Emily hỏi về một vấn đề mà cô ấy đang gặp phải với các tham chiếu trang trong chỉ mục cho một tài liệu dài. Có vẻ như khi cô ấy chèn chỉ mục, một số số trang đã bị lệch một đến ba trang.

Điều đầu tiên cần kiểm tra là cài đặt của bạn cho văn bản ẩn trong tài liệu của bạn. Khi bạn chèn mã chỉ mục, chúng sẽ được chèn dưới dạng trường với thuộc tính ẩn được áp dụng cho chúng. Word xác định số lượng trang dựa trên những gì hiển thị trên màn hình, không nhất thiết dựa trên những gì được in.

Do đó, bạn cần đảm bảo rằng việc hiển thị văn bản ẩn đồng bộ với việc in văn bản ẩn.

Điều gì xảy ra nếu cài đặt không đồng bộ? Nếu văn bản ẩn được hiển thị (nói cách khác, bạn có thể thấy các mã nhập chỉ mục, chẳng hạn như \ {XE “từ được lập chỉ mục của tôi”}), thì không gian mà các mã hiển thị đó chiếm được sẽ được tính trong tổng số trang. Trong quá trình một tài liệu dài, điều này có thể ảnh hưởng khá nhiều đến việc phân trang. Tuy nhiên, nếu Word được cấu hình để không in văn bản ẩn, thì số trang chỉ mục — dựa trên những gì được hiển thị, không phải những gì được in — sẽ không khớp với số trang thực tế trên bản in. (Hãy nhớ rằng việc hiển thị và in văn bản ẩn được kiểm soát độc lập với nhau.)

Giải pháp cho tình huống này khá đơn giản. Tất cả những gì bạn cần làm là làm theo các bước sau:

  1. Chọn Tùy chọn từ menu Công cụ. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  2. Đảm bảo rằng tab Xem được chọn. (Xem Hình 1.)

  3. Đảm bảo rằng cả hai hộp kiểm Văn bản ẩn và Tất cả đều được xóa.

  4. Bấm vào tab In. (Xem Hình 2.)

  5. Đảm bảo rằng hộp kiểm Văn bản ẩn được xóa.

  6. Đảm bảo cả hai hộp kiểm Cập nhật Trường và Cập nhật Liên kết đều được chọn.

  7. Nhấp vào OK.

  8. Định vị điểm chèn ở bất kỳ vị trí nào trong chỉ mục.

  9. Nhấn F9 để cập nhật chỉ mục.

Số trang chỉ mục và số trang in của bạn bây giờ phải đồng bộ với nhau. Nếu không, thì có thể tài liệu của bạn bao gồm các ký tự, vì bất kỳ lý do gì, có thể hiển thị nhưng không thể in được. Những điều này sẽ ảnh hưởng đến phân trang được hiển thị — và do đó ảnh hưởng đến số trang chỉ mục — nhưng không ảnh hưởng đến phân trang được in. Bạn có thể phát hiện xem có phải trường hợp này không bằng cách so sánh cẩn thận bản in của mình với những gì được hiển thị trên màn hình.

Cuối cùng, nếu các giải pháp này vẫn không khắc phục được bất kỳ sự chênh lệch nào về số trang, thì có thể tài liệu của bạn bị hỏng theo một cách nào đó.

Điều này có thể xảy ra trong một số tài liệu, đặc biệt là các tài liệu được sử dụng trong nhiều năm và có nguồn gốc từ một chương trình xử lý văn bản khác. Bạn có thể thử mở tệp trong WordPad và sau đó sử dụng lệnh Lưu dưới dạng của WordPad để lưu tài liệu ra ngoài. Điều này sẽ loại bỏ nhiều mã nâng cao được Word hỗ trợ mà không phải bởi WordPad.

Nếu sự cố vẫn tiếp diễn, điều duy nhất cần làm là loại bỏ tất cả các định dạng và hoàn nguyên về văn bản thuần túy. Chọn tất cả văn bản trong tài liệu (Ctrl + A), sao chép nó (Ctrl + C) và dán vào trình soạn thảo văn bản như Notepad. Sau đó, bạn có thể sao chép nó từ trong Notepad và dán lại vào tài liệu Word mới. Quá trình này sẽ loại bỏ mọi mã định dạng giả có thể làm hỏng tài liệu. Tất nhiên, vấn đề duy nhất với cách tiếp cận quyết liệt như vậy là tài liệu của bạn bây giờ hoàn toàn chưa được định dạng và bạn phải định dạng lại nó và chèn lại mã chỉ mục.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1650) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: