Bạn có bao giờ ước Word có cài đặt “giữ nguyên trước đó” cho các đoạn văn không?

Cài đặt như vậy sẽ hữu ích cho các đoạn văn luôn nằm ở cuối phần và không thể tự xuất hiện ở đầu trang. Word, tuy nhiên, không có cài đặt này; nó chỉ có cài đặt “tiếp tục theo dõi”.

Cách mà hầu hết mọi người giải quyết vấn đề này là tạo các kiểu đoạn văn “kết thúc trình tự” đặc biệt có điều kiện cần là “giữ với phần tiếp theo”

cài đặt. Ví dụ: giả sử rằng các đoạn văn bản thông thường của bạn được định dạng theo kiểu có tên là Chính sách và đoạn cuối cùng ở cuối phần được gọi là “Ngày có hiệu lực”. Đó là đoạn cuối cùng này mà bạn muốn luôn được giữ với đoạn trước.

Cách giải quyết là tạo một kiểu mới được gọi là “Chính sách Cuối cùng” dựa trên kiểu Chính sách. Sự khác biệt duy nhất là “Chính sách cuối cùng” đã bật cài đặt “tiếp tục theo dõi”. Kiểu này sau đó sẽ được áp dụng cho đoạn văn ngay trước đoạn “Ngày có hiệu lực”.

Do đó, bạn sẽ có một số đoạn được định dạng là Chính sách, một đoạn được định dạng là “Chính sách Cuối cùng” và sau đó là đoạn cuối được định dạng là “Ngày có hiệu lực”. Kết quả là ngày có hiệu lực luôn ở cùng đoạn trước. (Chà, ngược lại, nhưng hiệu quả thì như nhau.)

Nếu bạn có nhiều tài liệu cần định dạng theo cách này, bạn có thể cân nhắc việc tạo macro để thực hiện việc định dạng cho bạn. Tất cả những gì macro cần làm là lướt qua tài liệu, kiểm tra kiểu của từng đoạn văn. Khi tìm thấy một đoạn văn có định dạng “Ngày có hiệu lực”, nó sẽ sao lưu một đoạn văn và nếu đoạn văn đó được định dạng với kiểu Chính sách, hãy thay đổi nó thành “Chính sách Cuối cùng”.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (239) áp dụng cho Microsoft Word 97, 2000, 2002 và 2003. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện ribbon của Word (Word 2007 và sau này) tại đây: