bản ẩn được bật, thì bạn đang tạo bảng trả lời; khi tắt nó, bạn đang in một bài kiểm tra của học sinh. Để làm việc với phương thức văn bản ẩn, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chuẩn bị bài kiểm tra hoàn chỉnh của bạn, bao gồm cả câu trả lời.

  2. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Điều này sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  3. Đảm bảo rằng tab View được hiển thị. (Xem Hình 2.)

  4. Chọn hộp kiểm Văn bản ẩn. (Nó nên được chọn.)

  5. Nhấp vào OK.

  6. Đánh dấu văn bản hoặc hình ảnh đại diện cho các câu trả lời.

  7. Nhấn Ctrl + Shift + H. Văn bản hoặc đồ họa được hiển thị với một dấu gạch chân.

  8. Lặp lại bước 6 và 7 cho mỗi câu trả lời.

  9. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Điều này sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  10. Đảm bảo rằng tab In được hiển thị.

  11. Đảm bảo rằng hộp kiểm Văn bản ẩn được xóa.

  12. Nhấp vào OK.

  13. In tài liệu của bạn như bình thường. Đây là bài kiểm tra học sinh của bạn.

  14. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Điều này sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  15. Đảm bảo rằng tab In được hiển thị.

  16. Đảm bảo rằng hộp kiểm Văn bản ẩn được chọn.

  17. Nhấp vào OK.

  18. In tài liệu của bạn như bình thường. Đây là bảng trả lời của bạn.

Có một điều bạn có thể cần làm khi sử dụng phương pháp này. Nếu bài kiểm tra của học sinh bị “sập” (có nghĩa là không còn chỗ trống để học sinh rút ra câu trả lời), bạn có thể cần phải điều chỉnh khoảng cách dòng cho mỗi câu hỏi. Bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng tùy chọn Đoạn từ menu Định dạng cho mỗi câu hỏi. Tất nhiên, điều này có thể cần một chút thử và sai để có được hiệu quả mong muốn.

Tuy nhiên, một tùy chọn khác mà bạn có thể sử dụng là tận dụng sự khác biệt nội tại trong cách Word xử lý đồ họa nội tuyến thay vì đồ họa nổi. Giả sử bạn có hai tệp đồ họa — một tệp cho bài kiểm tra của học sinh và tệp kia cho phiếu trả lời. Đặt tài liệu thử nghiệm của bạn lại với nhau bằng cách làm theo các hướng dẫn sau:

  1. Nhập văn bản của tài liệu thử nghiệm của bạn.

  2. Nếu có bất kỳ đồ họa nào bạn muốn đưa vào bài kiểm tra của học sinh, hãy chèn chúng dưới dạng đồ họa nội tuyến.

  3. Nếu có bất kỳ đồ họa nào bạn chỉ muốn đưa vào phiếu trả lời, hãy chèn chúng dưới dạng đồ họa “nổi”.

Khi bạn đã sẵn sàng để in các bài kiểm tra của mình, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab In được hiển thị.

  3. Đảm bảo rằng hộp kiểm Đối tượng Vẽ được xóa. Điều này đảm bảo rằng bất kỳ thứ gì trên lớp vẽ sẽ không được in ra.

  4. Nhấp vào OK.

  5. In tài liệu của bạn như bình thường. Đây là bài kiểm tra học sinh của bạn.

  6. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Điều này sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  7. Đảm bảo rằng tab In được hiển thị.

  8. Đảm bảo rằng hộp kiểm Đối tượng Vẽ được chọn. Điều này đảm bảo rằng bất kỳ thứ gì trên lớp bản vẽ đều được in.

  9. Nhấp vào OK.

  10. In tài liệu của bạn như bình thường. Đây là bảng trả lời của bạn.

Về cơ bản, cài đặt của hộp kiểm Đối tượng Vẽ sẽ kiểm soát xem đồ họa nổi có được in hay không. Các loại đồ họa này không được chèn vào giữa văn bản của bạn, mà là “đè” lên văn bản của bạn, trên cái mà Microsoft gọi là lớp drawing. Do đó, khi hộp kiểm được xóa, lớp bản vẽ sẽ bị bỏ qua trong bản in.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1811) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: