Nếu bạn thường xuyên sử dụng các địa chỉ rất dài trong phong bì mà bạn tạo trong Word, bạn có thể nhận thấy rằng Word giới hạn số dòng bạn có thể đặt trong một địa chỉ. Giới hạn này không tự hiển thị khi bạn đang sử dụng tùy chọn Phong bì và Nhãn từ menu Công cụ, nơi bạn có thể nhập bao nhiêu dòng tùy thích. Thay vào đó, Word chỉ có thể quyết định không in tất cả các dòng địa chỉ của bạn khi bạn thực sự in hoặc tạo phong bì. Các trình đọc khác nhau báo cáo khả năng in ở bất kỳ đâu từ sáu đến tám dòng, tùy thuộc vào kích thước phông chữ.

Lý do cho điều này là khá đơn giản. Công cụ Envelopes and Labels trong Word phụ thuộc vào kiểu được xác định trước khi tạo phong bì. Kiểu địa chỉ, đủ thích hợp, được đặt tên là Địa chỉ phong bì. Khi bạn bấm vào nút In hoặc Thêm vào Tài liệu trong hộp thoại Phong bì và Nhãn, kiểu này được nắm bắt và sử dụng cho chính vùng địa chỉ.

Vấn đề là phong cách được xác định để sử dụng một khung, bản thân nó không phải là một vấn đề. Vấn đề là khung được xác định chính xác là một độ cao nhất định. Nếu văn bản không vừa với khung đó, phần dưới cùng của văn bản của bạn sẽ bị cắt bỏ.

Có một cách khắc phục đơn giản cho vấn đề này: Tất cả những gì bạn cần làm là thay đổi kiểu dáng. Để thực hiện việc này và loại bỏ sự cố này, hãy làm theo các bước sau khi sử dụng Word 97 hoặc Word 2000:

  1. Bấm vào công cụ Mới trên thanh công cụ để mở một tài liệu mới dựa trên kiểu Normal.Dot. (Nếu bạn muốn khắc phục sự cố này trong các mẫu khác, bạn nên mở trực tiếp mẫu hoặc tạo một tài liệu trống dựa trên phong cách đó.)

  2. Chọn tùy chọn Kiểu từ menu Định dạng. Word hiển thị hộp thoại Kiểu.

  3. Trong danh sách thả xuống Danh sách ở cuối hộp thoại, hãy đảm bảo rằng bạn chọn Tất cả kiểu.

  4. Trong danh sách kiểu, chọn Địa chỉ phong bì.

  5. Nhấp vào Sửa đổi. Word sẽ hiển thị hộp thoại Sửa đổi Kiểu.

  6. Bấm vào nút Định dạng và chọn Khung. Điều này sẽ hiển thị hộp thoại Khung.

  7. Sử dụng danh sách Chiều cao thả xuống, chọn Ít nhất.

  8. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại Khung.

  9. Đảm bảo rằng hộp kiểm Thêm vào Mẫu được chọn, ở cuối hộp thoại Sửa đổi Kiểu.

  10. Nhấp vào OK.

  11. Bấm vào Hủy để đóng hộp thoại Kiểu.

Nếu bạn đang sử dụng Word 2002 hoặc Word 2003, quá trình thay đổi kiểu sẽ hơi khác một chút:

  1. Bấm vào công cụ Mới trên thanh công cụ để mở một tài liệu mới dựa trên kiểu Normal.Dot. (Nếu bạn muốn khắc phục sự cố này trong các mẫu khác, bạn nên mở trực tiếp mẫu hoặc tạo một tài liệu trống dựa trên phong cách đó.)

  2. Chọn tùy chọn Kiểu và Định dạng từ menu Định dạng. Word hiển thị ngăn Kiểu và Định dạng.

  3. Sử dụng danh sách thả xuống Hiển thị ở cuối ngăn Kiểu và Định dạng, đảm bảo bạn chọn Tất cả Kiểu.

  4. Trong danh sách kiểu, di con trỏ chuột qua kiểu Địa chỉ phong bì.

  5. Nhấp vào mũi tên thả xuống xuất hiện ở phía bên phải của tên kiểu.

  6. Nhấp vào Sửa đổi. Word sẽ hiển thị hộp thoại Sửa đổi Kiểu. (Xem Hình 1.)

  7. Bấm vào nút Định dạng và chọn Khung. Word sẽ hiển thị hộp thoại Frame.

  8. Sử dụng danh sách Chiều cao thả xuống, chọn Ít nhất.

  9. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại Khung.

  10. Đảm bảo rằng hộp kiểm Thêm vào Mẫu được chọn, ở cuối hộp thoại Sửa đổi Kiểu.

  11. Nhấp vào OK.

  12. Đóng ngăn Kiểu và Định dạng.

Khi bạn lưu tài liệu của mình hoặc đóng Word, bạn sẽ được hỏi có muốn lưu các thay đổi của mình vào mẫu hay không. Hãy chắc chắn rằng bạn làm điều này. Giờ đây, bạn sẽ có thể có bao nhiêu dòng trong phong bì tùy thích, vì khung được sử dụng bởi kiểu Địa chỉ phong bì sẽ phát triển để phù hợp với độ dài của bất kỳ văn bản nào bạn nhập.

Tất nhiên, có một cảnh báo cho điều này: Phong bì không có kích thước vô hạn. Điều này có nghĩa là cuối cùng khung của bạn sẽ tràn xuống đáy của phong bì vật lý. Không có cách nào thực sự để đề phòng điều này; bạn chỉ cần đảm bảo rằng bạn giới hạn số dòng trong địa chỉ của mình theo cách thủ công.

Đối với những người đã quen thuộc với khung, một cách giải quyết vấn đề này là sửa đổi các thuộc tính khung khác được sử dụng bởi kiểu Địa chỉ phong bì.

Bạn có thể điều chỉnh khung để khung xuất hiện cao hơn trên phong bì và chỉ cần thay đổi chiều cao “Chính xác” để khung không chạy ra khỏi trang.

Bạn cũng có thể thay đổi các thuộc tính kiểu khác, chẳng hạn như kích thước phông chữ được sử dụng.

Bạn xử lý việc này như thế nào hoàn toàn tùy thuộc vào bạn và loại phong bì bạn tạo.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1727) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: